图书馆人力资源的应用之管理策略

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1、医学图书馆人力资源之应用与管理策略,邱子恒 tzchiutmu.edu.tw 台北医学大学 通识教育中心副教授 兼图书馆副馆长,目标与范围,将图书馆内所有人力资源作最适当的征集、开发、维持与活用，为此所规划、执行与统制之过程 人与事配合，事得其人，人尽其才 人才的选、留、育、用,图书馆的人力资源,各级主管 专业馆员 技术人员 约聘人员 研究人员 工读生 实习生 志工,背景资料: 台湾地区医学图书馆人力资源概况 资料来源： 中华民国图书馆年鉴2003 （由p.293-298 表102中资料重新制表） 注：2008年下半年医委会开始进行新一期的统计，目前尚未发表完整的资料,工作人员总人数表,编制,

2、学科/专业背景,工读生人力资源(时/周),*只有一家地区医院填答 *只有一家研究机构组织填答,未支薪志工力资源,*只有一家精神专科医院与其它医院诊所填答,理论篇： 人力资源应用与管理 资料来源： 邱子恒，人力资源运用与管理，国家图书馆远距学园2005教学课程,日本人力资源管理的特点,终身职业制 缓慢升职和评估（年资是增加工资的主要因素） 非专业生涯途径（在企业内轮换工作） 集体决策 品质管理,美国人力资源管理的特点,偏重硬件因素，即策略、组织机构和正式体制 重视公司、企业文化 组织的生命周期并不固定,人本的管理思想,教育程度提高，知识工作者的比重越来越高，发展出以人为中心的人本管理思想 人本管

3、理的层次 参与式管理 自我管理 目标管理 优点 限制,人力规划的目的,减低用人成本 合理分配人力 适应组织发展 满足员工需求,人力规划的内容,组织分析 分工與專業化 层次与权责 工作分析 方法 工作说明书（业务职掌表） 委托外包,图书馆中任务小组的设置,台北医学大学图书馆工作小组,推广小组 馆藏发展小组 馆讯编辑小组 书目品质小组 空间规划小组 教学计越计画小组 - NEW 五十周年校庆策展小组 - NEW Sci/ssci研究竞争力分析小组 - NEW,人力规划的内容,人力分析 现有人力分析 未来人力需要预测 适当的分配工作，提高效率 避免无形的人事浪费,人才召募与考选,国家考试，受训合格后

4、分发 制定所需应征条件，录用理想的人才 征才过程 求才公告 申请（寄履历表与自传） 笔试、面谈 通知录取 后续事项,人才养成与培育,新进人员的培训（职前培训） 在职培训 工作轮调 见习 在职进修 停职培训,激励理论,麦克格里哥（McGregor）的X理论与Y理论 X理论对人性的基本假设 Y理论对人性的基本假设 馬斯洛（Maslow）的需求層級 赫兹伯格（Herzberg）二因子理论 激励因子 保健（卫生）因子,马斯洛（Maslow）需求层级,激励理论应用,图书馆工作人员也是一种知识工作者 征集知识 创造知识 包装知识 应用既有知识 为新目的重复使用知识,激励理论应用,如何留住知识工作者的心 从

5、“生存”需求下手 从“生活”需求下手 从“社会亲和”需求下手 从“自尊”需求下手 从“自我实现”需求下手,从“生存”需求下手,关怀健康，如：员工诊疗室 年度健康检查 保险制度,从“生活”需求下手,员工入股、分红 金钱攻势 弹性工作时间 休闲式上班环境 员工心理谘商 托儿服务,从“社会亲和”需求下手,不叫头衔的企业文化 实际社群社团 庆生会 尾牙餐聚 运动会 自强活动 员工旅游 动之以情,从“自尊”需求下手,高阶主管专属车位 配车 气派办公室 教育训练 公开表扬 知识权威,从“自我实现”需求下手,内部创业 合伙人制 提案制度 参与式管理 授权,工作丰富化 计画晋升 生涯规划 适才适所 生涯规划,

