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1、,南玻集团 2015年档案管理工作培训,总论,Page 3,档案管理工作,收集,鉴定,分类,装订,排列,上架,打印目录、 贴背脊,著录,盖章 填写档号,保管,提供利用,装盒,档 案 管 理 工 作 流 程,收 集,整 理,利 用,档 案 分 类,文书档案 基建档案 设备档案 专门证照 合同档案 光盘档案 照片档案,文书档案的收集与整理,归档文件的来源，包括但不限于： 单位内部形成的文件 集团下发的文件 政府部门针对本单位发文 需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目，合作单位按要求向本单位提交的文件,文书档案的收集与整理,收集时间： 公司发文月度归档或季度归档 政府批文随时归档 零散合同随时归
2、档，或定期归档 各种请示、报告按照其编号要求各部门兼职档案员定期归档,文书档案的收集与整理,档章格式： 文书档案档章格式 科技档案档案章格式,文书档案的收集与整理,档章格式： 文书档案,单位代号,文件形成年度,保管期限代号,一般为三位自然数,保管期限：永久、30年、10年 代 号：Y、30、10； 件 号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。,文书档案的收集与整理,需要说明的问题： 保管期限的划分： 对照本公司归档文件分类、保管期限表 将本公司的重要文件、集团下发的跟本公司有关的人事任命定为永久，其余文件全部保存10年。按照文件原编号或发文时间顺序排序即可。,文书档案的收集与整理,装盒
3、、排架： 1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒。 特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。 2.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。 3.排架：按年度从档案柜最上层排起，保管期限永久和30年的可以一起排架，10年的则另排一架。,文书档案的收集与整理,重要文件的整理 重要文件：政府针对本公司的发文等 整理方式：原件可单独存放，但要注意： 1.单独存放需有目录，编顺序号； 2.复印件按原整理方式著录； 3.著录的备注里注明原件的存放处。,基建文件的收集和整理,前期文件 施工
4、过程文件 竣工文件 竣工验收文件 图纸,决策立项文件：项目建议书及批复 可行性研究报告及批复 环评报告及批复 关于立项的会议纪要 建设用地文件：选址申请及规划意见书 拆迁安置意见协议、方案 建设用地规划许可证及其附件 国有土地使用证,基建文件的收集和整理前期文件,开工文件：建设工程规划许可证及其附件 建设工程施工许可证及其附件 工程质量安全监督注册登记 勘察设计文件：建设用地钉桩通知单（书） 审定设计方案通知书及审查意见 有关部门对于设计方案的审查意见 消防设计审核意见施工图审图审查报告,基建文件的收集和整理前期文件,合同文件：勘察招投标文件及合同 设计招投标文件及合同 监理招投标文件及合同
5、施工招投标文件及合同：以合同为主线，将施工过程中产生的一个标段的招标、议标资料、定标通知书、中标单位的投标书、合同、施工资料（竣工资料）结算资料（以及施工过程中的工程联系函、工程签证）一起排列、组卷 落标书不用组卷，以标段为主线一起打包（包括招标图纸）,基建文件的收集和整理,施工过程文件：工程联系函、变更通知书、工程签证单 施工过程文件收集：注意检查工程资料员相关资料存放是否规范 相关结算资料的规范系统,基建文件的收集和整理施工过程文件,竣工文件：1.施工单位提交的文件 2.三算书,基建文件的收集和整理,竣工验收文件：工程竣工验收申请表 工程竣工验收会议纪要 工程竣工验收整改意见 工程质量评估
6、报告 建筑工程室内环境质量检测报告 消防工程验收意见书 环保验收合格证 污水排放许可证 注：如竣工资料不多，可以与前期资料中的部分一起组卷,基建文件的收集和整理,工程建设资料收集时就注意的问题： 1.注意相关电子文件的收集（合同、招投标文件、竣工图） 2.预立卷,基建文件的收集和整理,施工图、竣工图: 施工设计图由设计单位提供：应将全套施工图、目录及电子版收集到档案室，后颁发； 竣工图：一般由施工单位提供；对照施工图来收集竣工图，以保证齐全完整。,基建文件的收集和整理,基建档案整理原则：即尊重文件的形成规律，保持文件间的有机联系，便于档案的保管利用，符合相关标准规范。,基建文件的收集和整理,施
