主管得八大基本教练.doc

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1、主管八大基本教練 主管位尊權大，並非人人皆可登上此一寶座，但榮膺此職者卻不一定有卓越的表現。甚至有許多身歷其境的主管，常因處世不夠歷練，人際關係的運用不夠圓熟，以致“尺寸”拿揑不準，而大感主管難爲。做一個卓越主管，顯然必須熟知基本教練，方能在主管工作上游刃有餘。一、主管的特質與内涵 主管是勞心而非勞力者，是負責單位績效成敗的人；主管工作的特點為簡短、片斷與多變，並且仍以藝術成分居多。 主管一詞，所涉甚廣，不管是政府機關、民營企業，甚至非營利事業的組織，如學校、醫院、軍隊，以及各種基金會與財團法人，均有主管人員；此外，凡是有上下級關係的單位或團體，也都有主管的存在。大公司的負責人，小到現場領班，

2、依組織的不同，它有各式各樣的稱呼，但均可稱爲主管。故何謂主管，在觀念上相當混淆，這裡先對其基本人性特質略作澄清：主管的人性特質1. 主管是勞心而非勞力者 所謂勞心者乃指運用其心智，發掘潛在問題，進而深入分析，提出解決對策者；勞力者乃指憑其天生神力，勞碌工作，而少有大腦思考問題者。孟子說：勞心者役人，勞力者役於人。用現代的話說：勞心者（有企劃力者）領導人，勞力者（無企劃力者）被人領導。2. 主管是人才而非人手 企業之強弱乃是看其各類的異質“人才”（運用腦力去管理部屬者）是否多與齊全，而不是只求“人手”（依照上司旨意辦事的人）多。人多只是勢眾，但不一定能成事。3. 主管不是主官 主管不是做官，而是

3、引導別人把事做好的人，因此主管並非事必躬親者。既非當官，就不能有“官大學問大”的心態，頭銜高並非一定實力強，若狐假虎威常會忘掉“我是誰”；儘管“學歷”並非無用，但亦應憑真才實學的“學力”功夫。名實相符才是真主管，而非虛主管。4. 主管是既管又理的人 過去是勞力密集的天下，是人找事，人求事的時代；現今則是技術、資金、資訊與人才密集的時代，找事已變成求才，因此，主管的角色不能再憑其至高無上的權威，頤氣使人，管教、謾駡的待人方式已經落伍，起而代之的是講理、注重理性和身教的方式管理員工，故主管不只講求管教，且應求合理、合法及合情。5. 主管是負責單位績效成敗的人 企業各部門若有良好的績效表現，大家都會

4、說是主管的領導有方。然而，計算其成敗功過其實應按90：10的原則，即部門績效之表現有90%來自員工的團隊努力，主管真正的貢獻只有10%。反之，若績效不佳，則主管應負90%的失敗責任，員工只有10%。因此有人將此原則說的更明確，即有錯則大過應由上往下記，有功則大功應由下往上記起。6. 主管是綜合各方關係的人 有人說：企業主管是兩面人，扮演承上啓下的兩種角色，他在部屬之前的言行，有如老闆一般，人人敬畏，但在老闆面前，卻搖身一變成為“純夥計”身份。既要盡力而為，領導部屬完成上級所交待的任務。由於這種兩面關係，故常遇到“該說的不能說”、“不該說的又非說不可”的兩難窘境，而有“主管難爲”的切身感嘆。然而

5、，衡量實際情況，主管不僅是兩面人，也是綜合各方關係的人，圖一略可説明其間之關係。 圖一 主管是綜合各方關係的人 主管的類別 主管如前述有許多不同的稱謂，如按其頭銜來說，有：1. 經營主管（executive），包括董事長、副董事長、總經理、執行常董，或駐會常董、執行副總經理、以及副總經理等，外國人稱之為行政首長（chief executive officer, 簡稱CEO）。這些人是企業的權利中心，也是金字塔中少數令人羡慕的寶座。2. 管理人員，此層為公司的管理核心，身居承上啓下的重任，職司分工與協調工作，主要人員包括經理、課長、廠長、處長等。至於3. 監督人員則屬於基層的主管人員，職司企業營

