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1、浅议医院文书档案保管期限表的制定摘要：笔者结合自身从事文书档案管理的工作实际，对医院文书档案保管期限表的制定进行探讨，对常见的医院文书档案提出相应的保管期限。关键字：医院档案 文书档案 归档 保管期限表医院文书档案的管理相对于病历档案、设备档案等专业档案来说存在基础设施较为薄弱、案卷质量还需规范、相关体系建设较为滞后等不足，特别是对保管期限表的确定方面存在许多值得商榷和研讨的内容。医院文书档案工作是医院档案工作的重要组成部分,其归档范围与保管期限制订合理与否,事关医院档案工作的整体质量。笔者结合自身从事文书档案管理的工作实际，对医院文书档案保管期限表的制定进行探讨。建立医院文书档案保管期限表的
2、基础是严格遵循国家档案局的有关规定。2006年12月18日，国家档案局发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（第8号令），作为指导文书档案归档工作的基本依据。医院文书档案作为医院行政管理活动的原始记录，也必须遵循这一法令的规定。贯彻落实8号令，首要的任务是不照办照抄，而是要结合本单位的工作实践，突出本单位的主体地位和医院管理工作的特点，并结合医院职能与组织结构的变化，对本医院日常产生的文件材料进行“盘点”，厘清反映医院职能、记载医院各项工作、反映医院基本面貌的文件材料种类，作为确定保管期限表的基础。在明确了文件类型后，要开展深入的调研，8号令主要是对一些共性的文件材料作出规定，如行政
3、管理、党群工作、人事任免等等，而对各单位业务文件的归档范围的规定比较笼统。医院作为医疗专业服务机构，其文书档案具有更强的专业性，因此在明确文件材料类型的基础上，医院内部各部门（包括专业科室和综合管理部门）共同研究，广泛听取内部意见，以医院各个职能科室的职责为主线，结合医院工作实际分门别类，确定那些文件类型需要归档，那些不需要归档，征询业务工作部门对文件类型的保存期限意见，确保各部门归档文书档案时，能够准确界定归档范围，归档的文件材料完整、准确。文件的责任者是划分归档文件材料保管期限表的基础。对于文件责任者的考量主要有以下情况：第一种是文种相同、文件内容相近的情况，如果是本医院形成的，能够指导整
4、个医疗行业工作开展的，保管期限则应归为永久；如果是外单位形成的，虽然可以作为指导医院某方面工作的开展，但保管期限不应为长期，一般为10年即可。第二种是文件责任者是医院内部的部门，则应区分责任者的级别，即本级责任者、上级责任者、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限应定为永久或30年；上级责任者形成的文件材料定为30年或10年；下级责任者形成的文件材料定为10年。比如我院医疗业务类文件分为“医政类”、“药政类”、“防疫保健类”。三种门类分别对应上级相应主管部门,从而确定其保管期限，这样分类使文件归档清楚明白。第三种是文件责任者为包括本医院在内的多个单位，这种情况首先要确定本单位是否为主
5、办单位，如果为主办单位则视为本单位单独发文来划分保管期限；如本单位是协办单位，则比本单位单独发文的保管期限要短。对文件内容的分析是确定保管期限的关键。文书档案保管期限的确定关键是看文件的内容，从文件的内容来判定文件的价值。对于医院来说，近年来文件内容发生了比较明显的变化，首先医疗业务指导性的文件数量增加比较快，比如在流行病集中爆发的时期，指导类文件数量会激增，本院先后归档的有关“非典”业务指导性文件达110件,内容涉及诊疗规范、技术指南、实验室安全、医药用品储备、建筑设计等各方面；其次医务工作人员职务晋升和聘任的文件增多，一般来说中型的医院每年产生的聘任或晋升文件数量在百余份以上；再次由于医患
