《华为内控—第四部分-主要经济业务内部控制》由会员分享，可在线阅读，更多相关《华为内控—第四部分-主要经济业务内部控制（26页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第五部分：主要经济业务内部控制-1一、采购业务处理循环控制程序采购业务包括商品、材料、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付款等工作。 采购业务的内部控制，包括整个订货、取得、结算循环。1一个有效的采购制度由以下几个方面组成1-1 仓储部门编制请购单，经存货控制部门核准后，仓储或存货控制部门编制核准 请购单，将请购单送至采购部门，请购单连续编号并将副本归档，与采购部门编制 的订购单、仓库的验收单进行核对。1-2 采购部门收到请购单后，将确定应订购的项目、选择适当的供应商以及货物的品质和价格，然后签发一份连续编号的订购单以订购货物，并将订购单副本送仓储、验收和财务部门。1-3 验收部门应
2、独立于采购部门，收到货物时与订购单进行核对，清点及检查货物 （在这一过程中应有质量检验） ，所有收到的货物皆应编制验收单，这些文件必须编号并及时将副本送至财务、采购和仓储部门。1-4 财务部门收到验收单，应与订购单、供应商发票等进行数量、价格、折扣等核对，从而确定应付款项等，据此登记入帐。1-5 仓储部门收到验收单后，对货物进行归类放置与整理，登记货物吊卡、明细帐，财务定期与之进行帐实核对。2.采购环节的控制要点2-1 申购阶段仓储部门在编制采购申请时，应结合库存货物满足生产需求的程度以及合理的库存量，即最佳经济订货量来编制。非生产用物品的申购应结合费用考核的办法以 获得批准。2-2 订购阶段
3、从申购到订购，采购部门应对所要订购的项目，选择适当的供应商对其信用、 价格、质量、交货期、货款结算方式等内容进行评定，然后签定合同（即订购单） ，登记备查簿。对这一过程的指定审批人是指在特定金额范围内指定的人员，超过特定金额的采购必须经特殊授权。2-3 验收阶段-2验收过程中应核对订购单，审核所收货物是否系所订购货物，以及到货数量是 否相符，并与质量检验部门相配合，确定到货质量是否合符标准。2-4 结算付款阶段此阶段要审核发票、验收单、订购单。三种单证列示的货物数量及订购单与发票所列示价格、折扣、运输条件，防止多付货款。发票的验证和款项的支付功能要分离，核签过的发票和相关文件应标记，防止重复付
4、款。按照供应商名录建立明细帐，及时准确地进行会计记录，并定期与供应商对帐单进行核对。3.采购程序3-1 仓储部门开出请购单给采购部门原材料或零配件的需求，首先是生产部门（或其他使用部门）根据生产计划（或 其他使用计划）提出的，并以需求清单的形式送至仓储部门，仓储部门物料管理人员收到需求清单时应将库存数量与生产或其他部门需要的数量进行比较（在这里最简便的方法是将材料吊卡上记录的数量与之比较） ，当库存数量低于生产使用的数量与仓储所需后备数量之和时，应开出请购单、并报部门主管审批。请购项目数量的多少以满足生产经营的需求及最佳库存量要求为准。3-2 决定购买数量采购部门接到请购单后，首先应审查该项请
5、购是否有重复提出及其他不合理请 数量；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内；对需大量采购的物料，必须作出各种采购数量对成本影响的成本分析（如采用经济批量法等）。最后，根据公司财务安排及成本分析结果决定购买数量。3-3 决定物料供应来源向外发出货物订单时，必须向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、付款条件以及交货时间等资料。将这些资料归档保存并比较不同供应商资料、选择最有利于企业生产经营和成本最低的供应商，通过询价、报价、议价决定有利价格。3-4 决定最佳时机发出定单在这里主要控制措施是通过分析最低存货点来进行，MRP的运行能简便解决这一问题。3-5 与适当的供应商签
6、约并开立订购单与适当的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进-3行协商、达成共识后开立订购单（代合同） 。订购单的控制：3-5A 订购单必须连续编号；3-5B 订购单发出前必须由专人检查是否有授权人签字；3-5C 安排专人复查订购单编制的准确性、正确性；3-5D 订购单副本应交请购部门、验收部门、财务部门。3-6 监管供应商准时交货3-7 核对并完成采购行为，对到货物品进行验收，填制验收报告或质量、数量检验 报告、核对供应商交货情况、对不良品或数量不符加以处理。货物的管理应登记材料吊卡和材料明细帐，并核对帐实。3-8 结算付款依据验收单，核对发票、订购单等，结合付款条款进
7、行结算付款。3-9 境外采购同国内采购相近、只是多了进口环节的报关手续。-4生产用物料采购 生产用物料采购过程包括生产过程中所需货物的订购、验收、入库、结算付款等阶段，其过程的管理控制由以下几个方面组成：(1) 请购a.仓储部门依据生产经营计划、库存数量编制采购计划，采购计划的制定要符 合公司当前的经营状况。仓库管理人员依据生产计划及库存数量，通过 MRP制造资源系统信息数据，在计算机上编制采购申请（即请购单或 PR） ，报主管经理审批后传递给采购部门（即物料部） ，此阶段会生成 PR 或 PR 报表。b.根据采购计划填制请购单。请购单的格式按材料名称、型号、规格、数量用途 等进行设计。c.M
8、RPII 解决了货物最佳库存数量复杂的计算问题以及大量信息的及时传送、运用，为生产物料项目立项及时、准确提供了依据。(2) 采购a.采购部门按采购货物的类别确立采购人员的分工，建立内部分工负责制度。b.采购部门接到请购单后，将请购单派发给负责此类物料的采购人员；采购人 员接到采购申请后，首先审查该项请购是否有重复提出；其次审查每一份请购单中 提出的请购数量是否在控制限额范围内。c.对大量采购的物料，采购人员必须作出各种采购数量对成本影响的成本分 析(如采用经济批量法等)报告，以便确定采购方式。d.依据采购项目的类别、规格、数量、货期、价格等条款确定供应商（供应商的信用必须是已经通过认证的） 。
