项目管理办法.doc

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1、 上海汽车工业销售总公司上海汽车工业销售总公司 “信息系统规划信息系统规划”项目项目 项目管理办法项目管理办法 毕博管理咨询公司毕博管理咨询公司 目目 录录 一、一、项目人员角色和职责项目人员角色和职责3 二、二、项目进度管理项目进度管理5 三、三、项目运行中的沟通机制项目运行中的沟通机制6 四、四、项目文档资料管理机制项目文档资料管理机制9 五、五、项目人员的考核机制项目人员的考核机制11 六、六、项目培训机制项目培训机制12 七、七、项目变更管理项目变更管理13 八、八、项目风险管理项目风险管理14 九、九、项目验收机制项目验收机制15 十、十、管理控制流程管理控制流程17 一、一、 项目

2、人员角色和职责项目人员角色和职责 项目指导委员会项目指导委员会 客户：叶永明总经理 金麒副总经理 顾问方： 朱农飞总经理 项目管理项目管理组组 客户：李雷经理 顾问方： 张晖经理 质量监督质量监督 顾问方： 黄辉总裁 客户经理客户经理 顾问方： 高翔经理 国外国外专家专家顾问顾问 顾问方： Wayne J. Stein Robert H. Baxendale 客户工作小组客户工作小组 韩露 陈晓东 潘捷 洪智敏 顾问方工作小组顾问方工作小组 马宁高级顾问 马可高级顾问 朱晓佳顾问 国内国内专家专家顾问顾问 顾问方：李旭伟经理 项目管理办公室项目管理办公室 客户：潘捷（兼） 顾问方： 马可（兼）

3、 顾问方顾问方关键用户组关键用户组 物流：严俊 销售：施工 售后：夏军 黄海峰 码头：孙建国 项目验收项目验收 客户：IT规划项目评审 委员会 项目成员职责项目成员职责 项目指导委员会 确保项目目标切实可行；安排参与项目的成员，控制项目范 围；通过项目指导委员会会议，来检查整个项目的进展情况；通过项目进展状况 报告，来监控项目进度；和项目管理组保持沟通，以保持对项目的及时了解；参 加项目阶段性汇报会，审阅项目的关键成果；解决一些致关重要的，影响项目进 行的问题；确保项目得到相关成员的支持 质量监督 定期审核项目工作文档和项目交付文件，以检查项目质量情况；提 供解决项目主要问题的建议；保证项目的

4、总体质量 项目验收 根据项目计划，定期审核项目交付文件，确定交付文件是否符合 客户的要求；提供实际交付文件与目标的差距和整改建议；保证项目实施成功。 IT 规划项目评审委员会由上汽销售总经办、IT 部、第三方公司共同组成 项目管理 确定项目的目标/方向；安排项目具体每天，每周的工作；协调各 个项目组和各项目阶段的工作时间及内容；监督和管理项目的进展，确保项目按 时、按质完成；对项目执行计划进行检查，并作必要的调整；进行项目成员的绩 效评估；和项目指导委员会保持密切的联系，以及时反映项目的关键问题；确保 管理层对项目的支持 客户经理 定期拜访客户，听取客户对项目和顾问方项目团队的意见和建议， 与

5、顾问方项目经理或顾问方管理层沟通，督促问题的解决；听取顾问方项目团队 的意见和建议，与上汽销售沟通，需求解决 国外顾问 负责整理相关国外公司的 IT 最佳实践，并参加项目中期的研讨会 国内顾问 负责整理相关国外公司在国内的合资公司的 IT 最佳实践，并参加 项目中期的研讨会 项目管理办公室 负责项目管理工作的文案准备；负责项目的文件管理；负责 安排项目会议；负责协调相关人员参与项目的工作、会议、访谈等 客户工作小组 负责提供或协调提供 SAISC 整体的战略、组织、流程、IT 等 方面的资料；参与对未来的规划；保持与 SAISC 相关部门业务人员的紧密协作关 系，使得项目的成果能够成功传递，并

