1 国税机关公文处理与公文写作培训资料 第一部分：学习目的与学习要求 一、学习目的 使国税机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率 和质量 二、学习要求 掌握国税机关公文处理流程、公文写作和办 理的基本知识，以及 办公自动化 运用方法第二部分：学习内容提要 第一章 公文处理规则 第一节 公文管理一般准则 1、国税机关的公文( 包括 电报，下同) 是国税机关在税 务管理过程中所形成 的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政、施行税务行政措施和进行 税务公务活动的重要工具 2、公文处理指公文的 办理、管理、整理、 归档等一系列相互关联、 衔接有序 的工作 3、公文处理应当坚持 实事求是、精简、高效的原 则，必 须做到及时、准确、 安全公文由文秘部门统一收发、分办、 传递、印制、用印、整理、 归档和销毁 4、公文处理必须严格 执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家 秘密的安全 5、各级国税机关的办 公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文 处理 工作并负责指导下级机关的公文处理工作2 6、国税机关的公文处 理工作实行“ 党政分开” 的原则 第二节 公文种类 国税机关的公文种类主要有： 1、命令( 令)。
适用于依照有关法律、行政法规发布税收规章；宣布施行重大 强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 2、决定 适用于对重要事 项或者重大行动做出安排， 奖惩有关单位及人员， 撤销下级机关不适当的决定事项 3、公告适用于向外宣布重要事项或者法定事项 4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 5、通知适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公 文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事 项；任免人员 6、通报适用于表彰先进，批 评错误， 传达重要精神或者情况 7、报告适用于向上 级 机关汇报工作，反映情况，答复上 级机关的询问 8、请示适用于向上 级 机关请求指示、批准 9、批复适用于答复下级机关的请示事项 10、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 11、函适用于不相隶属机关之间商洽工作、 询问和答复问题， 请求批准和 答复审批事项 12、会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项 第三节 公文格式 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、签 发人、标题 、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主 题词、3 抄送机关、印发机关和印 发日期等部分 组成。
1、涉及国家秘密的公文应当在首页右上角分别标明“ 绝密” 、 “ 机密” 、 “ 秘密”和 保密年限， “ 绝密”、 “机密” 级公文应当标明份数序号 2、紧急公文应当根据 紧急程度在首页右上角分别标明“ 特急” 、 “ 急件” 电报 应当分别标明“ 特提” 、 “ 特急”、 “加急”、 “平急” 3、发文机关标识应当使用 发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机 关排列在前 4、发文字号，包括机关代字、年份(应用公元全称)、序号 联合行文，只标明 主办机关发文字号 5、上行文应当在首页 注明签发人、会 签人姓名；联合上报的公文， 应当注明 联合单位签发人的姓名其中， “请示” 还应当在末页附注处注明联系人的姓名和 6、公文标题应当准确 简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应 当标明发文机关上报的公文，标题中不标发文机关公文标题中除法规、 规章 名称加书名号外，一般不用标点符号转发上级机关的公文，如其 标题过长，可 以自拟事由摘要转发，但不能以上 级机关公文的发文字号代替 7、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、 统称 8、公文如有附件，应当在正文之后、成文 时间之前注明附件顺序和名称。
附 件应当与正文装订在一起，并在附件首页标明顺序号如果不能合订， 应当在附 件首页分别标明公文的发文字号和附件的顺序号如果附件不需打印或者不发， 应当注明印发规章等公文或转发公文时，正文 标题中已经标明所印发或转发公 文标题的，文末不再将所印 发或转发的公文列为附件 9、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，必须加盖印章 联合上报的4 公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文， 联合发文机关都要加盖印章 10、成文日期以负责人 签发的日期为准， 联合行文以最后签发机关负责人的 签发日期为准电报以发出日期 为准 11、公文如有附注（需要说明的其他事项）， 应当加括号标注 12、公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 13、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全 称或者规范化简称、统称抄送机关按上级机关、平 级机关、下 级机关次序排列； 机关之间一般按照党、政府、军队，人大、政 协、法院、 检察院，人民团体、民主党 派等次序排列 14、印发机关和印发日期分 别标在公文末页下端左、右两侧，在印 发日期之 下可以标明公文印数 15、文字从左至右横写、横排。
16、公文中各组成部分的 标识规则，按照 《国家行政机关公文格式》国家标准 执行 17、公文用纸一般采用国 际标准 A4 型(210mm 297mm) ，双面印刷，左 侧装 订 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定 第四节 行文规则 1、行文应当确有必要，注重效用 2、国税机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的 职权范围内行 文国税机关在自己的职权范围内可以与同级政府部门相互行文，可以向下一级 政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、 询问和答复问题、 审批事项 外，一般不得向下一级政府正式行文 3、国税机关的内设机构除 办公室和法律规定具有独立执法权的机构外不得5 对外正式行文，可以在自己的职权 范围内向下级机关的相关部门和其他机关的 有关部门行非正式公文即，对外行文时只能使用“ 便函”，用于商洽工作、询问 和答复问题,不作为正式公文 4、各级国税机关的办 公室根据机关负责人授权可以代本级机关行文 5、各级国税机关可以与同 级政府部门和下一级政府联合行文；可以与相应 的党组织和军队机关联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单 位联合行文 6、联合行文应当明确主 办部门。