6、運的第一線工作，包括股長、督導員、領班等。 主管除上述按頭銜分類外，亦可按其層級與職位來劃分。層級可分成第一層、第二層與第三層主管，職位則可分爲基層主管、中層主管及高階祖管等，詳見圖二。 依頭銜 依職位 依層級 圖二 主管的分類除上述分類，我們又可依其表現分成五種類型的主管：1. 唯命是從型主管 此類主管強調階級與服從，對上面忠心耿耿。上司有所命令，則絕對服從， 絕不懷疑與抗拒，並會向部屬説明與要求達成任務；但他絕不會主動做事，一切聽從上司的指示行事，上司無行動，他不會多所更張，一切蕭規曹隨，以求不出事，這種主管極具權威式的人格特質。2. 干預部屬型主管 此類主管並非不做事，但卻認爲自己是主管

7、，故喜歡管部屬，甚至搶部屬 的工作來做。平時喜歡到處走動，指示部屬如何進行工作，表面上是關切工作進度，實則希望部屬多向他請示，隨時向他報告。遇到這類主管，部屬反而樂得清閒，有事則往主管身上推。3. 專權獨斷型主管 這種主管對部屬無信心，自認自己高人一籌，認爲交給部屬做不如自己做，反而更有效率，討厭授權，不願花時間指導部屬，認爲培養部屬反而替自己製造競爭對手，故事必躬親，封鎖情報，不會將成就與部屬分享。4. 鴨子幹部型主管 此類主管是以不變應萬變的守舊型人物，一切緊守程序規定，不會有創新作爲。凡有新事例，大都採取不合作態度，且會阻擋別人多做事，認爲這樣會威脅他的地位，其標準的口頭禪是：“這些我們

8、公司早就嘗試過，結果證明行不通，不做也罷了。”這是標準的“企業公務員”心態。 5. 外科醫生型主管 這種主管重視情報，凡事主動積極，發掘問題，並以創意解決問題，不但有明確的目標意識，且注意大環境與顧客需求的變化，以充裕的情報來做綜合性判斷。他會去探討問題的真像，以求真正東西問題癥結，再尋找解決對策。主管工作的内涵 主管是推動群策群力以竟事功的人，其工作深富挑戰性，但也因掌舵該單位的方向及政策方針的制定與執行，故因任重道遠而飽受工作壓力之催逼，據實證研究，主管的工作内涵又以下幾點特徵：1. 工作進度異常緊湊 主管因居中負責工作單位的内外聯係，又要處理例行性業務與某些突發性事件，加上國内企業一般相

9、當集權化，業務的規劃、執行與考核都要由他來構思與推動，因此，可謂“集三千寵愛於一身”，工作繁重而忙碌，而一有空閒，書信與電話緊隨而來，部屬的請示與開會有剝奪了他不少時間，因此，主管幾乎沒有真正的清閒與休息時間。主管似乎無權可說：現在我的工作都完成了。2. 工作特點為簡短、片斷和多變 主管是各單位的靈魂人物、情報中心及決策者，各方面都要找他，但他一天只有二十四小時，因此，他除了加強工作進度與效率外，就是盡量縮短活動，推掉或避免冗長費心費力的工作，以加速情報的傳遞和業務的進行。因此，他根本無暇細思，這並不是說主管不用大腦，而是他忙碌的無法做好規劃工作。據國外的調查，主管的工作常被芝麻小事打斷，他很

