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1、档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则2015年9月13日第四稿目 录前 言3引 言41 范围52 规范性引用文件53 术语和定义64 基本原则85 发包方工作规范105.1 发包工作原则105.1.1 合法原则105.1.2 安全原则105.1.3 可控原则105.2 发包工作过程与要求105.2.1 概述105.2.2 规划与审批105.2.3 承包方筛选与确定115.2.4 合同签订115.2.5 合同执行与监督125.2.6 评估与改进126 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求136.1 总体要求136.2 战略管理156.2.1 业务规划156.2.2 绩效管理156.3 资源
2、管理166.3.1 人力资源管理166.3.2 财务管理166.3.3 技术管理176.3.4 基础设施管理176.4 业务管理186.4.1 合同管理186.4.2 客户关系管理186.4.3 分包商管理196.4.4 业务流程管理196.4.5 质量管理196.5 安全管理206.5.1 合规性管理206.5.2 保密管理206.5.3 风险管理216.5.4 知识产权管理216.5.5 环境管理216.5.6 职业健康管理227 第三方机构工作要求227.1 原则227.1.1 独立原则227.1.2 公正原则227.1.3 真实原则227.2 基本要求22参考文献23附录A：档案管理外
3、包服务合同主要参考条款24附录B：承包方员工备案表样式31附录C：承包方员工保密协议参考条款32前 言DA/TXX.1XXXX档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则为DA/TXX档案管理服务外包工作规范系列标准的第1部分。DA/TXX档案管理服务外包工作规范系列标准，还包括：DA/TXX.2XXXX档案管理服务外包工作规范 第2部分：档案寄存服务DA/TXX.3XXXX档案管理服务外包工作规范 第3部分：档案数字化服务本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引 言随着社会专业
4、化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力
5、，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则1 范围本标准适用于：指引发包方科学开展档案管理服务外包发
6、包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。2 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T19000 质量管理体系 基础和术语GB/T19001 质量管理体系 要求GB/T22080 信息技术 安全技术 信息安全管理体系 要求GB/T22081 信息技术 安全技术 信息安全管理实用规则GB/T24353 风
7、险管理 原则与实施指南GB/T24001 环境管理体系 要求及使用指南GB/T28000 职业健康安全管理体系规范GB/T28001 职业健康安全管理体系 实施指南DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范档函2008207号 档案工作突发事件应急处置管理办法档函2013271号 国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知档办发20147号 档案数字化外包安全管理规范3 术语和定义3.1 档案 archives/records国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。DA/T1-2000 3.13.2 档
8、案管理 archives/records management档案（3.1）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。DA/T1-2000 3.23.3 服务外包 service outsourcing某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。3.4 档案管理服务外包 service outsourcing of archives/records management某一机构将不属于国家
9、法律法规限制范围内的档案（3.1），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。3.5 发包方 client档案管理服务外包（3.4）的需方。在本标准中，发包方也称为客户。3.6 承包方 service provider档案管理服务外包的供方（3.4）。在本标准中，承包方也称为组织。3.7 分包商 subcontractor指承接分包业务的承包方(3.6)。总承包方（3.6）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（3.4）完成。3.8 第三方机构 the third party organization发包方（3.5）、承包方(3.6)之外的，为发包方(3.5)提供中介、咨询
10、、招标、监理及其他服务，或对承包方(3.6）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。3.9 监管机构 regulatory authority对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（3.5）、承包方(3.6)、分包商（3.7）、第三方机构(3.8)的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。3.10 档案寄存服务 service of archives/records deposit在不改变档案（3.1）所有权和处置权的前提下，发包方（3.6）将档案（3.5）委托给承包方（3.6）保管，承包方（3.6）
11、为发包方（3.6）提供档案（3.1）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。3.11 档案数字化服务 service of archives/records digitalization承包方(3.6)利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方(3.5)的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。参考 DA/T31-2005 3.23.12 档案整理服务 service of archives/records arrangement承包方(3.6)按照一定原则对发包方(3.5)形成的档案实体进
12、行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。参考DA/T1-2000 5.13.13 档案管理咨询服务 service of archives/records management consultation承包方(3.6)通过口头或书面形式为发包方(3.5）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。3.14 档案开发利用服务 service of archives/records exploring and using承包方(3.6)帮助发包方(3.5)将其保存的档案（3.1）通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利
13、用，发挥档案(3.1)价值的服务过程。3.15 服务能力 service capability 承包方(3.6)提供服务的能力程度。4 基本原则4.1 发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。4.2 在档案管理服务外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和安全为最基本要求。4.3 档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。如图1所示。4.3.1 发包方和承包方
14、通过签订合同建立委托与受托关系。承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。4.3.2 经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承担。分包并不意味免除承包方履行合同的义务。承包方须就分包商的服务质量向客户承担责任。4.3.3 分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供服务。承包方根据与分包方的合同对分包商的服务过程和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。分包商须就其服务质量向承包方承担责任。4.3.4 第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或
15、咨询服务，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。4.3.5 监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。4.3.6 发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。监管机构发包方承包方第三方机构委托/受托（签订合同）评价/认证中介咨询服务分包商指导监督/接受指导监督委托/受托（签订合同）图1：档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图5 发包方工作规范5.1 发包工作原则5.1