7、工资料：由施工单位进行整理组卷，建设单位汇总。 监理资料：由监理单位进行整理组卷，建设单位汇总 建设单位：对前期文件和竣工验收文件整理组卷 汇总施工文件和监理文件,基建文件的收集和整理整理,分类：一级类目为基建档案，代号为04 二级类目为项目 三级类目为案卷,基建文件的收集和整理,图纸：施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后，按单体工程、专业组卷。,基建文件的收集和整理,卷内文件整理： 1.卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。 2.文字资料与文书档案相同，一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。建议：请示和批复分别著录。,基建文件的收集和整理,3.对于图纸
8、 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列； 没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。 如果某些专业的图纸较少，可以几个专业的图纸组成一卷，卷内排完一个专业，再排另一个专业。 案卷题名要注明XX项目YY及YY（YY为专业名称）图纸，如一期基建项目水电及道路管网竣工图。,基建文件的收集和整理,装订： 7 案卷装订 7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 7.2 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章,科技档案案卷构成一般要求（2008）,基建文件的收集和整理,著录：其项目大体与文书档案相同，关于项目、案卷及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解 注意：
9、案卷题名 基建案卷题名一般由项目名称、文件材料类别、文件材 料名称三部分组成。题名要确切，能够反应本卷中所含文件的内容。 不允许使用，如：“投标资料一”“投标资料二” 正确为： 一期厂房装修招投标资料； 二期均化库建设竣工图等。,基建文件的收集和整理,基建档号章格式为 其中：分类号指基建档案的一级类目代号 及项目号的组合 一般为: 04.01,基建文件的收集和整理,收集时注意： 档案人员参与设备开箱验收 电子文件的收集（包括说明书的电子版、随机的U盘、光盘等）,设备档案的收集和整理,采购阶段 （1）购买仪器设备的审批文件； （2）招投标资料； （3）协议、合同； （4）谈判备忘录、附录、附件,
10、设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,开箱阶段 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单； 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册； 开箱检验记录、商检及索赔文件； 运单、发票,设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,安装、调试阶段 （1） 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程； （2） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单； （3） 存在问题及处理意见； （4） 安装调试技术总结报告、验收报告；,设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,运行维修、更新改造及报废阶段 （1） 维修记录； （2） 设备事故分析记录及处理结果； （3） 更新改造请示及批复； （4） 改
11、造过程中形成的图样； （5） 报废技术鉴定书、请示及批复,设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,确定大类的划分: 工程玻璃：先分工序再按线来分，如切割、刚化 浮法玻璃：冷端、热端、公用工程等 特种设备的检测资料可以单独作为一个项目 大类内划分： 合同（包括相关文件） 技术资料（包括随机资料、图样）,设备档案的收集和整理整理,组卷：按照文件之间的联系进行组卷 单台套设备 （如公用设备中的叉车等，一台套为一卷）,设备档案的收集和整理整理,实物档案档号,全宗号类目号（一级类目二级类目）顺序号,CSG01SW1001,第1件实物（顺序号）,牌匾类代号（二级类目）,实物类代号（一级类目）,集团总部代号（
12、全宗号）,合同档案管理,合同档案的件： 一份合同与合同请示、合同会签单组成一件； 如需要招投标的较复杂的合同，可以将其它招、投、定标资料装订成一卷，卷内文件目录一起装订，但按件在合同档案里著录，著录以合同为准。,合同档案管理,合同档案类别：基建合同 设备合同 采购合同 销售合同 管理合同 同一类别的合同，按年度分开，按件归档 公司成立合同及公司与政府签订的协议放在文书档案里，不放在合同档案。,合同档案的整理,合同档案档号格式 全宗号合同类别年度件号,专门证照类档案管理,专门证照分类 专利 商标 资质证照 房产证书,专门证照类档案管理,按件归档 档号格式：全宗号实体分类号件号 各类档案的著录项目不同，必须在每类档案下进行著录 由于数量少、使用频繁，要求必须保存扫描件,谢谢大家,
