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1、,主讲： 广西师范大学文学院 秦莲红 E-mail ：,企业行政秘书职业素养及成功展望,企业行政文秘职业素养及成功展望,一、企业秘书的职业素养,二、企业秘书的基本职能,三、企业秘书的心理调适,四、企业秘书的管理艺术 五、企业秘书的职业展望,中 介 沟 通,一、企业秘书的职业素养,（一）角色定位 （二）职业价值 （三）职业素养,一、企业秘书的职业素养：角色定位,思考与讨论： 1.秘书是什么？ 2.你对秘书这个职业的态度是什么？ 3.企业秘书人员应如何正确角色定位？,请观看视频：“秘书门”边界危机,秘书是什么秘书职业印象,英国德布勒欧科克在他的老板如何与秘书共事说：男人和女人对秘书的普遍误解是：
2、秘书不是一个职业； 秘书是一个填补漏洞的工作； 秘书不需要非常聪明，也不需要任何证书； 秘书最适合非常年轻的妇女； 秘书是一个意味着妇女能遇到未来丈夫的工作。 对秘书认识的误区在我国同样存在。有一篇文章40个理由：秘书不是“东西”，列举了40个目前我国对秘书的称呼，如花瓶、出气筒、保姆、管家、采办、交际花、小蜜、枪手、卧底、大内密探、美人痣、橡皮泥、灭火器、功夫茶、掌中宝、开胃酒等等。,秘书定义,国际职业秘书协会（PSI）的“秘书”定义是：“秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能主动负责，积极进取，干练果敢，能在授权范围作出正确决定的经理助手。” 劳动和社会保障部秘书国家职业标准：
3、“秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策实施提供服务的人员。” 企业行政秘书是协助企业或企业领导处理日常事务、为决策者提供参谋建议，在决策者与执行者之间起到沟通、协调作用的行政管理人员。,你对秘书这个职业的态度是什么？,人们通常对秘书这个职业有两种极端的态度： 一是：不以为然 二是：趋之若鹜,企业秘书人员应如何正确角色定位？,蒋介石的秘书陈布雷曾说： “永远只做NO.2，不做NO.1。”,企业秘书人员的正确角色定位,（二）职业价值,秘书职业价值，就是指秘书人员一定的实践活动能够满足领导者及其组织一定工作的需要，并符合社会发展利益的一致性。秘书职业价值包含如下几点基本内容
4、： 1.秘书价值是指一种主客体之间的需要和满足的关系 2.秘书价值的基础是实践性 3.秘书价值的内容和形式具有多样性 4.秘书价值具有社会性和质的规定性,思考与讨论,或曰：“以德报怨”，何如？子曰：“何以报德？以直报怨，以德报德。”,思考与讨论,宰我问曰：“仁者，虽告之曰井有仁焉 ，其从之也？”子曰：“何为其然也？君子可逝也，不可陷也；可欺也，不可罔也。”,思考与讨论,子曰：“君子怀德，小人怀土；君子怀刑，小人怀惠。” 子曰：“士而怀居，不足以为士矣。” 德配天地，道冠古今， 删述六经，垂宪万世,（二）职业素养,职业化的道德 职业化的态度 职业化的形象 职业化的技能,思考与讨论,一位秘书接过老
5、板收到的一份客户传真，马上就去做了复印件，这是为什么？ 有人回答是备忘，有人回答是留底，有人回答是工作效率高,拥有秘书的资质与素养，并不一定非要做秘书工作；但一个拥有秘书的资质与素养的人，无论他做什么工作，都不会差到哪里去。 三星集团，47%的社长是秘书出身！在三星集团30多个子公司的45名社长中，有21名曾经在秘书室任职。也就是说，左右三星集团大权的高层领导中，将近一半是秘书出身。,秘书要养成保守机密的良好工作作风,秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧”了。我能把饭碗保到今天，全靠“哑三年，聋三年，瞎三年“。这个口诀本来是古韩国女性出嫁当儿媳的训诫的信条。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件
6、、一页文件也不能大意，不能说的决不说，不能透露的决不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘书应该将“秘密”看得和自己的命一样重要。 （韩）金圣姬著，关启锐译沈夫人致后辈书北京：现代教育出版社，2010,二、企业秘书工作的基本职能,（一）企业秘书工作的基本特征： 辅助性、综合性、事务性、管理性 （二）企业秘书工作的基本职能： 参谋助手职能、沟通协调职能、综合服务职能 （三）企业秘书工作的主要内容： 办文、办事、办会、办信息,引例 比尔盖茨：我和微软的成功因为有露宝,创业时微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副
7、不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔盖茨就要求总经理伍德给他换个秘书。 一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后就连连摇头：“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出份资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕”盖茨一目十行地看完了这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。”,比尔盖茨：我和微软的成功因为有露宝,42岁的露宝进入公司后，就像母亲一样关怀软件高手们 的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露 宝把微软公司看成