6、为将来的实施打下基础 顾问方工作小组 执行各自负责领域的项目具体工作；定期向项目管理层汇报 项目的进度；及时发现并汇报项目进行中出现的问题，并提出可能的解决方案； 对各自的工作成果负责，确保按时、按质完成项目工作 关键用户组 接受或安排相关人员接受项目组工作小组的访谈；提供或协调提 供各自所在业务的发展战略、组织现状、流程现状和 IT 现状；对项目工作小组 设计的未来规划提供反馈意见，并进行确认；参与主要的项目汇报会议 二、二、 项目进度管理项目进度管理 1. 项目进度管理的目标: 进度管理的目标在于确保项目按计划执行，加强项目指导委员会对项目进度的了解， 制定应急计划，减低意外事件对项目进度

7、的影响。 2. 项目的进度将通过项目计划来安排： 项目计划任务要细化到天，计划的制订需要通过项目管理办公室的同意。 3. 项目进度控制： 每周的项目小组例会上将回顾和监督小组的工作状态是否符合项目计划。各小组组 长对本组的项目进度负责。双周的项目办公室例会将回顾和监督所有小组的工作状态， 项目经理将对总体的项目进度负责。每月项目组将向项目指导委员会汇报项目进展状态。 项目进度管理程序项目进度管理程序 小组组长 每周与组员举行 进度会议，并拟 制模块进度报告 小组组长 每周向项目经理 提交模块进度报 告 项目经理 每周与各模块组长 举行内部进度会议， 确定模块进度报告 项目经理 每周指定专人草拟

8、 项目进度报告，并 向项目指导委员会 提交项目进度报告 项目经理 每月主持举行项目 进度协调会，落实 各进度报告 项目经理 向项目指导委员会 提交落实的进度报 告、会议记录 项目经理 指定专人就进度 报告和会议记录 提出反馈意见 项目进度报 告 会议记录 分小组进度 报告 项目进度 报告 项目经理 就双方意见作出响应， 在有需要时组织修改 进度报告和会议记录 反馈意见报告项目进度监控项目进度监控分小组进度 三、三、 项目运行中的沟通机制项目运行中的沟通机制 参加对象参加对象 事件事件 类别类别 沟通沟通 渠道渠道 召集召集 人人 SAISCSAISC 毕博毕博 内容内容时间时间结果结果注意事项

9、注意事项 1.访谈、 座谈性 质 访谈、 座谈 会 毕博项目管 理办公 室对口 人员； 相关项 目小组 成员； 相关业 务部门 人员 项目管 理办公 室对口 人员； 相关项 目小组 成员 对上汽销售总公 司的业务部门进 行访谈； 就各项目小组成 果相关的问题进 行探讨 根据项目的 需要召开 了解上汽销 售总公司的 现状以及对 未来的期望 和需求；就 各项目小组 成果相关的 问题达成一 致意见 应提前 2 个工作日 以书面形 式通知 项目 进度 协调 会 毕博项目协 调委员 会、项 目管理 办公室 成员 项目管 理办公 室成员 汇报每月项目进 展情况，通过下 月工作主计划， 讨论项目工作进 程中

10、出现的问题 和解决方案；以 后的工作安排等 每月的第一 天举行,时间 为 15:00- 17:00 项目进度报 告，项目主 计划，问题 和解决情况 清单，会议 纪要等 2.沟通 协调性 质 项目 管理 办公 室例 会 毕博项目管 理办公 室成员 项目管 理办公 室成员 通报本周工作进 展情况，讨论项 目工作进程中出 现的问题和解决 方案；以后的工 作安排等 每逢双周的 周一举行,时 间为 14:00- 15:00 项目主计划， 问题和解决 情况清单， 会议纪要等。 事件事件 类别类别 沟通沟通 渠道渠道 召集召集 人人 参加对象参加对象 内容内容时间时间结果结果注意事项注意事项 SAISCSA

11、ISC 毕博毕博 项目 小组 例会 毕博各项目 小组成 员 各项目 小组成 员 通报本周工作进 展情况，讨论项 目工作进程中出 现的问题和解决 方案。 每逢周一举 行,时间为 13:00-14:00 问题清单和 解决情况 问题 协调 会 双方项目管 理办公 室；相 关项目 小组成 员；相 关部门 人员 项目管 理办公 室；相 关项目 小组成 员 解决项目小组层 次不能解决的， 需要由项目管理 办公室召集相关 项目小组或部门 参加，并进行统 一协调的问题 根据项目进 展的需要召 开 解决项目小 组层次不能 解决的问题， 会议纪要等 若有项目 指导委员 会或项目 经理参加 则需提前 2 个工作 日

