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1、沟通与信息交流管理制度1目的为了建立和规范内外协商与沟通程序,确保质量管理体系的有效运行，特制定本程序。2.适用范围：本程序适用于与发包方、相关方，就有关质量的问题进行沟通和信息交流，以确保准确和充分理解发包方、相关方要求。也适用于本公司所有质量信息的收集、汇总、分析、反馈。 3.职责： 3.1办公室是质量信息中心，具体负责质量信息的收集、传递、和反馈工作，确保质量信息的真实可靠。通过多种途径进行质量信息的收集，汇总各方面的质量信息。 3.2各部门负责质量管理信息的接收、传递与处理；3.3质量安全部负责与发包方相关方要求的沟通和信息交流。4.工作内容 4.1质量信息的内容4.1.1外部信息 a
2、) 国家新颁布的建筑工程施工法律、法规、及行政规章。 b) 国家新颁布的建筑工程施工标准及其他技术性文件。 c) 国家发布的建筑工程施工公告及当地有关部门发布的管理规定等。 d) 供应商质量保证能力及所供应建筑工程施工的质量情况。 e) 同行竞争对手的质量措施、管理水平、效益等情况。 4.1.2 内部信息a)公司各经营环节收集、反馈的与质量有关的数据、资料、记录、报表及文件等，包括建筑工程施工质量、工作质量和服务质量的信息。 b)在用户访问、质量查询、质量投诉和质量事故的质量信息。c)体系运行的信息：包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息。 d)质量管理有
3、效性的信息。e)有关不符合的信息：包括不符合、不合格、纠正和预防措施等信息。f)员工及关注的括作业现场环境状况改善的讨论。g)其它内部信息。4.2质量信息的收集 4.2.1质量政策方面的各种信息:由办公室通过各级建筑工程施工监督管理文件、通知、专业报刊、媒体及互联网收集。 4.2.2公司内部质量信息：由各有关部门通过各种报表、会议、信息传递反馈单、谈话记录、质量查询记录、建议等途径收集。 4.2.3企业外部信息：由各有关部门通过调查、用户访问、分析预测等方法收集。 4.3质量信息的传递和反馈 4.3.1建立以办公室为中心，以全体员工为兼职质量信息员的信息反馈系统，各部门互相协调、配合。gsh办
4、公室在接到信息报告后，应及时对信息进行评估处理，并反馈有关部门，确保信息传递准确、及时、通畅，从而使信息得到最有效的利用。 4.3.2信息的传递方式a) 口头b) 电话c) 会议d) 文件、通知e) 板报、内部通讯f) 网络、电视g) 其它可利用的通讯和宣传工具4.3.3外部信息的传递与沟通a) 质量安全部负责业务接收与发包方有关的信息(包括发包方投诉、发包方建议和发包方满意的信息),并及时填写信息交流单一式二份,一份送相应部门,一份留存;相关部门的信息处理结果一式三份,一份报公室一份；送营销部发包方；一份本部门留存。b) 办公室负责接收、传递、涉及重大质量的信息,并及时填写信息交流单一式二份
5、,一份送相应部门,一份留办公室,并负责与认证机构的交流和沟通。c) 办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、决定、要求等信息,并填写收文单。4.3.4内部信息的传递与沟通a) 各部门对质量要求、目标的完成情况、管理体系实施的有效性每三个月进行一次沟通。b) 办公室、质量安全部每月将体系日常运行中的质量监视情况及时向管理者代表报告。c) 办公室在内审15天内将内审报告向管理者代表、总经理报告。d) 办公室对内审不符合项和管理评审需解决的问题,与相关部门沟通、协商,协助责任部门制定纠正预防措施计划,并将整改效果验证情况向管理者代表报告。e) 办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、决定、要求等信息
6、一周内向经理和相关部门传递,并填写收文单。f) 各部门负责接收和管理由办公室下发的法规、条例、标准等。g) 各部门建立信息登记簿,对无论何种方式、何种渠道获取的有关质量、环境信息,由本部门进行识别并登记。4.3.5质量信息经评估，按其重要程度实行分级管理。 一类信息：对公司有 重大影响，需要企业最高领导做出决策，并由公司各部门协同配合处理的信息。 二类信息：涉及公司内部两个以上部门，需由公司领导或行政部门协调处理的信息。 三类信息：只涉及一个部门，需由部门主管协调处理的信息。 5.记录及保存信息交流单保存期不少于二年。本程序文件主要起草人： 刘志刚本程序文件主审核人： 朱宏炜 本程序文件主批准人： 王建青 2011.01.05
