《成功员工自我管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《成功员工自我管理（39页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、成功的工作准则员工自我管理与培育手册第一章 工作的基本准则1 指示 命令 上司呼叫自己时，应以对方能清晰听见的声音回答：是 ，然后携带备忘用纸和文具，迅速走向上司。站在上司办公桌前，轻轻点头后，再移向距离上司一步的左侧，挺直背脊站立。接受指示时应一面记录，直到最后。指示内容应澈底理解。上司指示完毕后才能发问。需将指示内容复诵一次。当指示内容无法和现在的工作配合或如期完成时，不可擅自判断，应请示上司，以免出错。若非直属上司的指示，需向直属上司报告，获其同意。2 报告 报告宜趁早、简洁、正确要亲自向下达指示的上司报告；不可由他人代劳，那是错误的态度。报告必须争取时效。应依结论理由经过的顺序报告。事
2、实与意见必须清楚区别。内容较复杂时，需添加适切的资料，使上司易于理解。配合报告内容的紧急度、难易度、重要度等，选择作口头报告或书面报告。【报告的种类】中间报告工作进度、发现问题等的报告。结果报告工作完成的报告。3 记录工作时应随身携带记事本 【应记录的事项】出席会议时，会议中讨论的过程及决定、指示的事项，都必须记录下来。在自己部门里，若有商议或研讨，其内容亦需作成记录。上司呼叫时，应携带记事本前往，写下指示或连络的内容。因公外出或前往拜访客户时，也应将过程的重点摘录下来。有客人来访时，需将对谈的内容简单记下。看报纸时，记事本应摆在手边。遇到公司的报导或业界的动态消息，应随手记录或作成剪报。【5
3、W2H】时间（When）调查日期、决定日期、举行日期、开始日期、期限等，都应正确记录。地点(Where)场所、会场等，必须记录清楚。对象(Who)无论传达者或接受者，只要是主词都需记载。原因(Why)原因、理由等。目的(What) 文件的目的。手段(How)方法、做法。数量(How Much)预算、经费等。时间观念守时是工作的基本准则【提前上班】一天的工作是从早晨上班开始，应该于规定时间五分钟前抵达公司，迅速做好工作前的准备。提前抵达公司，不但时间上比较充裕，心情也较轻松，工作起来自然就顺利多了。坐下后，应先看看当天的日程表。对于会议、访客、连络等事项所约定的时间，尤需遵守。【应等下班时间到了
4、后再准备下班】桌上必须整理干净再下班。重要文件应收放于规定的保管场所。先确认好翌日的预定业务。翌日需外出或出差时，应先向上司报告，然后在日程登记板上写下外出地点。最后一个离开公司时，需检查电灯、火源、水龙头、各种机械的电源、锁等，已否切断电源或上锁。5 休假 请假 外出【休假 请假】事前需征得上司的同意（需考虑工作的繁忙状况） 。事出突然，无法上班时，应于开始上班的时间，打电话向上司报告，上司不在则与同事连络。有时（清晨或紧急时）亦可打电话至上司住处报告。长期休假时，应向上司说明自己的连络地点、电话。【直接在外洽公】应先向上司报告。前一天并需在日程登记板上，载明洽公地点及预定返回公司的时间。【
5、洽公后直接返家】应先向上司报告。要在日程登记板上载明洽公地点及直接返家理由。业务办好后，应和公司连络。【外出时】纵使外出办理的事，上司早已知晓，但仍应向上司报告：为商量，必须到 ，并在日程登记板上载明洽公地点和预定返回公司的时间。同时也要告诉同事。外出后，最迟半天要与公司连络一次。变更预定行程时，必须与公司连络，并托同事代为修改日程登记板上的登记事项。6 公私分明公私分际不可混淆【绝对禁止因私事外出】【友人突然来访时】【不能打私人电话】私人电话必须在休息时间到公共电话去打。不管有多紧急，若是私人电话，都需经上司同意，才能离开位子，到公共电话去打。即使对象是公司内的同事，只要是私事，也应在休息时
