民营企业档案管理教材

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1、1,民营企业档案管理,石河子市档案局 彭新华 2010.6,2,主讲内容,企业管理档案 经济合同管理档案,3,企业管理档案,4,企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,企业档案的含义,5,民营企业档案的分类,6,7,企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点,生产技术管理类,归档内容： 指生产准备、组织、调度工作、质量管理、检测、控制工作，能源管理，科技管理、生产安全,8,9,保持档案材料的内部有机联系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动,10,二、件

2、的含义,单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；,11,正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；,12,来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。 “为一件”是指文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,归档文件整理原则,：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,民营企业档案分类及归档类目,14,0 党群工作类,归档类目： 指党务、党的组织、宣传、纪检等方面，工会、共青团、职代会、行业协会、学会等群众团体工

3、作中形的各种文件材料。,15,1 行政管理类,归档类目： 企业行政事务、安全保卫、法律事务、教育培训、医疗卫生、计划生育、后勤、房地产、审计、处理纠纷、信访、外事活动、重要会议等工作中形的各种文件材料。,16,2 经营管理类,归档类目： 指企业董事会（或办公会议）对企业生产经营的重要决策、企业发展规划（计划）、企业改革改制、企业综合统计分析，产品销售、招商引资、物资供应和管理、财务管理、考核奖惩、合同管理、房地产及设备租赁、市场信息和预测，企业商标、知识产权和商业秘密，企业信用管理、广告及用户反映等方面的文件材料。,17,3 生产技术管理类,归档类目： 生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测

4、、控制工作、能源管理，科技管理，生产安全，消防工作，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等,18,4 产品生产或业务开发类,归档类目： 产品设计协议书、任务书、合同、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和全套底图、蓝图等；产品制造工艺，各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等；产品检测和管理等方面形成的文件材料，名、优、特产品及获奖产品的有关文件和资料。,19,5 科学技术研究类,归档类目： 科研项目的调研、申报立项、研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用的方面的文件材料。,20,6 基本建设类,归档类目： 征用土地、协议及批准文件；工程项目的可行性研究

5、，工程建设合同、计划任务书，审批文件；勘测设计、施工、工程监理、竣工验收及有关维修、改建、扩建等方面的文件、资料、图纸。,21,7 设备仪器管理类,归档类目： 设备仪器全套随机文件、资料、开箱记录；安装调试、检查维修记录及改装、报废的文件材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录及设备台帐的文件材料。,22,8 会计工作类,归档类目： 会计凭证、账簿、报表等。,23,9 劳动人事管理类,归档类目： 劳动工资、劳保福利、职称评定、奖惩情况、个人履历等。,24,其它具有保存价值的不同载体的文件材料,凡归档的文件材料，应使用碳素墨水、蓝黑墨水的耐久的书写材料书写，做到字迹工整、签字手续完备，不应使

6、用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。,25,文件材料的归档时间,党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、工作形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； 产品生产文件材料一般应在产品研制成功，通过鉴定后归档； 基建档案应在工程竣工验收后归档； 科研文件材料在科研成果评审、鉴定后归档；,26,会计档案由财务部门整理立卷，保管一年后向企业档案室移交归档； 职工个人的材料，由形成职工材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，按要求把应归档的材料移交职工档案管理部门归档。,27,归档文件材料应齐全完整，要能够完整、准确反映本企业生产、经营、管理活动的历史面貌。 归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一并

7、归档保存。,28,29,A 企业管理性档案,一、档案与文件的区别 尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。 对日后没有查考价值的文件不是档案 。,30,三、归档的主要步骤和要求,文件材料归档可分为11个步骤：,31,1、收集文件,把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（见归档范围）,32,对不需归档的文件要进行剔除。 要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。,33,2、区分年度,根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。,34,一般的文件材料，放

8、在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。,35,长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。,36,跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年。,37,3、划分期限,准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（1650年）、短期（15年以下）。（见保管期限表）,38,4、文件装订,修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。,39,超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅

9、面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠,40,去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。,41,如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。,42,装订： 采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。,43, ,不锈钢钉,44, ,三点一线装订,45,5、文件排列,由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构时间”或时间先后排列。,46,

10、由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。,47,统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。,48,同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。,49,6、文件编号,归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。,50,全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）,51,类别号：区别不同门类的档

11、案，如管理性档案为文书,52,期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期,53,年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。,54,机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。,55,件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。,56,不分机构编件号,57,分机构编件号,58,在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。,59,7、文件著录,把归档文件的有关项目录入档案管理系统。 著录

12、项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。,60,必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）,61,归档文件目录,件号：以年度为界限，一个保管期限编一个流水号。,62,归档文件目录,责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。,63,归档文件目录,文号：文件的发文字号，如“石政发2010X号”,64,归档文件目录,题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加

13、“ ”号,65,归档文件目录,日期：指文件形成日期。,66,归档文件目录,页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。,67,归档文件目录,备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。,68,8、填写备考表,盒内文件情况说明： 主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。,69,整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。,卷内备考表样,71,9、文件装盒,将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。,档案

14、盒标准图样,73,在档案盒的背脊上填上以下项目： 全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）,74,档案盒背脊式样,已填好的档案背脊事例,75,10、打印目录,按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式二份。 “档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。,76,（1）目录本封面 案 卷 目 录,77,（2）目录夹背脊,78,（3）填写归档情况登记表,单位名称：公司,归档情况登记表,79,（4）拟写归档说明，内容包括： 本年度立档单位主要工作概况， 本年度内设机构及单位领导人变化情况 本年度管理性档案（文书）归档情

15、况,80,公司二三年归档说明 一、主要工作概况 （此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写） 二、机构、领导人变化情况 1、本公司内设5个部门（、）共有职工人。 2、领导人变化情况 任总经理 任财务总监 任技术总监 三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长期100件，编号1100件；短期100件，编号1100。 二一年月,81,归档文件目录,（4）打印归档文件目录,82,装订“归档文件目录” 如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。,83,具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。,84,11、入库装箱柜,室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。,85,一般要求采用分保管期限排