应用文写作之会议记录.ppt

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1、http:/ 会议记录可以作为会后传达会议精神、执行会议决议、撰写会议纪要以及上报会议情况的重要依据。同时，它也是回顾、检查、总结工作或分析、研究、部署下一步工作的依据资料。,二、会议记录的特点,1. 原始性 要如实地记录会议有关情况和会议内容，不论是详细记录还是摘要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，不得有丝毫出入。,官员伪造会议记录骗盖公章 怀化中方县9人违反八项规定被立案调查 记者 刘璋景 近日，省纪委网站再次对一批违反中央八项规定精神和作风建设的问题发出通报。其中，怀化市中方县有9人被立案调查。,伪造会议记录骗公章 2014年11月24日，中方县环保局工会主

2、席王洁以个人名义向单位提交提前退休申请报告。11月26日，提前退休申请经县环保局党组会议研究通过，并于当日以文件形式向县委呈报。事后，王洁因家人反对，想取消提前退休申请报告，经咨询县委组织部，得知取消提前退休申请需经局党组会议研究通过。,12月3日，王洁为达个人目的，在未经过局党组会议研究的情况下，仅凭个人臆断，伪造制作了一份局党组同意其取消提前退休的虚假会议记录，骗取该局办公室工作人员在会议记录上加盖局党组公章，并将会议记录交到县委组织部。2014年12月10日，经中方县纪委常委会议研究，决定对王洁立案调查。,2、文献性 由其本身的性质和作用决定。 因其是会议情况和会议内容的真实记录，是重要

3、的档案资料，在编史修志、查证组织沿革等方面，起着重要的凭据作用。 说明它确实开过这样的会议，如果以后有人违反了会议精神或者说想在此基础上作出相应的调整或者进行工作总结等等，都要以此为凭据。,3、完整性 会议记录内容和格式的要求。 会议名称、会议情况、会议内容等都必须记录完整，甚至有时需要记载会议动态，如掌声、临时插话等。,昨日中午，合肥巢湖经开区一家叉车公司内发生了一起刑事案件。一名公司员工携带汽油冲入会议室，将汽油泼向会议桌，瞬间引发爆燃，酿成了两人死亡、两人受伤的恶劣后果。据悉，事情或因工伤纠纷引发。案发后，犯罪嫌疑人洪某某已被抓获，案件正在进一步侦查。,4、规范性 （1）应使用机关统一的

4、记录专用笺。 （2）应按统一的记录格式记录。 （3）快速记录时应使用规范的简体字和行书字体，即使字迹潦草也应能辨认。 （4）应使用规范的速记和紧缩记法，并于会后立即译写出来。 （5）应使用签字笔或钢笔做记录。,5、及时性 记录要及时，特别是录音、录像应和记录对象的活动同步进行，笔记要紧随其后，在记录对象的语速下快步进行。 短暂的迟疑、停顿就有可能导致记录内容的遗漏、错乱；较长时间的间隔则易造成记录的失真。,三、会议记录的类型,常用的分类方法有四种： 按会议性质分：党委会议记录、群众团体会议记录、企事业行政会议记录等 按内容分：工作会议记录、座谈会议记录等 按范围分：大会会议记录 、小组会议记录

5、等 按记录详略分：详细记录、摘要记录等。,详细记录：特别重要的会议或发言。尽可能地记下会议的一切内容，不管重要与否。包括发言者的语气、神态、动作及会者反应，会议动态（掌声、笑声、掌声等）。 尤其是对领导人讲话和重要的决议，要尽量记录原话，这种记录一般采用速记法，会后还要进行整理。,摘要记录：普通的会议。有重点、扼要地记录会议中心内容及有关要点、决议等。所谓重点、要点，是指发言人的基本观点和主要事实、结论。,四、会议记录的写作方法与结构 写作方法 会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。 “笔录”和“录音”、“录像

6、”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。,http:/ 410,五、会议记录的写作格式,会议记录的三个组成部分,会议记录标题可以有以下写法： 1.由机关、会议名称和文种构成，如“学院教学会议记录”。 2.由会议名称和文种构成，如“党组扩大会议记录” 3.由会议内容和文种构成，如酒店关于加强国庆节消防安全工作会议记录。 4.只用文种为标题，如“会议记录”。,1）会议组织情况。包括会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题共9项。每项分行依次排列，且需详细清晰。这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。 如果是某些重要的会议，出席对象来自不同的单位，出席者应签署姓名、单位

7、、职务等。,正文,2）会议进行情况 会议进行情况包括主持人开场白、大会主题报告、讨论发言和决议4项内容。这是整个会议记录的重点部分，应认真记录。 记录时应该注意以下问题：,正文,1.主题报告。如果发言者有书面讲话稿的，则应记录报告的题目，并注明“原文见附件”。,正文,2.讨论发言。发言人的姓和名应齐全，职务可在姓名后加小括号注明。 记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。,正文,3.会议决议事项应该分条列出。 有表决程序的要记录表决的方式和结果。一般由主持人加以系统归纳。 归纳结果，应逐字逐句记录。与会者无异议时，应随即写上“一致同意”或“一致通过”。有