10、少有十分鍾的空檔時間，一天有半小時不受上下級或外界干擾是奢求，可見主管工作確實富變化與簡短片斷。3. 主管都是行動導向者，且特別偏愛口語溝通 主管由於工作壓力大，很多事情都是十萬火急，故常以“務實”的態度，“兵來將擋，水來土淹”，不再深入分析問題如何形成與惡化過程。而事實上，也不可能允許他對事件的來龍去脈、因果關係作詳細的澄清，因此，都是行動導向，以處理how（如何做、手段），而非what（事實本質）為最高準則。而就溝通型態來說，時間的壓力使他喜歡口頭式的溝通，如開會、打電話，而不喜歡處理函件與閲讀報告，因那是緩慢又沉悶的方式，很少有可資行動的情報。4主管工作最大的危險是不能深入 主管是“成事

11、與做事”兼具的，又要辦多事與辦好事，在這種壓力下，他無法不接受最多的任務，但卻不容易把責任授予他人，因此授權與培養部屬常使他備受困擾，中國人凡事又喜歡找“頭”，但他又分身乏術，只好看那個事情緊急就先應付，但緊急又與重要性往往難以兩全，結果樣樣都管，樣樣不管，落得變成蜻蜓點水不深入的後果。5主管的工作仍以藝術成分居多 主管是從事管人理事的工作，問題是他所處理的是要透過人來完成，而且層級越高，越是要靠人來辦事，同時也需要蒐集各方情報再做卓越的判斷，主管當久之後，會養成他獨斷的習慣，依憑直覺與經驗，而不太重視科學的分析，因這樣常緩不濟急。管人至今仍屬高度藝術的範疇，而主管欲思考如何做決策，卻又無法作

12、深入的分析研究，因此，這方面仍有待大家深入研究。二、主管的角色與功能 主管要扮演人際、資訊、決策三大角色；主管的管理功能有規劃、組織、指揮、用人、控制等五項 。 主管是企業榮寵的職位，也是一般員工追求的地位象徵，因此，它被賦予某些角色規範，以發揮該職位應有的特定功能，以下分兩方面來説明主管的角色與功能。主管的角色 由於企業規模的擴大，人際關係日趨複雜，主管所扮演的角色日益繁多，加上企業給予他某些法定地位與職權，主管不再只扮演單一角色。依學者的研究，主管的角色可分成人際、資訊及決策等三大類角色；若詳加以分析，則可擴大為十大角色。而此三大類角色，最先產生的是人際關係角色，緊接著為資訊角色，最後才是

13、決策角色，其間關係可見圖三。 人際關係角色人際關係角色，乃指主管身份要與各界打交道，故要建立各種人際關係。一般又將此分成頭臉人物（figurehead）、領導者及聯係者三種。頭臉人物乃指因職務和地位上的需要，必須執行社交、法律及典禮儀式等任務，如主持部屬的婚禮、迎接來訪的重要客戶。領導者則指要給部屬明確的目標，激勵員工士氣及培養部屬做事的能力，並給予部屬應有的獎懲等。聯係者乃指主管要與各部門溝通與協調，不管是上級或平行部門，主管都要與他們建立資訊與溝通管道，主管是個聯係針（linking pin），其與上級、其他部門及外界關係係建立在這種角色上。 企業組織給予的 正式職權與地位 圖三 主管的角

14、色 資訊角色（informational role）這類角色描述主管如何處理各種情報，不管是與其他部門交換，或與外界客戶、經銷商或零售商，皆可獲得大量情報。主管的資訊角色又可分成三大類：即偵測者、傳播者及發言人。 作爲偵測者，主管要眼觀四方、耳聽八方。他要掌握周遭環境動態及其變化，這些情報多半帶有機密性。一方面他因身為聯係者而與外界有廣泛的接觸，一方面又因居於領導者的地位，而能獲得這些珍貴情報。至於身為傳播者，主管將有關機密性情報告訴部屬，一方面與部屬分享，一方面要部屬採取必要的配合行動或解決對策。此外，身為發言人，主管則為該單位的法定代表，他要定期向企業主説明其單位的工作狀況，甚至有時也要向訪客簡報，介紹其部門的營運狀況與管理心得。有關資訊角色可詳見圖四與表一。 圖四 主管之資訊角色 決策角色（decision making