8、一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。 她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己 应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位 员工，对工作也有一份很深的感请。很自然地，她成了微软 的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文 件等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对 露宝都有很强的依赖心理。,比尔盖茨：我和微软的成功因为有露宝,当微软决定迁往西雅图，露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事 业不能走时，盖茨依依不舍、留恋不已。盖茨和公司高层联名写 了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时 盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位子，随时欢迎你。
9、你快点过来吧！” 三年后，1980年冬季的一个寒夜，在比尔盖茨西雅图的办 公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回来了！”正是露 宝！她先是一个人从亚帕克纂来到西雅图，后又说服丈夫举家迁 来。 资料来源：胡亚学秘书理论与实务,企业行政秘书人员的主要工作（一）,企业行政秘书人员的主要工作（二）,a,b,c,d,参与企业经营决策、协调与各方面的关系、负责秘书部门的管理等工作,上司办公司的管理、文件起草、信息收集、上司日程管理、上司出差准备等工作,为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作,办公用品管理、安检、卫生管理等行政后勤工作,秘书工作的“钻石图”,三、企业秘书的心理调适,（一）工作中的困惑 （二）
10、心理调适方法,三、企业秘书的心理调适,请大家谈谈工作中的困惑,面对困惑或压力的心理调适方法,1.善用“情绪ABC”调整心态 2.善于“换位思考”保持乐观 3.善使“情绪发泄”驱除烦恼 4.善建“心理防卫”应对挫折,善用“情绪ABC”调整心态,美国临床心理学家艾尔伯特艾里斯在20世纪50年代提出情绪ABC理论。所谓ABC，A是指事件（Accident）；B是指信念（Beliefs），是指个体在遇到诱发事件之后对该事件的想法、解释和评价；C是指这事件发生后，人的情绪和行为结果（Consequence）。 ABC理论则指出，诱发性事件A只是引起情绪的间接原因，而人们对诱发性事件所持的信念、看法和解释
11、B才是引起情绪更直接的原因，即ABC。善用“情绪ABC”调整心态的秘诀在于从不合理想法转到合理想法。,四、企业秘书管理工作艺术,（一）时间管理艺术 （二）沟通协调艺术 （三）事务管理艺术 （四）工作方法艺术,（一）时间管理艺术,1.时间管理原则： 树立目标原则 树立全局观原则 制定计划原则 遵循80/20原则,（一）时间管理艺术,2.时间管理艺术： 目标计划管理法 时间管理“四象限” 记录统计法 永远有PLAN B,（二）沟通协调艺术,1.沟通协调的准则 尊重 礼仪 合作 体谅 公允,（二）沟通协调艺术,2.沟通协调的艺术,（三）事务管理艺术,1.5S管理 2.奥卡姆剃刀 3. 0.11 4.
12、位次排列 5.电话管理,5S管理,5S起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，这是日本企业独特的一种管理办法。 养成“认真对待每一件小事，有规定按规定做 ”的工作作风，提升人的品质。,奥卡姆剃刀,它是由14世纪的英格兰修士威廉提出的，因为他是英国奥卡姆人，人们就把这个原理称为“奥卡姆剃刀”：“如无必要，勿增实体”，即“简单有效原理”。 “奥卡姆剃刀”认为，把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。,0.11,当领导对你的能力和信任空间尚未达到0.5时，向领导汇报工作就要注意“0.11” 的不等式。对于领导交办任务，0.1意味着阶段性成果，及时把0.1呈现给领导，
13、也许它并不是很完美，但这个及时的速度会让领导知道你工作的进度、思路、方法，会及时给予你正确的指导和放心。,五、企业秘书的职业展望,秘书是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。秘书专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业之一。,五、企业秘书的职业展望,一般而言，秘书工作是服务性工作，秘书职业属于第三产业。但现企业秘书普遍从事的起草文件、调研信息等，又是智力密集性的工作，也可划入第四产业的范围。在我国，第三产业所占比例还较低，第四产业就更低，秘书依然是市场招聘的缺俏职业。目前，行政企业秘书的职业发展方向可以是四个方面：行政类、助理类、人事类、公关类、业务类，我国秘书职业前景广阔。,一条项链， 最脆弱的一环决定其强度； 一只木桶， 最短的一片决定其容量； 一个人， 素质最差的一面决定其发展。 人生发展的“水桶定律”,“天下难事必作于易，天下大事必于细”,