6、间利用公共电话连络。【不必要的私人物品不可带至办公室】【禁止闲谈或耳语】7 工作环境的整理开始工作前应先整理环境【办公桌】工作忙碌时，桌上容易显得凌乱，所以，工作中最好随时保持桌面的整齐。抽屉内也要整理。认为看不见的地方就不必整理，是个大错特错的想法。离开座位或下班时尤需注意。即使是离席片刻，桌面也要略作整理。太散乱容易被认为邋遢 。下班时，桌上不可残留任何物品。离开座位时，椅子要放进桌面下。【文具】文具应整理好，以便利任何人使用。文具使用完毕，应放回原位。不可认为文具既便宜又多，就随意浪费。【公司内物品】公司内物品应放置在能方便使用的地方。使用后应放回原位、恢复原来状态。无论物品多廉价，均属
7、公司成本的一部分，因此，不可作无谓的浪费。8 工作的基础从设定目标至结果的评价（评核）目标应先了解工作的目的，明了工作进度、完成日期等，以利逐步达成目标。计划找出有效达成目标（内容、目的、完成日期）的方法。执行 依据计划，正确、迅速的加以执行。 应如期完成。如果无法按预定进行，不得不变更计划时，必须向上司报告，接受上司的指示或建议，避免擅自决定。中途遇有重要问题，应与上司商量。评价（评核）确认有无按计划进行？有无达成目标？无法顺利完成时，应检讨其原因。顺利完成后，也要确认成功的理由。9 先后顺序 工作要依先后顺序进行工作并不是从任一件开始都无所谓，应有轻重缓急之分。决定先后顺序的要素如下：期限
8、（完成日期） 。重要度（工作的重要程度） 。性质（能独立完成或需与他人配合） 。应该拟定缜密而实际可行的计划，按部就班推展工作。10 工作的流程工作的顺序和相同方法一般说来，工作的进行步骤如下：接受工作的指示 命令搜集相关资料 情报思考工作的顺序、方法决定顺序、方法拟好日程表执行检讨 评价报告11 问题意识工作时应秉持问题意识【对自己的工作产生质疑】【问题的种类】障碍的问题：即令人感觉因扰的问题。 不符基准的问题指销售量无法达到基准、顾客抱怨的发生率高于一般基准、错误件数增加等问题课题的问题：为达成目标所需解决的改善问题等。创造的问题指扩展新产品部门或开发新系统等的问题。眼光若能放远，肯以积极
9、的态度向更上一层挑战时，自然会产生这种形态健全的问题意识。12 顾客意识工作时要具有顾客意识【有顾客才有工作】没有设定顾客的存在而进行的工作，或只考虑自己的希望，欲求所做的工作，必然不会成功。有许多事实可以证明，唯有肯为顾客设想的店铺才会生意兴隆，不考虑客户需要的企业则会逐渐衰微。【任何部门的员工都必须要有顾客意识】需经常接触顾客的营业部门员工，当然会热心学习接待顾客与服务顾客的方法，但这并不表示，制造部门或其他事务部门，罕与顾客接触的员工，便不需有顾客意识。其实，所有部门的员工都要有顾客意识去工作才对。13 成本意识公司不是摇钱树【利益是由每位员工创造的】公司不摇钱树，每位员工都得努力工作，
10、获取利益。【不做牵强、浪费的工作】所谓牵强 ，是指手段太小与实质不配合。另一种所谓的浪费 ，正好与牵强的情形相反，意味与工作的目的相较，手段显得太大 。【检讨自己的行动】进行工作之前，先要考虑整体的目的，再选择最适于目的的方法或手段，这是有效工作的要诀。14 品质意识应满足要求和期望【何谓品质】品质原有高级品之意，或表示事物价值的相对性，如品质好坏等。【如何提高品质】工作的进行方法必须正确。先完成指示部份的工作，是为先决条件。先做上司指示、命令的事，固然没错，但动手进行之前，先 明确了解工作的目的，找出能使工作更迅速、顺利完成的方法，更为重要。15 商业文书要经常整理文书和报告商业文书在资讯传