8、持异议者，必须详细记录不同意见，有弃权者，也应如实记录上。,正文,3.有些会议经过讨论暂时议而不决的，应在记录时注明“暂不决议”，以示交代本次会议的结果。,正文,如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。,记录的结尾部分，先另起一行，空两格写明“散会”并注明时间。 然后在右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。,会议结尾,六、会议记录式样,会议记录,活页记录,七、会议记录常见问题,（一）参加会议的人员没有签到。 1.会议没有签到簿。 2.重要会议出席人员、列席人员没有签到， 而是由记录员代签到。 注：一般性会议的出席人员和列席人员可由 记录员代签到，“三重一大”的会议要由参加会议

9、的人亲自签到。 “三重一大”：重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金的使用，必须经集体讨论做出决定的制度（简称“三重一大”制度） 。,（二）出席/缺席会议人员及职务记录不清楚。 出席/缺席会议的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成“李总”或“李总经理”。同时，缺席会议的还要写明事由。,（三）会议名称不全或缩写 每次会议应写明会议全称。如公司总经理办公会议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党委会议、公司党委（扩大）会议、公司党政联席会议、公司XXXX 专题会议。,（四）会议记录本内无目录 特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利

10、于档案的保护和保密。 （注：会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）,会议记录目录,（五）会议记录本不规范 1会议记录本中格式不符合会议记录要求。大部分无会议议题，无列席人； 2会议记录本大小（标准）不规范（一般以“硬壳”记录本为好，公司一级会议记录一般使用“活页记录”）。,（六）记录不完整 1.会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人； 2.会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名； 3.会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容； 4.会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题； 5.会议记录层次不清，没有按会议议程进行记录； 6.会议结束后，会议记

11、录无主持人、记录人签字。,（七）会议录音整理后没有送讲话人或发言人审阅就记录到会议记录本上。,（八）会议记录本没有按工作性质分开 1.党委和行政共用一个会议记录本； 2.党委会与党政联席会议例外共用一个记录本； 3.党委会与党委（扩大）会不分； 4.总经理办公会与总经理办公（扩大）会不分； 5.专题会议没有专题会议记录本。,（九）会议记录本不固定 1.会议记录本交叉使用； 2.以个人记录本代替单位会议记录本； 3.临时用稿纸记录会议内容。,（十）会议记录不符合归档要求 1.使用圆珠笔、纯蓝墨水记录以及不耐久字迹材料； 2.书写潦草，书写涂改； 3.会议记录没有页码或缺页； 4.重要事项没有按照

12、逐人表态、逐项表决的要求记录； 5.会议决定或示决定的事项没有写明； 6.会议记录存在两种以上笔迹（如会议记录本上有两种以上笔迹需要说明）。,八、会议记录整理注意事项,1.忠实于讲话人、发言人的原意。 2.保持讲话人、发言人的风格。 3.整理要完整全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。 4.层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰,避免错别字。 5.会议记录如需整理，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。 6.录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。,会议有效性注意事项,1 .下列说法表述错误的一项是( )

13、。 A.会议记录是由记录人员把会议情况和会议内容如实记录下来成为书面材料的文书。 B.会议记录必须以忠实于原话为原则，它有资料依据和存档备查的价值。 C.会议记录与会议纪要不同。前者是会后整理的文书；后者是会议的实录。 D.详细的会议记录甚至要将发言人的语态声调等作详细的实录。,九、练习 练习一,C,会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。,会议记录与会议纪要的区别,1.性质上：会议纪要是法定行政公文；会议记录是机关、单位内部用于记录会议发言的事务文书 2.内容上：会议纪要是经过整理加工的会议上达成一致认识

14、，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上要做到有言必录 3.形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一格式，多是各单位自定,会议记录与会议纪要的区别,4.发分形式上：会议纪要按公文程序发，但没有主送和抄送机关；会议记录仅作为内部资料保存，绝不公开发布 5.在提炼加工程度上有区别，会议记录，无论详细记录还是摘要记录，原始记载，参加会议的人怎么说就怎么记，既不能遗漏重要内容，更不能添枝加叶；会议纪要则是在记录的基础上，通过执笔人的分析综合后，摘其要点，舍其芜杂，按一定的逻辑顺序，编排加工而成。记录不是文章。只能做文章的原始材料；纪要则是经过抽象思维，加工制作之后

15、形成的文章。,会议记录与会议纪要的区别,2 .下列有关“会议组织情况”表述正确的两项是( )。 A.会议组织情况包括时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题。 B.会议时间要写清年、月、日、午别、时、分。 C.记录员的姓名、出席人的姓名、主持人的姓名都由自己签写。 D.会议组织情况的内容通常记录在会议记录专用笺的首页上。,A C,3 .下列有关“会议进行情况”表述错误的两项是( )。 A.会议进行情况包括主持人开场白、大会主题报告、讨论发言、决议共4项。 B.主持人开场白是会议大概情况的简单说明，记录时可以一笔带过。 C.讨论发言是按发言顺序记录下每个发言人的姓名及发言内容。 D.决议要根据主持人的总结或表决发言的内容归纳概括，没有就不记。,B D,4 .下面是市商场的一次会议记录，阅读后回答文后问题。 时 间: 2002年5月18日上午8 : 30 地 点:商场综合楼十二楼中会议室 主持人:商场副总经理张 参加人