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1、,南玻集团 2015年档案管理工作培训,总论,Page 3,档案管理工作,收集,鉴定,分类,装订,排列,上架,打印目录、 贴背脊,著录,盖章 填写档号,保管,提供利用,装盒,档 案 管 理 工 作 流 程,收 集,整 理,利 用,档 案 分 类,文书档案 基建档案 设备档案 专门证照 合同档案 光盘档案 照片档案,文书档案的收集与整理,归档文件的来源,包括但不限于: 单位内部形成的文件 集团下发的文件 政府部门针对本单位发文 需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目,合作单位按要求向本单位提交的文件,文书档案的收集与整理,收集时间: 公司发文月度归档或季度归档 政府批文随时归档 零散合同随时归
2、档,或定期归档 各种请示、报告按照其编号要求各部门兼职档案员定期归档,文书档案的收集与整理,档章格式: 文书档案档章格式 科技档案档案章格式,文书档案的收集与整理,档章格式: 文书档案,单位代号,文件形成年度,保管期限代号,一般为三位自然数,保管期限:永久、30年、10年 代 号:Y、30、10; 件 号:一个年度一个保管期限编一个流水号,从1排起。,文书档案的收集与整理,需要说明的问题: 保管期限的划分: 对照本公司归档文件分类、保管期限表 将本公司的重要文件、集团下发的跟本公司有关的人事任命定为永久,其余文件全部保存10年。按照文件原编号或发文时间顺序排序即可。,文书档案的收集与整理,装盒
3、、排架: 1.装盒:按文件顺序进行装盒。为节省空间,不建议一个问题(或类别)仅有几份文件也装为一盒。 特别注意:装盒时一定要按照件号的顺序排放,不要把里面的文件放错,借阅后也要放回原位,否则以后查找起来就会查找不到。 2.背脊:填写年度、保管期限和起止件号。 3.排架:按年度从档案柜最上层排起,保管期限永久和30年的可以一起排架,10年的则另排一架。,文书档案的收集与整理,重要文件的整理 重要文件:政府针对本公司的发文等 整理方式:原件可单独存放,但要注意: 1.单独存放需有目录,编顺序号; 2.复印件按原整理方式著录; 3.著录的备注里注明原件的存放处。,基建文件的收集和整理,前期文件 施工
4、过程文件 竣工文件 竣工验收文件 图纸,决策立项文件:项目建议书及批复 可行性研究报告及批复 环评报告及批复 关于立项的会议纪要 建设用地文件:选址申请及规划意见书 拆迁安置意见协议、方案 建设用地规划许可证及其附件 国有土地使用证,基建文件的收集和整理前期文件,开工文件:建设工程规划许可证及其附件 建设工程施工许可证及其附件 工程质量安全监督注册登记 勘察设计文件:建设用地钉桩通知单(书) 审定设计方案通知书及审查意见 有关部门对于设计方案的审查意见 消防设计审核意见施工图审图审查报告,基建文件的收集和整理前期文件,合同文件:勘察招投标文件及合同 设计招投标文件及合同 监理招投标文件及合同
5、施工招投标文件及合同:以合同为主线,将施工过程中产生的一个标段的招标、议标资料、定标通知书、中标单位的投标书、合同、施工资料(竣工资料)结算资料(以及施工过程中的工程联系函、工程签证)一起排列、组卷 落标书不用组卷,以标段为主线一起打包(包括招标图纸),基建文件的收集和整理,施工过程文件:工程联系函、变更通知书、工程签证单 施工过程文件收集:注意检查工程资料员相关资料存放是否规范 相关结算资料的规范系统,基建文件的收集和整理施工过程文件,竣工文件:1.施工单位提交的文件 2.三算书,基建文件的收集和整理,竣工验收文件:工程竣工验收申请表 工程竣工验收会议纪要 工程竣工验收整改意见 工程质量评估
6、报告 建筑工程室内环境质量检测报告 消防工程验收意见书 环保验收合格证 污水排放许可证 注:如竣工资料不多,可以与前期资料中的部分一起组卷,基建文件的收集和整理,工程建设资料收集时就注意的问题: 1.注意相关电子文件的收集(合同、招投标文件、竣工图) 2.预立卷,基建文件的收集和整理,施工图、竣工图: 施工设计图由设计单位提供:应将全套施工图、目录及电子版收集到档案室,后颁发; 竣工图:一般由施工单位提供;对照施工图来收集竣工图,以保证齐全完整。,基建文件的收集和整理,基建档案整理原则:即尊重文件的形成规律,保持文件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规范。,基建文件的收集和整理,施
7、工资料:由施工单位进行整理组卷,建设单位汇总。 监理资料:由监理单位进行整理组卷,建设单位汇总 建设单位:对前期文件和竣工验收文件整理组卷 汇总施工文件和监理文件,基建文件的收集和整理整理,分类:一级类目为基建档案,代号为04 二级类目为项目 三级类目为案卷,基建文件的收集和整理,图纸:施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后,按单体工程、专业组卷。,基建文件的收集和整理,卷内文件整理: 1.卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。 2.文字资料与文书档案相同,一般的正本在前底稿在后,批复在前请示在后,结果在前过程在后。建议:请示和批复分别著录。,基建文件的收集和整理,3.对于图纸