12、以书面 形式通知 3.培训 性质 转变 促成、 培训 会 毕博上汽销 售总公 司员工、 项目管 理办公 室 项目管 理办公 室对口 人员； 相关项 目组成 员 宣传、培训，减 少项目推行的阻 力 项目开始阶 段及进行中 传授知识， 减少项目推 行的阻力 应提前 2 个工作日 以书面形 式通知 4项目 成果报 告性质 项目 成果 报告 会 双方项目指 导委员 会；项 目经理； 项目管 项目指 导委员 会；项 目经理； 项目管 各项目小组项目 阶段成果汇报 项目阶段成 果汇报 确认项目阶 段成果 应提前 2 个工作日 以书面形 式通知 事件事件 类别类别 沟通沟通 渠道渠道 召集召集 人人 参加对

13、象参加对象 内容内容时间时间结果结果注意事项注意事项 SAISCSAISC 毕博毕博 理办公 室； 理办公 室； 5.项目 组活动 项目 组成 员活 动 双方项目组 所有人 员 项目组 所有人 员 共同举办文娱活 动 视项目情况， 在工作之余 举行 活动简报提前 2 个 工作日以 书面形式 通知 1. 为保证项目的顺利开展，双方应在项目中保持充分和有效的沟通 2. 根据项目中发生的各种事件类型，采用不同的沟通渠道和沟通方式（请参见上表） 3. 1所有会议要有明确的议程安排、会议目标、内容、参加人员要求；会议进程中应 遵守会议议程主题 4. 4. 2会议安排的流程： a. 会议的发起：由会议的召

14、集人（分别由双方项目管理办公室负责人担任）负责安 排会议时间和召集与会者 b. 召集人指定本项目小组的联系人提前若干工作日（详见上表）向对方联系人提交 会议目的、议程、与会人员名单（或人员要求）和会场安排等相关要求。 c. 对方联系人在 1 至 2 个工作日内给予答复，以确认上述会议相关要求 5. 反馈机制 安排会议和沟通渠道的目标是沟通并且协商解决各种问题，推动项目的顺利进行。参与 者有责任对提出的与自身相关的问题作出书面或口头的答复。各次会议的会议纪要将以 Email 或书面文件的形式送达所有与会者。与会者必须审核会议纪要，如需要，必须和相 关人员讨论，并提出反馈意见。若在与会者收到邮件或

15、书面文件二个工作日内，会议发 起人没有收到任何形式的反馈意见，则表明与会者对会议记要的全面认同。 四、四、 项目文档资料管理机制项目文档资料管理机制 1上汽销售总公司与毕博之间信息资料传递的管理办法 a. 由上汽销售总公司负责在其内部网上为项目小组建立项目专用邮箱。并建立专供 双方信息资料存放和传递的数据库，项目的相关文档应当按照目录结构分类存放。 项目文档库结构如下： 文件目录结构： 10_项目管理 通讯录 工作计划 项目进度报告 文档模板 20_战略、组织、流程 总部 物流业务 服务业务 销售业务 30_IT现状 信息系统管控模式 应用系统 数据逻辑 技术架构 40_国际标杆企业 信息系统

16、管控模式 物流业务 销售业务 汽车俱乐部 汽车快修保修 50_国内最佳实践 信息系统管控模式 应用系统架构 技术架构 60_信息技术目标 信息系统管控模式 应用系统 数据逻辑 技术架构 70_行动计划 系统改进方案 行动方案 80_交付品 现状评估 IT最佳实践 IT建设目标 中期报告 IT未来目标环境 行动计划 b. 由 1 1、上汽销售总公司及毕博分别应确定一名信息资料管理员，主要负责资料 获取与传递的协调工作和资料备案工作。分别负责管理双方的信息资料 c. 信息与资料传递流程: i)2、 国泰君安及安达信信息资料传递接口由资料需求人申请，交项目 管理办公室批准，并抄送本方信息资料管理员 ii)项目管理办公室组织相关人员或部门收集所需资料 iii)项目管理办公室指示本方信息资料管理员将资料传递给对方信息资料管理 员，传递方式根据资料性质不同而不同：纸质材料可直接交给对方，电子 文档类资料可通过电子邮件或内部网上的资料交流数据库进行传递 iv)信息资料管理员将所获得的资料进行登记，进行统一保