6、营造组织文化,成为一个吸引人才的组织 强势 温和、严肃 快乐、命令 沟通、形式化 社团化、高薪 悠闲、照顾 成长、有道义的组织机构,提高领导力,培养良好习惯 提高管理能力 善于接受批评 增强说服力 轻松的领导员工 做一个尊重别人的主管 批评下属的原则,管理者的领导方向,尽快使员工接受新观念 利用失误来改进工作 对有意义的失败给以重奖 赞美下属的技巧,善用信息科技,可节省重复人力，提升服务品质 RFID 自助借还书系统 无人图书馆 数字化信息服务,图书馆之专业伦理,Code of Ethics of the ALA 我国图书馆员专业伦理守则,经验分享篇： 应用图资背景研究生轮值 参考咨询服务台

7、资料来源： 邱子恒，应用图资背景研究生轮值大学图书馆参考咨询服务台之研究，图书与信息学刊，第65期(民2008.5)，页75-91。,TMUL 组织架构,计时工读生 14400小时/年 志工1 人,研究动机,Before(动机) 图书馆工作人员人数 提升服务品质 参考业务 工读同学来源与学科背景,After(疑问) 疏解了本馆参考人力不足的状况 ？ 应用图资背景研究生轮值参考柜台之可行性？,文献分析 1/15,(一) 美国大学图书馆的情况 2000年，Womack对美国设有图资相关研究所的大学图书馆之参考部门做了问卷调查。 调查范围包括：招募、任期、教育训练、工作任务、负责管理者、以及表现评量

8、等层面 。 问卷总计发放了59份回收37份，其中有效问卷为36份，回收率为62%。,文献分析2/15,调查结果显示： 64%（23个）聘用研究生助理。 学校的学生数VS.聘用研究生助理。 87%(20/23)图书馆表示只聘用图资相关研究所的同学。,文献分析3/15,招募方法： 常被使用的方式： 口耳相传（69.6%）、在Listserv公布（56.5%）、在课堂上公布（52.2%）和在公告栏上公布（52.2%）。 有效： 学校征才资料口耳相传学校人事单位公告图书馆刊物。,文献分析4/15,常被使用的招募工具 ： 先前的经验（87.0%）、面谈（82.6%）、和履历表（82.6%） 有效的方法：

9、 其它面谈履历表先前的经验 最常使用，也是最有效的招募工具。,文献分析5/15,参考部门和研究生助理参与的工作 n=23 研究生助理轮值柜台时间？,文献分析 6/15,(二)馆方与研究生助理之“双赢” 对学生来说，担任参考助理馆员是很好的职前专业工作经验。 非图资背景 (小朋友) VS. 图资背景 (同伴) 反对使用助理在第一线来回答问题 ，较谨慎的做法是以转介的方式。 使用助理产生的问题： 次级的服务品质、使用者对图书馆有负面观感、研究生助理与图书馆之间的相互不满,文献分析7/15,研究生助理在参考柜台值班对于学生和馆方之益处。 招募研究生助理时，馆方应考量的项目： 应征者有否正确的工作目的

10、 应征者有否适合的人格特质 应征者的各种状况有否符合图书馆整体人力结构的需求,文献分析8/15,建立研究生助理正确的心理认知： 让研究生助理知道其工作的重要性 让研究生助理知道他被预期的表现是什么 对研究生助理提出之建议： 跟你的老板一起规划你的工作内容 做一个谦虚的学徒 找一个导师 记录工作日志 对一般性的参考问题绘制流程图,文献分析9/15,为每个数据库制作一份快速指引 为自己列举一张神奇检索关键词清单 记忆你图书馆使用的分类系统 注意图书馆中重要的参考工具书 认真处理一般性行政与琐碎的工作 主动解决读者的信息需求 掌握学生询问作业相关问题的处理方式 教导读者亲自完成他的检索过程，并鼓励他

11、若有问题要随时回来询问 养成读者至上的服务态度,文献分析10/15,(三) 研究生助理有否具图资背景之差异 动机差异 聘用非图资背景的研究生助理之优点与经验分享(犹他州立大学图书馆、阿肯萨斯大学图书馆) 问题： 在参考服务上应该涉入到什么程度？ 是否适合担任教育训练的讲者？,文献分析11/15,(四) 对参考助理馆员之教育训练 清楚描述且可量化的目标，是进行全面性教育训练的起点。 2000年，Womack对美国设有图资相关研究所的大学图书馆之参考部门做了问卷调查。,文献分析12/15,文献分析13/15,文献分析14/15,缩短大学图书馆研究生助理人力交替时的作法： 同侪学习 知识管理 知识库

