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1、会议/宴会安排通知单EVENT ORDER派发日期(Date)： 会议/宴会名称： Name of function： 组织人：Organizer： 电话 ：Telephone： 会议/宴会种类： Type of function ： 时间： Time： 日期： Date ： 地点：Venue： 计划人数：Ex. attendance：保证人数：Gu. attendance： 一、前厅部、预订部1、客房安排：（1）用房房型及数量：入住时间离店时间房型及房量房价备注RST/ST 间 元/间含早EB 间元/间含早DS 间元/间含早SS 间元/间含早ES 间元/间含早SQ 间元/间含早ESQ 间元/
2、间含早（2）安排要求：尽量集中楼层安排上述房间，其余的房间在会议期间可以正常出售。（3）工作用房：会务组房间： 医务组： 秘书组： 。（4）交房安排：请总台同事在 月 日将房号表交于会议组，由会务组安排好后交总台，总台根据会务组安排排房。2、会务CHECK IN：（1） 会务组于 月 日 点左右抵店，请提前准备好房卡。（2） 所有会议房间在 月 日开始陆续交房，交会务组 分派。（3）会议正式报到时间为 月 日。客人于当天 左右陆续抵店。前厅部派 名员工，协助完成会务费的收取工作。每位代表交会务费 元，可事先开好发票。（交费人员名单由会务组提供）营销部派 人协助大会会务组完成签到工作，及资料、礼
3、品的发放。 （4）会议主要领导 于 月 日 抵达酒店，请礼宾提前控好电梯。（5）代表用房：客房MINI吧：关。长途电话：关。洗衣袋：撤；领导用房：客房MINI吧：开。长途电话：开。洗衣袋：保留。（与会务组确认）3、房间布置：（1）所有会议房间放欢迎信，温馨提示卡（由会务组提供）。（2）所有会议房间放欢迎信。领导 的房间布置为鲜花 元、水果 元、茶叶 元、会议资料： （会务组提供）其余房间布置为水果 元、茶叶 元、会议资料： （会务组提供）（3）请于 月 日 点将需布置鲜花、水果的房间号提供给餐饮部，以便及时布置到位。4、退房安排：（1）房间内的物品损坏由大会会务组有效签单人 承担支付。（2）客
4、人在 月 日离店，无需等待查房，可直接给客人办理离店手续。（3） 月 日，礼宾人员协助会务组搬运会议资料，按会务组要求协助分装。（4）礼宾部随时与大会会务组进行沟通，协助会务组完成物品的搬运工作。（5）本次会议所有费用转总台，会后统一结帐。（6）会议有效签单人： 二、管家部1、客房要求：（1）请根据前厅的排房进行房间安排。除套房外，其他所有会议房间在 月 日完成关吧撤袋工作，撤出代表房间内所有收费的商品。（2）每个房间内放欢迎信（由前厅制作）。所有领导房间放欢迎信、鲜花 元标准、水果 元标准、茶叶 元标准、会议资料： （会务组提供）。（3）每日仔细检查会务代表用房状况，如有损坏及时报总台收款，
5、并请会务组人员核实。（4）会议客人于 月 日 点之前退房，请安排足够人员查房。（5）请PA根据会议安排，提前清洁好各区域清洁卫生。2、鲜花要求：（1） 月 日的主会场：主席台鲜花 元/份 份，场地鲜花 元。（2） 月 日的分会场：主席台鲜花 元/份 份，场地鲜花 元。（3） 月 日领导休息室鲜花 元/份 份。（4） 月 日用餐 包厢鲜花 元/份 份。（5）请配合布置会议场地的绿色植物。三、安全部（1） 月 日 月 日，为会议准备 个大吧车位， 个小车位。（2） 月 日 点，请准备VIP双岗接待。（3） 加强各楼层，停车场等公共场所的巡视，及时处理酒醉、楼层喧哗及上访现象。（4） 本次会议为VI
