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1、1、 什么是办公自动化 办公自动化是一门综合性技术,它能不断的使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 Office Automation (OA),办公自动化,2、办公自动化的特点 1)集成化。 2)智能化。 3)多媒体化。 4)运用电子数据交换(EDI)技术。,3、办公自动化的功能 1)完善的文字处理功能 2)较强的数据处理功能 3)语音处理功能 4)图像处理功能 5)通信功能,4、办公自动化的意义 1)实现办公活动的高效率、高质量 2)实现办公信息处理的大容量、高速度 3)实现办公过程的智能化,5、办公自动化系统的组成 硬件
2、 1)信息复制设备 : 复印机、速印机等 2)信息处理设备 :计算机、网络工作站 3)信息传输设备:电话、传真机、数字程控交换机等 4)信息储存设备:光盘存取系统、视盘存储 5)其他辅助设备:机房、供电设备等 软件 Office 、WPS等,6. 办公自动化的发展 1) 办公自动化的现状 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例,办公室已高度自动化,办公自动化系统已实现智能化,以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来,形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到,由于政治、经济等方面的原因,办公自动化在全球范围的发展是不平衡的,在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。,
3、2 ) 办公自动化的未来 1)办公自动化设备不断涌现 2)人机界面不断改进 3)办公自动化系统集成技术 4)办公自动化系统引入了多媒体技术 5)现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能,办公自动化的发展趋势可总结为:办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展;办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展;多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展;网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强,全球网络体系将逐步完善。,Office2010简介,Office三大组件在办公中的应用,Office2010 办公应用,Office三大组件在办公中的应用,1. Word2010在办公中的应用,W
4、ord2010是Office2010中承担文字处理的组件,主要用于制作各种办公文档,具有十分强大的文字处理能力。 Word在办公中主要的功能为:(1)进行文本的输入、编辑、排版和打印等操作,利用Word不仅能制作出图文并茂的文档,还能向其中插入多种多媒体文件;(2)自带信函、传真和备忘录等模板和向导,可以快速创建和编辑多种专业文档;(3)同时处理多种语言的文档。,Office三大组件在办公中的应用,2.Excel2010在办公中的应用,Excel 2010是Office2010中承担电子表格处理的组件,常用于制作和编辑电子表格,具有十分强大的数据处理能力。 Excel在办公中主要的功能为: (
5、1)对电子表格中的数据进行各种计算; (2)快速制作出多种办公常用的电子表格; (3)将数据转换为多种形式的可视性图表并将其显示或打印出来; (4)可方便地对电子表格中的数据进行统计和分析。,Office三大组件在办公中的应用,3. PowerPoint2010在办公中的应用,PowerPoint 2010是Office2010中承担幻灯片处理的组件,常用于制作和演示幻灯片,具有十分强大的多媒体处理能力。 PowerPoint在办公中主要的功能为: (1)创建包含文字、图片、表格和组织结构图等多个对象于一体化的幻灯片; (2)为幻灯片创建动画、统一配色等,使幻灯片功能更加生动和专业; (3)创
6、建包含声音和影片等多媒体对象的幻灯片。,认识Office的工作界面,1 . Word2010的工作界面,认识Office的工作界面,2. Excel2010 的工作界面,三大组件的通用功能简介,在认识了Office2010三大组件的工作界面后,本小节以Word2010为例,对三大组件的通用功能做简单介绍,具体的功能操作方法,我们将结合后面的案例进行讲解。虽然三大组件制作的对象不一样,但很多操作都是相同的。比如,熟悉了在Word中调整窗口显示比例的方法,同样能在Excel和PowerPoint中调整窗口的比例。,三大组件的通用功能简介,1.调整文档窗口的显示比例,通常启动Office组件后,其文
7、档窗口的显示比例为“100”,如果窗口较小,就不能完全显示文档的整体效果,这时就需要调整文档窗口的显示比例。下面就调整文档窗口的显示比例,其具体操作如下: (1)启动Word2010。 (2)放大显示比例。 (3)打开“显示比例”对话框。 (4)调整后的效果,三大组件的通用功能简介,调整后的效果,三大组件的通用功能简介,2.剪切、复制、粘贴、撤销与恢复,复制与粘贴快捷键操作方法: 选择要复制的对象,按下【Ctrl+C】组合键复制,将光标插入点定位到目标位置后按下【Ctrl+V】组合键进行粘贴。 剪贴与粘贴快捷键操作方法: 选择要剪贴的对象,按下【Ctrl+X】组合键复制,将光标插入点定位到目标
8、位置后按下【Ctrl+V】组合键进行粘贴。,大组件的通用功能简介,3.设置字符格式,(1)通过“字体”组设置字符格式,在三大组件的“开始”选项卡中,都有一个“字体”组,在此可以通过下拉列表和按钮设置文本字符格式,三大组件的通用功能简介,(2)通过“字体”对话框设置字符格式,单击“字体”右下角的“功能扩展”按钮,打开“字体”对话框进行详细的设置,三大组件的通用功能简介,4.插入图片与形状,(1)插入图片,插入图片主要有以下两种方式:插入电脑中的图片,选择【插入】/【图片】命令;插入剪贴画,选择【插入】/【剪贴画】命令,三大组件的通用功能简介,(2)插入形状,在Office的三大组件中还可以自行绘
9、制各种形状,如线条、正方形、椭圆、箭头、流程图、旗帜和星形等,并对他们进行编辑,选择【插入】/【形状】命令,三大组件的通用功能简介,5.插入SmartArt图形,SmartArt图形是信息和观点的可视表示形式,是为文本设计的,可以使文字之间的关系表现得更加直观,制作出具有专业水准的文档,选择【插入】/【SmartArt】命,三大组件的通用功能简介,6.插入艺术字与图表,(1)插入艺术字,艺术字就是在文档中插入的具有特殊艺术效果的文字。将艺术字插入到文档后可对其进行编辑,使其呈现出不同的效果,起到美化文档的作用,选择【插入】/【艺术字】命令,三大组件的通用功能简介,(2)插入图表,图表是Excel的重要功能之一,在Word和PowerPoint中通过调用Excel数据,同样可以插入图表,选择【插入】/【图表】命令,三大组件的通用功能简介,7.插入文本框,(1)插入艺术字,在文本框中不但可以输入文本,而且还能插入图片、图表和艺术字等对象,是文本与图形之间联系的桥梁,还可根据需要使文本呈现出各种样式,选择【插入】/【文本框】命令,三大组件的通用功能简介,8.屏幕截图,在Office2010版内置了屏幕截图功能,可以将截图即时插入到文档中,选择【插入】/【屏幕截图】命令,Thanks,演讲完毕,谢谢观看!,