12、存 互动平台 建置丰富的智能资源 离职访谈,文献分析15/15,对于研究生助理教育训练的作法： 犹他州立大学图书馆 书面资料、每周不同主题的小组讨论 伊利诺大学香槟校区图书馆 自评表 北爱荷华大罗德图书馆 大班式教学个人化自调式的教育自学讲义,研究方法1/2,研究方法 文献分析、访谈 研究目的 探讨应用图资背景研究生轮值参考柜台之可行性 研究工具 半结构式访谈大纲,研究方法2/2,访谈在2006年9月到10月间进行，受访者资料如表所示：,研究发现1/17,(一) 应征动机 主要是因为想要有相关的实务工作经验 。 那时候，我的论文还要再多写半年，那我希望这半年有多一点的实务经验。 主要是因为我的

13、论文题目跟参考馆员有关，我的论文题目是关于参考馆员的人际沟通。那在访谈之前，我当然会想要先了解一下这个工作。,研究发现2/17,再过半年就要毕业啦，以后我想要投入图书馆的工作，那因为从来都没有经验，那对未来找工作，可能就是比较没有经验比较不好，所以我想说我想要找一个有关图书馆的工作。那我本身就是对参考这个比较有兴趣，所以我就来应征。 就刚好自己就是论文也是有停一段时间，想说既然停着没事做，就是来增加经验也不错，因为以前都在柜台都是以流通为主，又没有接触过以参考为主的柜台。,研究发现3/17,(二) 在参考柜台之心路历程 刚轮值参考柜台时，因为不熟悉工作内容与医学资源，产生紧张的情绪。 呀！我觉

14、得刚开始，说真的还满紧张，因为刚好就是北医、这医学的东西，就是完全都不熟悉。,研究发现4/17,会挺担心的。因为就是大概第一次是会比较感觉不太有力。然后，我很怕就是因为我还不是很清楚这里，回答问问题的状况那就是比较担心，因为毕竟说我也不是很常使用那些医学的数据库，然后想说如果他们指读者来问的话，我要怎样回答他们。 刚开始做的时候真的是很紧张，我超怕人家来问问题。然后就是坐在那里等，真的非常紧张，也不敢做什么事情这样子。,研究发现5/17,哦！我觉得至少可能环境也熟了！然后你对资源整个都比较了解之后，我会觉得比较清晰一点这样子。那也跟馆员比较熟一点，遇到什么问题知道要找谁，我觉得这样也有帮助。

15、现在就还好呀，就每天就是觉得去上班这样子。当然有时候你还是会遇到一些不会的事情，但是就会觉得又多学到一样了这样子。,研究发现6/17,(三) 实际工作之状况 参考柜台上遇见的问题重复性高，且多为指示性的问题。,台北医学大学图书馆95学年度参考问题类型统计表,研究发现7/17,因为很多问题是重复出现的，一开始遇到可能不知道怎么反应，从来就会慢慢会回答啦。 在课堂上听到的，就感觉读者都会来问专业的问题，来这边就发现工具指计算机、系统等的使用比较多。 可是大概一个礼拜、两个礼拜之后就发现会来问参考问题的其实不会多难，大部分都是指引性问题，所以说慢慢的就渐入佳境。,研究发现8/17,遇到不会或不清楚的

16、问题时，最终都会再去询问参考馆员。 就是先看之前有没有人问过，那有问过大概就知道大概怎么回答，或者是查图书馆网页。就是他们会问一些图书馆的一些规定之类的，就直接查，那如果真的再不行的话，最后就是会直接问馆员。 就打电话来问馆员呀！我就会说那你先坐一下吧，然后我就马上拨电话问呀。,研究发现9/17,面对亲临柜台、电话、e-mail与MSN等不同询问问题的管道，会有不同的心里压力 。,台北医学大学图书馆95学年度参考问题途径统计表,研究发现10/17,如果读者到柜台前的话，就有那种时间压力。比如说弄太久，他就有点不耐烦，这样压力就很大。 如果人真的在现场的话，他一直盯着我看，会看到我每一个动作、每一个步骤，因为有些时候我们在查资料的时候也是要试嘛，不是说马上说就切入重点找到，所以就会比较紧张。,研究发现11/17,我prefere-mail，我觉得打电话会更紧张，因为觉得电话就是那种计算时间的。 电话的话我觉得还好，就是他打电话来如果