6、P会议，特别注意大会期间的安全工作，防止各类意外事件的发生。（5） 本次大会会务组房号为 房间，医务室： 房间，如有涉及大会联系，请联系该房间负责同志。（6）会议期间，安排与会人员的临时停车，并维持秩序。（7） 其他不可预计事宜，即时妥善处理。四、餐饮部一、宴会部1、 会议日程表日期时间地点人数布置形式场租2、会场布置：（1） 月 日主会场布置：形式 人数 。（确认时间 月 日） 月 日分会场布置：形式 人数 。（确认时间 月 日）（2）会场横幅、背景、展板：由 负责制作，布置安装时间： ，请给予协助。（3）茶水要求：免费提供茶水、小毛巾、纸笔。（4）主席台：鲜花： 元 份，布置 张会议桌，设
7、 人座位。（5）演讲台：鲜花： 元 份。（6） 领导休息室：人数 人，鲜花： ，费用 元，水果： 元/份 份。（7）场租：费用 元/场。（8）会议设施：投影仪： 元/场 台。（9）每个会场派专人负责会场服务。（10）会议桌面布置：主席台领导：每位放置会议皮垫，HB铅笔1支，酒店信纸2张，一级龙井茶水1杯。会议代表席：每位放置HB铅笔1支，酒店信纸2张，普通茶水1杯。会议席签：按要求放置好所有席签。（与会务组确认）（11）请按会议日程表要求将所有会议标识水牌、导向牌、横幅准时布置到位。3、报到布置：（1）报到台布置： 月 日 点在大堂水景区前布置好报到台。（2）资料领取处布置： 月 日 点在大堂
8、水景区前布置好资料领取处。（3）报到台和资料台要以明显标识标注分开布置，并按要求放置相应的宴会椅。二、餐厅/厨房：1、用餐日程表：日期地点计划人数保证人数用餐形式菜单/标准2、用餐：（1）早餐凭房卡用餐。（2）自助餐凭餐券用餐，以实际收到的餐券结算。（3）自助餐用餐时间为中餐 开始，晚餐 开始。（4）请餐饮部确保以上用餐菜肴的出品及质量。（5）所有菜单请在 月 日前交会务组，确认后执行。五、行政办美工1、会议/用餐指示牌： 欢迎水牌： 内容： （电子牌、写真水牌） 请于 月 日 点前到位，放置在酒店大堂。 会议指示牌：内容： 请于 月 日 点前到位，放置在 楼会议室门口。会议指示牌：内容：请于
9、 月 日 点前到位，放置在 楼电梯口/过道。 会议横幅： 内容： 请于 月 日 点前到位，悬挂在酒店 处。用餐指示牌：内容：请于 月 日 点前到位，放置在 处。 2、 餐饮席签： 3、 会议桌签：制作 月 日会议主席台席签，名单：制作 月 日会议代表席签，名单：4、自助餐券： 月 日中餐 张， 月 日晚餐 张， 自助餐券制作完成后交财务部盖章 六、财务部1、费用清单（1）客房费用：景观双人间及市景双人间按 元/间。豪华套房 元/间。行政单人房 元/间。行政套房 元/间。标准套房 元/间。行政商务房 元/间。市景单人间 元/间。（2）鲜花费用： 月 日会场鲜花： 元/份 份。 月 日休息室鲜花：
10、 元/份 份。 月 日客房鲜花 元/ 份。 月 日宴请主桌鲜花 元/份。（3）水果费用：客房水果：豪华套房 元/份，标准客房 元/份。会议水果：会议水果 元/份 份，会议茶歇 元。（4）会议费用：会议场租：国贸厅 元/场；凌江厅 元/场；7楼 元/场。 会议设备：会场饮品：矿泉水收费按 元/瓶收取，茶水按 元/杯收取。（5）用餐费用：中餐： 包厢宴请标准 元/桌。自助餐：中餐 元/人，晚餐 元/人，按实际收到的餐券结算。（与会务组确认） 酒水：按实际产生费用收费。2、其他：（1）由餐饮部将会议菜单交财务部，财务部需对菜单所涉及的原材料进行把关。（2） 为美工送抵的自助餐券盖章。（3）本次会议由 统一支付以下费用：餐费、会议室及其他所有费用。（4）本次会议有效签单人：七、工程部1、在 月 日前完成所有代表房间及会议室的检查。2、请安排专人负责会议话筒、音响、投影，确保会议正常进行。3、协助悬挂横幅、调试音响等工作。八、其他（各部门注意）1、请人事部安排 个礼仪小姐在 月 日 点至营销部报道，主要任务为：迎接报到的与会领导，为需要服务的代表进行导向。2、 会务组有效签单人： 3、 会议跟进人： 会议跟进人： 餐饮总监复核：