8、 有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列; 没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图,即按图纸类别序号排列。 如果某些专业的图纸较少,可以几个专业的图纸组成一卷,卷内排完一个专业,再排另一个专业。 案卷题名要注明XX项目YY及YY(YY为专业名称)图纸,如一期基建项目水电及道路管网竣工图。,基建文件的收集和整理,装订: 7 案卷装订 7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 7.2 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章,科技档案案卷构成一般要求(2008),基建文件的收集和整理,著录:其项目大体与文书档案相同,关于项目、案卷及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解 注意:
9、案卷题名 基建案卷题名一般由项目名称、文件材料类别、文件材 料名称三部分组成。题名要确切,能够反应本卷中所含文件的内容。 不允许使用,如:“投标资料一”“投标资料二” 正确为: 一期厂房装修招投标资料; 二期均化库建设竣工图等。,基建文件的收集和整理,基建档号章格式为 其中:分类号指基建档案的一级类目代号 及项目号的组合 一般为: 04.01,基建文件的收集和整理,收集时注意: 档案人员参与设备开箱验收 电子文件的收集(包括说明书的电子版、随机的U盘、光盘等),设备档案的收集和整理,采购阶段 (1)购买仪器设备的审批文件; (2)招投标资料; (3)协议、合同; (4)谈判备忘录、附录、附件,
10、设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,开箱阶段 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单; 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册; 开箱检验记录、商检及索赔文件; 运单、发票,设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,安装、调试阶段 (1) 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程; (2) 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单; (3) 存在问题及处理意见; (4) 安装调试技术总结报告、验收报告;,设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,运行维修、更新改造及报废阶段 (1) 维修记录; (2) 设备事故分析记录及处理结果; (3) 更新改造请示及批复; (4) 改
11、造过程中形成的图样; (5) 报废技术鉴定书、请示及批复,设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,确定大类的划分: 工程玻璃:先分工序再按线来分,如切割、刚化 浮法玻璃:冷端、热端、公用工程等 特种设备的检测资料可以单独作为一个项目 大类内划分: 合同(包括相关文件) 技术资料(包括随机资料、图样),设备档案的收集和整理整理,组卷:按照文件之间的联系进行组卷 单台套设备 (如公用设备中的叉车等,一台套为一卷),设备档案的收集和整理整理,实物档案档号,全宗号类目号(一级类目二级类目)顺序号,CSG01SW1001,第1件实物(顺序号),牌匾类代号(二级类目),实物类代号(一级类目),集团总部代号(
12、全宗号),合同档案管理,合同档案的件: 一份合同与合同请示、合同会签单组成一件; 如需要招投标的较复杂的合同,可以将其它招、投、定标资料装订成一卷,卷内文件目录一起装订,但按件在合同档案里著录,著录以合同为准。,合同档案管理,合同档案类别:基建合同 设备合同 采购合同 销售合同 管理合同 同一类别的合同,按年度分开,按件归档 公司成立合同及公司与政府签订的协议放在文书档案里,不放在合同档案。,合同档案的整理,合同档案档号格式 全宗号合同类别年度件号,专门证照类档案管理,专门证照分类 专利 商标 资质证照 房产证书,专门证照类档案管理,按件归档 档号格式:全宗号实体分类号件号 各类档案的著录项目不同,必须在每类档案下进行著录 由于数量少、使用频繁,要求必须保存扫描件,谢谢大家,