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1、书面沟通的基本形式,备忘录 电子邮件 信函 建议书 报告 摘要,商务谈判备忘录,催款函,求职信,XX经理： 您好！ 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。 个人简历
2、及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139* 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！ 此致敬礼！ 您真诚的朋友： XXXX年X月X月,辞职信,公司人事部： 我因为要去美国留学，故需辞去现在的工作，请上级领导批准。 公司的企业文化感化了我，我对公司是深有感情的。我留学归来之 后，仍愿意回公司就职。 感谢公司领导和同事在工作中对我的关心和支持，并祝公司兴隆。 市场部 张三丰 X年X月X日,回复投诉函,邀请函,报告的基本结构：,标题 概要 目录 主体部分(正文) 结论和建议,报告的特点如下： 报告是较正式的沟通方式。 报告能够传递复杂的信息。
3、报告对文件作永久的记录。 报告有助于商务决策的选择。 报告中可以使用图表等视觉辅助方法，使信息更清楚、更生动、更有趣。 但是，报告需要事前的周密计划和准备，需花费时间和精力。,有效书面沟通的标准,清晰(Clear) 完整(Complete) 准确(Correct) 简洁(Concise) 树立良好信誉 建立友善关系,商业信函中的使用,Written Communication 书面沟通,Presentation of Business Documents 商业通讯文件的样式,商业通讯文件的范围,Business Letters 商业书信 Memorandum 备忘录 Fax Messages
4、传真 E-mail 电子邮件,商业书信组成部分,1. Letterhead 信头 2. Reference 参考 3. Date 日期 4. Inside name & address 收件人姓名及地址 5. Salutation 称谓 6. Heading 标题,商业书信组成部分,7. Body of letter 信文 8. Complimentary close 结尾问候 9. Name of sender 寄件人姓名 10. Senders designation 寄件人头衔 11. Enclosures 附件 12. Copy 副本,Letterhead 信头,信纸质量象征着公司的质
5、量 信头通常包含： 1. 商标 2. 公司名称 3. 地址 4. 联络号码 5. 办公室登记处和号码,Reference 参考,过去以”Our ref” 或 “Your ref”表示 以姓名的首字排列： 写信人/打字者/档案编号或部门代号 范例： GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134,Date 日期,英式写法为日-月-年 范例：12 July 2005 美式写法为月-日-年 范例：July 12, 2005 中式写法为年-月-日 范例：X年七月十二日,Inside Name & Address 收件人姓名和地址,将以下数据分行并按顺序写出： 收件人全名及称谓 头衔 公司名
6、称 地址 范例： Mr James Leighton General Manager Leighton Engineering Co Ltd 12 Bracken Hill Manchester M60 8AS United Kingdom,Salutation 称谓,已知收件人姓名时： Dear Mr Leighton Dear Douglas 收件地址为一个机构时： Dear Sirs 不知收件人的姓名时： Dear Sir or Madam,Heading 标题,说明信件的主旨 通常全为大写字母 范例： Dear Mrs Jackson INTERNATIONAL CONFERENCE
7、24 OCTOBER 2005,Body of Letter 信文,段落之间须空一行 (double space) 行与行之间则不空行 (single space),Complimentary Close 结尾问候,在信的结尾予以问候以结束信件内容 两种表达方式：,Senders Name & Designation 寄件人姓名及头衔,在结尾问候下方空4-5行作为签名之用 以全部大写打出寄件人姓名 头衔置于寄件人姓名下一行 范例： Yours sincerely SOPHIE BOLAN (Mrs) Chairman,Senders Name & Designation 寄件人姓名及头衔,若签
8、名者是以寄件人之名义发信时： Yours faithfully Shirley Johnson for GEORGE FREEMAN General Manager *或以per pro 或 pp (per procurationem, i.e. “on behalf of”)表示委任、授权行为,Enclosures 附件,表达随信附上文件的方式有三种： 在信件左下角贴上”enclosure”的标签 在信件内容提到附件的那一行文字左边标注三个点 在信的脚注(即寄件人头衔下方间隔一行处)打上”Enc”或”Encs”,Copy 副本,如果信件副本须交付第三者时，加注”cc”或”Copy”以及其它收
9、件人的姓名、头衔 如果同一信件收信人超过三人以上，则以姓氏的字母顺序排列 范例： cc Susan Jones, Accountant David Roberts, Company Secretary Norman Taylor, General Manager 若为“bcc” (blind copy circulated 密件副本)表示写信人不希望收信者知道第三者,Continuation Pages 续页,续页须在信纸上方打上页码、日期、收件人姓名 前页无须注记内容尚未结束的字眼 续页的信文必须包含至少3-4行文字 尽量保持一个段落在一个页面中,Memorandum 备忘录,提供信息 询问
10、讯息 行动或决定通知 询问行动或决定,备忘录与商业书信之不同,不需要称谓 主文必须以条列方式分为数个段落 不需要结尾问候 在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔,传真与商业书信之不同,须注明传真出去的总页数 称谓可加可不加 不需要结尾问候 在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔,电子邮件的缺点,时间系统错误 标题不明确 礼仪被忽略 不讲究格式 副本发送浮滥 语法、拼字、标点使用草率,网络礼仪 (Netiquette),1. 确定收信人电子邮件地址 2. 检查计算机内部时间系统 3. 写出清楚明确的标题主旨 4. 参考商业书信写作法则 5. 关闭大写按键 (Caps Lock) 6. 善用感性的语言 (Emoticons) 7. 问候诚恳但可以不正式 8. 使用简洁且完整的句子 9. 检查讯息 10.保留副本,
