人事档案保管制度范例1. 简介人事档案是公司管理人才的桥梁，保管好人事档案对于公司和员工都非常重要，一方面能够保障公司的信息安全和劳动纠纷防范，另一方面也能使员工得到更好的保护和待遇因此，制定一份严格的人事档案保管制度对于企业来说十分必要本文档将介绍一个人事档案保管制度范例，供公司参考和借鉴，以期帮助公司建立完善的人事档案保管制度2. 适用范围本制度适用于所有公司内部的人事档案管理3. 责任部门公司的人事部门拥有人事总档案管理的全部责任，员工在离开公司前前三个工作日须向人事部门申请退出流程，公司应为员工开具离职证明书，并整理好其档案，并加盖公司公章及人事部门主管签名，并交到员工手中4. 档案的保管4.1. 档案的管理公司人事部门指定专人对人事档案的保管进行管理，并制定档案保管记录和档案出库记录4.2. 档案的分级在公司中设置人员档案、保密档案、核心档案三个级别• 人员档案：包括员工的个人信息、入职流程、薪资、家庭关系等信息• 保密档案：包括涉及公司业务经营等隐私信息• 核心档案：涉及公司重大经济和技术合约签订、公司经营管理决策及人事、薪资福利等重要信息的人员档案4.3. 档案的保存不同级别的档案有不同的保存时间。
采用电子存档，同时做好备份工作保证档案信息的安全性、完整性和可用性• 人员档案：在员工主动提出离职后，必须保存至少3年；在员工因劳动纠纷等原因需要证明自己权益时，至少保存5年• 保密档案：保存期限为5年，过期可销毁或备份归档• 核心档案：保存期限为10年，过期可销毁或备份归档4.4. 档案的借阅档案的借阅需填写《借阅单》，经人事部门主管批准后方可借阅，借阅人应当登记姓名、档案名称、借阅目的和借阅时间借阅期限，人事部门会根据借阅目的和情况进行评估，并告知借阅人借阅期满，需归还档案在归还时人事部门要在《借阅单》上注明还档日期若借阅人未及时归还人事档案，人事部门会进行前置通知，未归还人事档案超过一周，按工作失职进行处理，对其作出相应的处分4.5. 档案的消毁档案过期、失效或者因各种原因需要销毁时，应当经过人事部门主管或以上级别领导同意，有关人员在整理时应严格按照公司规定的程序和要求，填好一式两份档案销毁清单销毁清单上应当明确注明档案名称、档案号、销毁原因、销毁时间、销毁人等必要的内容记录档案销毁文件要由人事部门主管、部门经理签字并加盖公司公章，方可销毁5. 处理纠纷如果员工认为其人事档案的完整性或安全性遭到侵犯，或者人事档案被不当地披露、查看、复印、修改、毁坏等情况时，应立即报告人事部门和公司领导及安全保卫部门。
人事部门应积极妥善处理，并及时向有关部门或组织的主管部门报告6. 制定一份科学严格的人事档案保管制度对于公司的管理至关重要对于员工来说，这也是他们个人信息和劳动权益的保障因此，应该引起公司的重视，制定并落实好此制度。