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1、公文写作技巧,主讲人：杨晔,一、商务公文写作基础知识,1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的种类 4. 公文常用词汇 5. 公文结构用语,公文定义,公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。 实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻公司发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,公文特点,公文种类,从行文关系上一般划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。 如
2、报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。 如函是最典型的平行文。,上行文,下行文,平行文,公文种类,从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法 的规定，有下列13个文种： 命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。,公文种类,根据东航股份公司目前涉及到的公文主要有以下几种： 1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 2、意见，适用于对重要问题提出见解和
3、处理方法。 3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员 。,公文种类,4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。 5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 7、批复，适用于答复下级单位请示事项。 8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。 9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。,公文格式及常用的词汇,发文机关 发文字号 标题 主送
4、机关 落款 主题词 抄送机关,发文机关,发文字号,标题,经办单位,抄送机关,主送机关,主题词,中国东方航空股份有限公司党委文件 东航股党发201170号,关于做好2011年度基层党组织换届选举 和公推直选工作的通知,换届选举 公推直选,集团公司党组,党委工作部,经办人,各大单位党委,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。 二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理
5、、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。,各大单位党委： 为进一步加强基层党组织建设，认真贯彻党的民主集中制，保持和发展党的先进性，切实保障党员民主权利，充分发挥基层党组织的政治核心和战斗堡垒作用，夯实和扩大党内民主，推进公司科学和谐持续发展，根据集团党组关于基层党组织换届选举和公推直选工作的有关精神，现就2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作提出以下要求： 一、按期完成基层党组织换届选举工作 二、着力推进基层党支部公推直选工作 三、工作要求 特此通知 二一一年四月十二日,关于做好2011年度基层党组织
6、换届选举和公推直选工作的通知,二、商务公文写作规范,1. 请示 2. 报告 3. 通知 4. 函 5. 会议纪要,请示的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示 主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示） 正文 请示缘由+请示事项（一文一事） 结语（妥否，请批示；当否，请批准为核） 单位 成文时间,报告的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告 主送机关（可以一个，也可多个） 正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项） 结语 （特此报告、专
7、此报告、以上报告请审阅） 单位 成文时间,通知的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：通 知 正文 （一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语 （特此通知） 单位 成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,通知的结构、内容和写法,通知种类,印发、批转、转发性通知 批示性通知 知照性通知 事务性通知 任免、聘用通知,函的结构、内容和写法,1、标题：发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。 2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3、正文： 开头发函说明缘由、目的，
8、商洽工作、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。 主体-发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。 结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复” 4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。,请示和函的区别,请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不 同的文种。 请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上 级机关行文请求指示批准重要事项。 函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主 管和被主管关系的单位之间的工作往来。 如：关于
9、购置*设备的请示 *公司关于与*单位建立合作关系的函,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要的特点： 1、会议纪要属于会议文件 它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。 2、会议纪要与会议记录的区别 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。 第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。 1、前言。首先概括交代会议的名称、时间
10、、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。 2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。,会议纪要的结构、内容和写法,3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。 另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法
11、也有不同。 决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。 综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,三、商务公文写作技巧,1. 商务信函格式与写作要求（英文） 2. 工作公文写作要求,“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。 1. 清楚（Clarity） 商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。,Seven Guidelines of Writing English Business Letters （英文商务信函写作七原则）,2. 简洁（Conciseness） 言简意赅地表达所需表达的意思，
12、同时又无损于书信的完整和礼貌。 3. 正确（Correctness） 正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。,4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。 5. 礼貌（Courtesy） 在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。,6. 体谅（Consideration） 发信人应尽可能从收信人的立场来考
13、虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。 7. 完整（Completeness） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。,信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：一是回复信件；二是主动与对方联系。 对于回复信件，可采用以下方式开头。,1. 英文商务信函的开头,The Opening and Conclusion of English Business Letters （英文商务信函的开头和结尾）,（1）感谢对方的来信,（2）对来信进行回复,（3）回复来信中的有关问
14、题,（4）回复来信中提出的要求或指示,（5）表达满意和欣喜,（6）表达遗憾和惊讶,对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。,（1）通过别人的介绍了解到对方,（2）对以前信函的补充或确认,（3）通知对方一些情况,2. 英文商务信函的结尾,商务信函的结尾应该简洁、中肯，与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复把结尾分为两类。,对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。,对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。,对于无须对方答复的信函，可以用以下两种方式结尾： （1）表达感谢或希望继续合作的意愿,（2）表达歉意,1. 回信 We are offering a sound artic
15、le at popular price, and we should appreciate an opportunity to substantiate our claims. In answer to your favor of the 8th June, we inform you that we are unable to take the goods offered by you. In answer to your inquiry for bran, we offer you 40 tons of the same.,Useful Sentences in Common Busine
16、ss Letters （一般商务信函中的实用语句）,2. 收讫 We acknowledge receipt of your letter of yesterday, and gratefully accept the appointment on the terms you mention. We acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. Kindly acknowledge receipt, and have the goods sent by the last steamer in December. We duly received your favor of the 25th June, contents of which we note with thanks.,3. 通知 We inform you that I have now removed my factory to