6、纠纷的增多，使处理此类问题的相关文件和材料数量的增加；最后随着医疗体制改革的深入开展，党务类文件开始减少，医、教、研业务类的文件数量是党务类文件数量的数倍。从总体上来看，无论文件内容如何改变，医院产生的三个类型的文件比较重要，保管期限应当提升。第一种是反映医院主要职能和主要工作具有代表性的文件，比如医院党务工作年度性的总结计划、职务任免、党员花名册、党委工作会议记录等事关医院全局性工作的,以及对于医院记录历史具有重要意义的文件应划为永久。第二种是反映医院工作基本面貌的文件，比如授奖情况等。第三种是涉及个人利益的文件，比如评定职称的办法和计划、任免命令等。第四种是反映本单位的经济关系，如产权和债
7、权、设备采购情况等。这些文件都应当定位永久保管。保管期限的确定还应考虑文件的权威性、规范性和珍贵性。首先，通过确定归档文件的文种来确定权威性，一般由本单位执行的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等相对具有较高的有权威性和重要性，应当确定为永久保存，而用来处理日常事务，不涉及重要内容的通知、简报、来往函件等则可定位10年。以近年来逐渐增多的医疗纠纷类文件来看，医患纠纷产生的文件主要有医患双方达成的协议、医疗责任鉴定结果、民事判决书以及与之相关的资料。对于医患双方达成谅解协议的,根据民法通则规定,诉讼时效最长20年,故此类协议生效期应在20年以上,保管期限应划为30年。医疗纠纷最终产生民事判
8、决书的,由于情节往往较为复杂,并具备法律的权威性和永久的生效性,故应划为永久保管。其次通过分析归档文件的稿本来确定规范性，具有正式效力的正本在保存期限上应当比副本、草稿、草案的保管期限长，但对于修稿稿、征求意见稿、送审稿来说由于体现了文件生成的过程，也同样具有规范性，应当与正本具有同样的保管期限，保存是与正本、发文单装订为一件。最后通过文件的内容确定珍贵性，医院作为公共卫生服务机构，往往会有重要领导、著名人士来医院参观检查时题词、签字，以及典型病患赠送的表扬信等，具有一定的纪念价值，可以用来编写医院发展史、制度汇编、举办各种展览等，应当永久保存。归档范围跟期限表的制定应该不断明确和细化。在归档
9、的实际过程中，作为界定文件材料是否归档和保管期限的长短的指导性文件，文件材料归档范围和档案保管期限表应该实现动态化的更新修订，确保文件材料的归档明确、具体。从归档工作实践来看，文件材料归档范围和档案保管期限表，受到医院工作内容繁杂的影响，不可能做到面面俱到，但在制定保管期限表的过程中应当尽量细化，明确每一类别文件的范围与期限，确保保管期限表具有较强的可操作性。保管期限表的制定不是一劳永逸的，要定期组织力量对保管期限表的使用情况进行检查，看归档后的文书档案是否能够满足单位的日常利用和使用，是否满足档案馆进馆的要求，从而对保管期限表中不恰当的内容进行修订，确保保管期限表全面、系统、准确、明了，尽量
10、使每份文件在归档时能够对号入座，有条可归，并且可以做到期限分明，方便实用，可操作性强。比如随着现代新的诊疗设备层出不穷,影像学检查和治疗手段不断进步,带动临床技术的发展日新月异,有些科目的诊疗规范几年一易,造成医疗业务指导性文件淘汰更新速度很快。如果都定为永久保存,等于永久保存了许多已经过时失效的文件,造成档案管理资源的浪费，因此在修订文件保管期限表时，将这类文件的保管期限改用“定期”,即重要的定为30年,一般的(主要指“试行”、“暂行”文件)定为10年。特别是对于医院来说，医院文书档案管理员大多不是档案专业毕业的管理人员，一般是从医疗、护理或行政人员改行的，缺少系统的档案专业教育和培训，工作主要依靠经验传授，操作性和准确性良好的保管期限表可以减少他们的工作误差，确保医院文书档案的齐全完整。参考文献：1.李沫.关于医院文书档案归档范围与保管期限的几点看法和建议J.中医药管理杂志，2009（7）2.吴蔚.论医院文书档案管理的难点与对策J.城建档案，2012（3）
