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1、A3资料的制作技巧,中国丰田学院 事务长 堤内 真一 2006年4月19日,2,丰田式A3资料的优点,A3资料有哪些优点？,3,丰田式A3资料的优点,A3资料有哪些优点？,4,丰田式A3资料的优点,A3资料有哪些优点？,5,总体方案图,步骤 2. 制作A3资料,确认内容 和格式,开始编写 A3资料,确定格式,制定问题解决 步骤纲要,明确目标,步骤 1. 设定场景,完成A3资料,6,明确资料的目的,制作什么样的资料要依其目的而定。 首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长,面向谁,资料的内容,传达 什么,
2、分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,如何 使用,说明,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,用途 如何,报告,联系,商谈,裁决,详细内容见下页,7,明确资料的目的,1. 考虑是 “面向谁”的A3资料 因为A3资料是说明过传达信息的工具， 看资料的人不同，其内容也要相应变化。 你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、 状态、兴趣以及理解能力。 心理距离/专业性/ 立场 (头衔、部门等),8,明确资料的目的,2. 考虑如何使用A3资料 1) 考虑资料使用的场合:场景决定内容。 仅仅阐述内容 = A3资料应表述清晰，无需任何解释。 讨论 = 从与会者那里容易地得
3、到补充信息 2) 考虑资料使用人:使用者（说明人） 也决定了内容。 A3文件应当具有易于使用的特征。,9,明确资料的目的,3. 考虑A3资料用于何种用途 即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告: - 事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批: - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容,10,明确资料的目的,4. 考虑A3资料要传达什么内容 1) 考虑应该强调的要点 在明确前3项之后，开始确定需强调的要点。 必须很好地考虑应该强调问题解决8个步骤中的 哪些步骤。 2) 最后，确定A3资料的标题,11,撰写资料纲要,情景的基干内容,以简洁的方式整理每个步骤的关键要点和补
4、充数据。 = 每个步骤最多3项要点,撰写容易理解的说明纲要是关键。 简明易懂。遵循问题解决的步骤。,步骤 8: 巩固成功的流程,步骤 7: 评估结果和过程,步骤 6: 贯彻实施对策,步骤 5: 制定对策,步骤4: 根本原因分析,步骤 3: 设定目标,步骤 2: 分解问题,步骤 1: 明确问题,12,撰写资料纲要,确定纲要的主体 每个问题解决法步骤的简单讯息（最多三个） 确定问题解决法步骤是否符合逻辑 。 场景的核心内容长度应为一分钟。,确定对纲要主体进行补充的内容 补充数据是否充分？ 基于事实的内容是否通过“现地现物”法？ 是否具有清晰的“因果关系”？,检查纲要整体 反复思考 面向谁、如何使用
5、、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程,13,确定版面设计,1. 根据纲要，确定版面设计 1) 排列好各个文本框 为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框。 确定流程，如：“左= 右”，“上=下”， “逆时针旋转”。 2) 确定文本框的大小，兼顾版面的保持平衡。 要特别注意重点内容文本框的大小。 3) 设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐。 2. 确定各文本框的标题,14,确定版面设计,步骤 1,步骤 2,步骤 3,步骤 4,步骤 5,步骤 7 结果和评估,步骤 8 下一步行动,最终报告,行动方案 计划,15,撰写资料内容,题目,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用 文本框，取得强
6、调效果,文本和书写格式保持一致，各文本框的边线 保持垂直和水平对齐。,使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件。 有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容。 基本内容的风格和格式应保持一致。,16,校对内容和格式,题目,采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？ 是否存在步骤和过程缺失的现象？ 关键信息是否清楚明确？,整体纲要的流程,充分的确认,17,1)垂直条状图,用于比较绝对值的大小,2)线形图,用于查看浮动情况,补充信息: 使用图表参考,18,3) 饼状图,用于比较各项所占的份额,4) 水平条状图,用于比较各项所占的份额,补充信息: 使用图表参考,19,5) 复杂的图表,强调重要数据
7、,6) 散布图,用于确定不同数据之间的关联,补充信息: 使用图表参考,20,根据目标选择合适的图表 设置简明易懂的题目 明确单位 采取措施保证外观清晰,1200,（单位）,950,900,1000,反弹?,0,0,200,400,600,800,1000,1200,（单位）,无变化,增长,恢复到1981年的水平,1月,3月,5月,1月,3月,5月,不同的比例尺造成不同的印象 =,过渡期造成不同的印象,补充信息: 使用图表参考,21,A3资料=你现在的能力,问题解决能力,资料制作技巧,不断的实践,完美的A3资料,激情,22,A3资料填写练习（80min）,1、阅读第一天TBP案例内容及补充信息
8、(减少交通费报销单迟交现象) （10min） 2、小组内进行讨论、分工， 每小组用电脑完成一张最终A3资料 （70min） 3、讨论结束后，事务局将收集电子版,23,减少交通费报销单迟交现象,1. 明确问题,2. 分解问题,3. 目标设定,4. 真因分析,5. 制定对策,6. 评价和未来的计划,(1) 评价 九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提 交的现象。其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟 提交的比率得以降低 数据4 (2) 未来的计划 将新的报销单格式应用于其它部门 将此流程运用于海外出差费用开支的报销,计划,计划,改善,改善,实施,A3 纸示例,计划,改善,实施,实施措施,
9、报销单晚交率的变化,Copyright 2005 丰田学院，丰田汽车公司， 2005年（仅限内部使用）,24,发 表(10min), 请各组选出一名代表 抽选两组进行发表 (每组5min * 2),25, 解 说 ,26,强调要点部分,将分解问题的过程用语言描述，并突出要点内容,将数据可视化 -使用图表,回顾过程时， 使用相关数据,27,A3资料评价练习,28,1A3资料评价要点,（1） 内容上,内容是否按问题解决的流程展开？,各个步骤的说明方法是否贴切？,是否根据客观事实，使用了各种数据和图表， 以体现得更清晰易懂？,Point1,Point2,Point3,29,（2） 美观度,Point
10、1,Point2,Point3,Point4,上下、左右的余白是否均衡？,该强调的地方是否有明确标注？（粗体字、 粗线、上颜色等）,是否统一了文体和书写格式？,是否具备基本提交资料的要素（提交对象、日期、 提交人、以上等等）,1A3资料评价要点,30,Case study 1 （20min）,1、仔细阅读A3案例1的资料， 就内容上（不好的地方）， 小组内进行讨论。 （15min） 2、请将讨论的结果汇总在白板上（5min）,31,发 表(5min), 请各组选出一名代表 抽选一组进行发表,32, 解 说 ,33,34,弱点评价,问题确定为 缺少沟通,过早地确定为 能力的问题,35,问题没有被分解,弱点评价,36,已经开始制定对策,已经开始制定对策,尽管分解了问题，但范围又变宽了,弱点评价,37,真因之间的差距太大， 使人怀疑这些是否是真因,弱点评价,