须经政府审批的事项， 经政府同意后，也可 以由税务机关行文，文中应 当注明经政府同意 7、属于党政主管部门职权 范围内的事务， 应当直接报送主管部门处理 8、同级机关之间对有关 问题未经协商一致，不得各自向下行文如擅自行 文，上级机关 应当责令纠正或撤销 9、向上级机关行文一般不得抄送下 级机关；向下级机关的重要行文， 应当同 时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机 关行文可以抄送其他同级机关转发上级机关公文，如无补充内容，可不抄送上 级机关 10、 “ 请示” 应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的， 应当用抄送形式但不得抄送其下级机关 11、除上级机关负责人直接交 办的事项外，不得以机关名 义向上级机关负责 人报送“请示” 、 “ 意见”和“ 报告” 12、 “ 报告” 与“ 请示”应当严格分开， “报告”中不得 夹带请示事项 13、向上级机关行文并需要抄送当地党政等有关机关的，应当写明主送机关 和抄送机关，由主送机关负责答复上级机关向下级机关行文，必要 时应当抄送 当地党政等有关机关6 14、国税机关一般不得越级行文。
因特殊情况( 如重大灾害、重大案件、重大 事故等)必须越级行文时， 应 当抄送被越过的上 级机关（下级机关反映其直接上 级机关和领导人的问题的除外）上级机关批复越 级上报的请示时，也 应当抄送 被越过的机关 15、经批准在报刊上全文 发布的税务规章和规范性公文， 应当视为正式公文 依照执行，各 级国税机关可以不再行文同时，由发文机关印制少量文本，供存 档备查机关 负责人的讲话，均不以正式公文形式下发 对使用、广域网 络 或发便函即可办理的事项，不发正式公文 16、各级国税机关除答复人大代表的建 议、意 见和政协委员的提案外，一般 不对个人行文 第五节 发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草 拟、 审核、 签发、复核、校 对、 缮印、用印、登 记、分发 等程序 1、草拟公文应当做到： （1）符合国家的法律、法规及其他有关规定如提出新的政策、 规定等，要切 实可行并加以说明 （2）情况确实，观点明确，表述准确， 结构严谨，条理清楚，直述不曲，字 词 规范，标点正确，篇幅力求 简短 （3）公文的文种应当根据行文目的、 发文机关的职权和与主送机关的行文关 系确定 （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（5）人名、地名、数字、引文准确引用公文应 当先引标题，后引 发文字号， 发文字号在公文的标题后用圆括号注明引用外文，应当注明中文含义日期 应 当写明具体的年、月、日7 （6）结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“ （一）” ，第三 层为“1.” ，第四 层 为“ （1）” （7）应当使用国家法定计量单位 （8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明 简称使用国 际组织外文 名称缩写或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文 译名 （9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、 词组、 惯用语、 缩 略语、具有修辞色彩语句中作 为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数 字 2、拟制公文，对涉及其他部 门职权范围内的事项，主 办部门应当主动与有 关部门协商、会签，有关部门应当积极配合，取得一致意见后方可行文；如有分 歧，主办部 门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致 时，主 办部门可以列 明各方理据，提出建设性意 见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定 3、公文送负责人签发 前，应当由办公室进行审核公文由 拟稿人所属部门 负责人审稿签名后，送办公室审核。
需要机关内有关部门会签的公文，会签后送 办公室审核 审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文 规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等 4、公文经办公室审核后，送 负责人签发未 经办公室审核的公文， 负责人一 律不予签发 负责人签发后的公文，未经签发人同意，不得改动需要外 单位会 签的公文， 应先经本机关负责人审签外单位来会 签的公文，有关部门应在本机 关负责人会签后，将会签文稿复印一份 备查 5、以本机关名义制发 的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发； 以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的 其他负责人签发8 6、审批公文，最后 签发 人应当明确签署意见写明发或不发，并写上姓名和 审批时间其他审签人圈阅后签名并署明签名时间 ， 应当视为同意 拟稿人不得 签发自己草拟的文稿以 办 公室名义的发文，由 办公室主任签发，或授 权副主任 签发，重要 发文送机关负责 人签发 7、文秘部门应当在公文正式印制和 发出前进行复核，重点是：审批、 签发手 续是否完备，附件材料是否 齐全，格式是否统一、 规范，印制件与原稿是否一致 等。
不合要求的不予印制和发出经复核需要对文稿进行实质性修改的， 应当报 请办公室的负责人复审 第六节 收文办理 收文处理指对收到公文的处理过程，包括 签收、登 记、 审核、 拟办、批 办、承 办、督查催 办等程序 1、收到下级机关上报 的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核 审核的 重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规 及其他有关规定；涉及其他部门或地区的事项是否已协商、会 签；文种使用、公文 格式是否规范 2、经审核， 对符合本办法规定。