9、e.供应商的认证、评审必须设置专门机构，专职人员对供应商进行定期和不定期的评审认证，建立供应商名录。f.采购人员在通过认证的供应商名录中选择供应商，订立采购合同（即订购单 或 PO）报送经采购经理授权的审核员审批；超过授权范围的 PO 报采购经理审批；重大采购项目报主管领导及公司领导审批。如审核不批准，采购员经修改后重新提交。采购合同的处理必须：(a)按顺续编号；(b)订购单发出前由专人检查是否有授权人签字；-5(c)专人复查订购单订立的准确性、正确性；(d)订购单副本分别交请购部门、验收部门及财务部门。g.供应商返回的 PO 是通过确认并签章的，该采购合同便正式签订。如果供应商对 PO 有异
10、议，采购员将信息反馈到认证部门，并重新对其进行认证评审。(3) 验收a.仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与 PO 是否一致，并组织 质管部门对货物质量进行检测。依据检查情况填制入库单（一式五份） ，并将相关数据输入 MRP系统。 每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格暂存放于此库内。b.查验货物项目与 PO 不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商） 、财务部门，暂存库及留档各一份。(4) 保管货物保管员按实收数量登记吊卡
11、并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期进行帐实核对。(5) 结算付款a.财务部采购结算中心收到入库单，与 PO 进行核对。审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对后，编制记帐凭证，记录相关帐项；b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。华为目前的做法是采购部门将发票、入库单、PO 核对后，填写付款申请报采购结算中心进行处理。采购结算中心汇总后报财务部（同付款申请） ，财务部根据资金状况核定付款额度给采购
12、部门，由采购部门平衡支付并确认应付及付多少，反馈给财务部进行付款，付款后核销付款申请。这种做法不利于财务部门-6按照 PO 的付款方式（日期）确定支付，减少了获取现金折扣的机会；在目前商业规则不健全的状况下有利于工作便利，但从长远看应该改变这种做法。d.对于有预付货款的交易，在收到供应商发票时，应将预付金额冲抵发票金额。e.每月或每季来自供应商的对帐单必须同应付帐款明细帐进行核对。非生产物料采购流程非生产物料是指生产物料以外隶属于行政采购部门采购的物料。(1) 请购a.行政库房依据使用部门提出领用申请或库存储备计划提出缺料采购申请，生成 PR或 PR 报表。b.审计部门接到 PR 后与财务部门
13、就采购申请进行评审。评审时应同使用部门的费用考核相挂钩，与公司的资金规划相结合，以便确定采购项目是否可行。c.经批准的 PR 信息传递给采购部门，未批准的返回申请部门重新报批或归档。（2）采购a.行政采购部门接到经审批的 PR 或 PR 报表后，按采购物料的类别、性质、数量等情况安排采购任务；b.从供应商名录中选择适当的供应商(没有做过的采购项目，采购人员应进行询价，掌握价格、货期、质量等资料，将资料反馈于认证部进行认证评审)确定价格、货期、数量、金额、质量指标等，拟制，交采购经理授权的审核员审批；超过审批权限的由经理审批；重大采购项目由公司主管领导审批。c.审核批准的传递或传真给供应商，寻求
14、确认。供应商盖章确认后表明合同正式签订（或采取采购合同形式） 。如供应商对 PO 有异议，采购人员将信息反馈到认证部门重新拟制报批。d.从市场上采购的零星物料，认证部门应对此类物料的单价确定一定的幅度，采购人员必须根据此类物料单价的一定幅度进行采购。e.需从境外进口的物料，按物料进口流程进行采购。(3) 验收a.物料到达后，行政物料仓储部门应组织人员对货物的规格、数量、质量等对照进行验收，合格的货物填写入库单（一式五份）并将货物送入库房；不合格货物通知采购人员进行处理。入库单分别送采购部门、供应商（或承运商） 、财-7务部门、暂存库及留档各一份。b.货物应分别堆放，登记吊卡、明细帐，定期和不定
15、期进行帐实核对。(4) 结算付款a.财务部采购结算中心收到入库单，与 PO 进行核对，审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对，编制记帐凭证，记录相关帐项；b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。开发物料采购流程开发物料系中研部在项目研究开发时所需要的物料。此物料只是研究阶段时运用，属于非成熟物料需求，不同于生产定型物料需求，与生产物料采购有一定差异，管理控制的要求不同。(1) 请购a.中研部各研究开
16、发项目组提出物料需求报中研计划处。b.中研计划处将物料需求汇总后，报主管领导批准，传给开发物品库房。c.开发物品库房接到物料需求后，结合库存物料实际情况提出采购申请，生成 PR或 PR 报表。(2) 采购a.采购部门接到采购申请单(即 PR 或 PR 报表)，按采购物料的类别、性质、数量 等情况安排采购任务。b.采购项目由认证人员选择供应商，对物料型号准确性进行检查，确定价格、货期、数量、金额、付款条件、付款方式，将认证信息录入供应商名录反馈采购人员。c.采购人员根据提供的认证信息汇总计算采购金额，报中研部总体办。总体办根据采购项目金额，决定是否批准采购申请。d.采购人员按照确定的采购项目选择供应商，拟制 PO，交采购经理授权的审核员审批；超出授权范围的由经理审批；重大采购项目应由公司主管领导审批。