11、达方面，应必须注意以下几项基本原则：正确 易懂 迅速 价廉【正确】传达的内容必须正确。主词与受词必须明确表示。避免含糊的文意表现，或模棱两可的解释。需检查有无漏掉必要项目。反复检查有无错字或脱落字。【简洁】宜使用平易的文字。应以配合对方立场和知识的方式说明。先叙述结论，再写理由、说明和参考事项。详细内容则以附注方式说明。 依重要度的顺序书写。要点需分段书写。先写标题，内容方能一目了然。文书宜简短。宜采条列式书写。16 文书的种类与活用正确掌握文书的目的【公司内部的文书】公司发给内部的文书有：签呈、报告书、会议记录等。【报告书的写法】不可失去时效。要注意提出报告书的日期。报告内容宜简洁。报告书有
12、规定格式时，依格式书写。文笔应平易简洁。应先叙述重要事项。欲陈述个人意见时，应与客观事实分别清楚，以另一项目书写。应载明资讯来源。有助了解报告书内容的资料，需作成附件。注意主旨是否明确。写好后应多看几遍。17 报告内容宜简洁，结论要清楚宜简洁。 结论必须清楚。格式以容易阅读为上。 注意数字有无错误。【写报告的 15 项检查要点】文句是否简洁？文字表现是否浅显易懂？是否有容易被误解的表达？标题的内容是否一致？传述的内容是否整理妥当？文体有无混乱或矛盾？是否采条列式说明较容易理解？专门术语或外语是否使用过多？数字和专有名词是否有误？标点符号或分段是否恰当？有无错别字、漏字或简体字？有无使用俗语、流
13、行语、差别语或失体的词语？资讯来源有无明确记载？图表是否写在适当位置？所附资料有无脱落？18 信函 不能让能力或品格受到怀疑文章语气要恳切，不可有失礼之处。避免使用难字或古语，以平易、简洁的现代式表现为佳。有错别字或漏字是最不礼貌的事，所以，信函写好后应再检查几次。不仅文章要注意，以下几点也很重要。印刷品质 用纸种类 决定用文书处理要或打字机书写 或使用毛笔（有时因对方身份或内容所需，要使用毛笔）除此之外，内容或体裁还须注意格调。不可延误时机。文件的处理文件是可搜集人、物、钱等情报的宝贵资产【文件的整理要点】文件不要积压，应当天处理。待处理的文件要让有关的人知道。要仔细处理。应根据公司规定的档
14、案制度，将文件归档。要让每个人都便于利用。要以每个人都容易看见、容易使用的方式归档。不要的即废弃。20 文件的保全文件管理的基本准则【离席或下班时】即使是很快就返回座位，桌上的文件也应整理好或翻面遮住。下班时，文件应完全整理妥当。公司内电话本应收藏在能上锁的柜子里或抽屉内。【携带文件时】在公司内走动时，避免文件露出让第三者看见。在电梯内或通道上，不要取出文件观看。为避免遗失或遗忘，每次取、收文件时，都要点算件数。【文件避免带出公司外】文件以在公司内处理为原则。不得不带出公司外时，需经上司同意，并办理规定手续。需确认欲带出文件的数量。应放入公文封或公事包内严密保管。【带出文件的注意事项】应直达目的地，不可途中拐至他处。搭乘火车或公车时，文件不可放在置物架上，避免失窃或遗忘。坐下时，装有文件的公事包要放在腿上；站立时，应站在通道中间。不必要的文件，应负责以妥切的方法丢弃。21 机密文件企业机密就产资产【机密文件的保管】机密文件必须放在可以上锁的地方保管。下班时需检查有无确实上锁。必要时，应决定保管人。【机密文件的使用】离席时，必须放回原来的保管场所。取出后，自己要负责归位，不可委托他人。【机密文件的借阅、带出公司】要借阅或带出机密文件时，需获得上司的许可。为时确责任之所在，应按规定办理手续。【机密文件的复印】 经上司同意后，得在公司内复印。复印作
