采购与付款循环的审计.ppt

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1、审 计 学 AUDITING,任课老师:吴 敏,课件下载:， 密码：kjx2010 请勿修改！ 问题答疑：,第十四章 采购与付款循环的审计,本章重难点,1.了解采购与付款循环八大业务活动（教材P308）； 2.掌握教材表14-2（教材P310）； 3.测试采购交易真实性、完整性审计程序（教材P312）； 4.固定资产的实质性分析程序（教材P326）； 5.应付账款未入账的审计程序（教材P325）。,采购与付款循环的实质性程序,采购与付款循环的特点,采购与付款循环的内部控制和控制测试,第一节 采购与付款循环的特点,一、了解采购与付款循环的主要业务流程 （一）请购商品和劳务 （二）编制订购单 （三

2、）验收商品 （四）储存已验收的商品 （五）编制付款凭单 （六）确认与记录负债 （七）付款 （八）记录现金、银行存款支出,（一）请购商品和劳务 1.仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。 2.生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。 3.对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。 4.对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。,（二）编制订购单 1.采购部门负责编制订购单和发出订购单。 2.采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。 3.采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价

3、与确定供应商的职责应当分离；对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。 4.采购部门收到请购单后，对金额在人民币元以下的请购单由采购经理负责审批；金额在人民币元至人民币元的请购单由总经理负责审批；金额超过人民币元的请购单需经董事会审批。 5.采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。,（三）验收商品 1.验收管理员需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符、盘点商品并检查商品有无损坏。 2.验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。 3.验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。 4.验收管

4、理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。,（四）储存已验收的商品 1.储存岗位与验收岗位应当职责分离。 2.限制无关人员接近储存的商品存货。,（五）编制付款凭单 1.确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。 2.确定供应商发票计算的正确性。 3.编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。 4.独立检查付款凭单计算的正确性。 5.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。 6.由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。,（六）确认与记录负债 1.应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中

5、加以记录；在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。 2.记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。 3.在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性；通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。,

6、（七）付款 1.独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。 2.应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。 3.被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。 4.支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。 5.支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。 6.支票应预先顺序编号，以保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。 7.应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。,（八）记录现金、银行存款支出 1.会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金

7、额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。 2.通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。 3.独立编制银行存款余额调节表（不能由出纳员编制该表，否则属于内部控制设计缺陷）。,【例题1单选题】以下对采购与付款业务流程相关控制活动与相关认定的对应关系的陈述中，不恰当的是（ ）。 A.连续编号的验收单与应付账款的“存在”认定最有关 B.支票预先顺序编号能够确保支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性 C.订购单的连续编号控制能够有效降低应付账款“完整性”认定错报风险 D.确定供应商发票计算的正确性能够降低应付账款的计价和分摊认定、相关费用的准确性认定的错报风险,【

8、答案】A 【解析】选项A不恰当。连续编号的验收单与应付账款的“完整性”认定最有关。,一、采购交易的控制目标、关键内部控制和测试一览表 二、采购交易的内部控制 三、付款交易的内部控制 四、固定资产的内部控制,第二节 采购与付款循环的内部控制和控制测试,一、采购交易的控制目标、关键内部控制和测试一览表 （一）表14-2 （二）对表14-2有关内容的说明,【例题2多选题】以下控制活动中能够控制应付账款“完整性”认定错报风险的有（ ）。 A.应付凭单均经事先连续编号并确保已付款的交易登记入账 B.订购单均经事先连续编号并确保已完成的采购交易登记入账 C.验收单、卖方发票上的日期与采购明细账中的日期已经

9、核对一致 D.验收单均经事先连续编号并确保已验收的采购交易登记入账,【答案】ABD 【解析】选项C不恰当。将验收单、卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行核对，其目的是为了控制采购业务入账时间的恰当性。,1.所记录的采购都确已收到商品或接受劳务； 2.已发生的采购交易均已记录； 3.所记录的采购交易估价正确。,1.所记录的采购都确已收到商品或接受劳务 如果注册会计师对被审计单位在这个目标上的控制的恰当性感到满意，为查找不正确的、没有真实发生的交易而执行的测试程序就可大为减少。恰当的控制可以防止那些主要使管理层和员工而非被审计单位本身受益的交易，作为被审计单位的费用支出或资产入账。,【相关说明

10、】 在有些情况下，不正确的交易是显而易见的。例如，员工未经批准就购置个人用品，或通过在付款凭单登记簿上虚记一笔采购而侵吞公款。但在另外一些情况下，交易的正确与否却很难评判，如支付被审计单位管理人员在俱乐部的个人会费、支付管理人员及其家属的度假费用等。如果发觉被审计单位对这些不正当的、站不住脚的交易的控制不充分，注册会计师在审计中就需对与这些交易有关的单据进行广泛、深入的检査。,2.已发生的采购交易均已记录 应付账款是因在正常的商业过程中接受商品和劳务而产生的尚未付款的负债。已经验收的商品和接受的劳务若未予以入账，将直接影响应付账款余额，从而少计企业的负债。如果注册会计师确信被审计单位所有的采购

11、交易均已准确、及时地登记入账，就可以从了解和测试其内部控制入手进行审计，从而大大减少对固定资产和应付账款等财务报表项目实施实质性程序的工作量，大大降低审计成本。,3.所记录的采购交易估价正确 由于许多资产、负债和费用项目的估价有赖于相关采购交易在采购明细账上的正确记录，因此，对这些报表项目实施实质性程序的范围，在很大程度上取决于注册会计师对被审计单位采购交易内部控制执行效果的评价。如认为采购交易内部控制执行良好，则注册会计师对这些报表项目计价准确性实施的实质性程序的数量，显然要比采购交易内部控制不健全或形同虚设的企业少得多。,【相关说明】 当被审计单位对存货采用永续盘存制核算时，如果注册会计师

12、确信其永续盘存记录是准确、及时的，存货项目的实质性程序就可予以简化。被审计单位对永续盘存记录中的采购环节的内部控制，一般应作为审计中对采购交易进行控制测试的对象之一，在审计中起着关键作用。如果这些控制能够有效地运行，并且永续盘存记录中又能反映出存货的数量和单位成本，还可以因此减少存货监盘和存货单位成本测试的工作量。,二、采购交易的内部控制 （一）适当的职责分离 （二）内部核查程序,（一）适当的职责分离 采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求 1.请购与审批； 2.询价与确定供应商； 3.采购合同的订立与审批； 4.采购与验收； 5.采购、验收与相关会计记录； 6.付款审批与付款执行。,（二）

13、内部核查程序 1.采购与付款交易相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款交易不相容职务混岗的现象。 2.采购与付款交易授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款交易的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 3.应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。 4.有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。,三、付款交易的内部控制（教材P313+P358、P359） 1.企业应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法等有关货币资金内部控制的规定办理采购付款交易。

14、2.企业财会部门在办理付款交易时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 3.企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。,4.企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项需经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。 5.企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货款。 6.企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付款项等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。,四、固定资产的内部控制 （一）固定资产

15、的预算制度 （二）授权批准制度 （三）账簿记录制度 （四）职责分工制度 （五）资本性支出和收益性支出的区分制度 （六）固定资产的处置制度 （七）固定资产的定期盘点制度 （八）固定资产的维护保养制度,（一）固定资产的预算制度 预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。通常，大中型企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算；小规模企业即使没有正规的预算，对固定资产的购建也要事先加以计划。,（二）授权批准制度 完善的授权批准制度包括：企业的资本性预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效；所有固定资产的取得和处置均需经企业管理层书面认可。 （三）账簿记录制度 除固定资产总账外，被

16、审计单位还需设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡，按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。,（四）职责分工制度 对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责。 （五）资本性支出和收益性支出的区分制度 企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。通常需明确资本性支出的范围和最低金额，凡不属于资本性支出的范围、金额低于下限的任何支出，均应列作费用并抵减当期收益。,（六）固定资产的处置制度 固定资产的处置，包括投资转出、报废、出售等，均要有一定的申请报批程序。 （七）固定资产的定期盘点制度 对固定资产的定期盘