某大型活动运作管理策划方案

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1、项目四,大型活动运作,第四讲,会展运作,展中： 现场管理,展前： 宣传推广、 招展招商等,展后： 评估,展会现场管理,重点:,会展开幕现场策划内容 会展现场布展和参展管理的注意事项 统计参观观众 风险、安全管理,第一节 会展开幕现场策划与管理,开幕式： 制造气氛、扩大影响、提高展会知名度、 吸引观众 任务繁重 ,一、展会现场布置 二、接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会策划,第一节 会展开幕现场策划与管理,一、现场布置：,布置开幕现场 (1)如果展会开幕式在展馆外广场举行 (2)在展馆序幕大厅 嘉宾休息室、会客室、现场服务中 心、咨询中心等,第一节 会展开幕现场策划与管理,二

2、、接待：,协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人、领导人等 宣传作用、购买、建议等 酒店接待 坐席排位 解说、翻译等 安全管理,第一节 会展开幕现场策划与管理,三、媒体接待与管理：,新闻中心 新闻发布会 专业媒体、大众媒体,第一节 会展开幕现场策划与管理,四、展会开幕：,第一节 会展开幕现场策划与管理,1、开幕时间和地点 当地交通、气候、工作习惯等；避免时间过长。 2、开幕式讲话稿和新闻通稿 选题定位恰当；内容全面系统 3、开幕方式的确定 礼炮、嘉宾剪彩、领导讲话等 4、嘉宾讲话 注意句子归纳，节省鼓掌时间,第一节 会展开幕现场策划与管理,五、开幕酒会策划：,酒店 时间

3、人员范围 方式,第一节 会展开幕现场策划与管理,第二节 会展布展与现场服务,会展现场工作： 从会展现场布置开始，包括会展举办期间到最后会展闭幕这一段时间，对所有事物的组织管理工作。 “办展就是做服务”,1、办展机构现场管理 2、参展商的现场管理工作 3、撤展管理,第二节 会展布展与现场服务,1、办展机构现场管理,（1）展会现场布置 布展： - 办展机构： 布置展会现场环境； 协调参展商的现场搭建、陈列等； 在工商、消防、海关等部门备案； 展位协调管理,第二节 会展布展与现场服务,（2）展会注册与入场管理 - 注册登记 注册表、登记柜台、“请赐名片” 、分类登记 - 展会入场 身份代表证,1、办

4、展机构现场管理,第二节 会展布展与现场服务,（3）展会证件与门票管理 目的：维持秩序，保证展出效果 - 参展商证 - 筹（撤）展证 - 专业观众证 - 贵宾证 - 媒体证 - 工作人员证 - 车证,1、办展机构现场管理,第二节 会展布展与现场服务,（4）展会设备设施管理 各种租赁服务 签订合同 责任明晰,第二节 会展布展与现场服务,1、办展机构现场管理,（5）安全管理 消防安全 人员安全 展品安全 公共安全,1、办展机构现场管理,第二节 会展布展与现场服务,（6）展会现场的知识产权保护工作 “知识产权保护办公室” 侵权投诉,第二节 会展布展与现场服务,1、办展机构现场管理,（7）展会现场的相关

5、活动管理 会议、比赛、表演 （8）展会现场的其他服务 商务、餐饮、清洁等,1、办展机构现场管理,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,（1）布展 参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭建、布置和将展品陈列在展位上的系列工作。 一般，展位搭建工作由承建商完成，参展商主要负责陈列展品。,第二节 会展布展与现场服务,（2）配备展台的工作人员 现场管理目的： 通过展台工作人员接待、宣传、产品介绍以及贸易洽谈等工作，与客户签订合同，销售产品。,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,2、参展商的现场管理工作,第二节 会展布展与现场服务,A、配备人员的数量 展位所需工作人

6、员数量 每小时与会者人数 = 每个工作人员每小时可以接待的人数,B、标准展位一般最多安排两名工作人员,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,C、工作人员的标准： P（People） - 以人为本 E（Enthusiastic）- 友好热情 O（Observe）- 善于观察 P（Production）- 产品知识丰富 L（Listener）- 好的聆听者 E（Earnest）- 设身处地为客户着想,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,较强的业务知识 有一定的展览工作经验 有决断能力，能够胜任工作 有领导、鼓舞士气的能力 有组织、处理紧急事务的技巧 处事沉着、善于

7、表达 有责任心、协作精神和集体感 能够谈判、善于协调 积极的工作态度和工作技巧 穿着整齐、举止端庄,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,（3）展台接待 普通观众 vs 潜在客户,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,（4）贸易洽谈 赢得新客户、留住老客户,2、参展商的现场管理工作,第二节 会展布展与现场服务,（5）情况记录 展览跟踪评估工作的主要依据 收集名片、使用登记簿、记录表格、 电子记录等方式,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,（6）其他相关宣传推广活动 展览表演、观众竞赛等 重点拜访目标客户与潜在客户 行业交流活动,第二节 会展布展

8、与现场服务,2、参展商的现场管理工作,（7）信息收集工作 客户信息、市场信息 交换信息资料，寻求合作发展机会,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,（8）细节管理注意事项 A、展位应考虑设有隐蔽的洽谈地方 B、展位的清洁工作 C、善于利用组合式展览用具 D、展位的防盗及安全工作,第二节 会展布展与现场服务,2、参展商的现场管理工作,3、撤展管理,展位拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展品出馆控制、展场清洁和撤展安全保卫。 避免提前撤展,第二节 会展布展与现场服务,（1）展位的拆除 展位是标准展位、委托施工展位， 或者自己施工搭建的。 （2）参展商租用展具的归还

9、 退还给展管服务部门或各服务商。 （3）参展商展品的处理和回运 出售、赠送、销毁、回运,3、撤展管理,第二节 会展布展与现场服务,（4）展品出馆控制 组委会发放放行条 （5）展场的清洁 （6）撤展安全保卫,第二节 会展布展与现场服务,3、撤展管理,第三节 参展观众类型与统计,1、参展观众类型,第三节 参展观众类型与统计,2、有效观众的作用 （1）有效观众是参展商最主要的目标客户，影响展出效果 （2）有效观众能够大幅度提高展会的服务水平 （3）拥有一定数量和质量的有效观众是一个展会能否成为品牌展会的重要标志,第三节 参展观众类型与统计,3、建立目标观众数据库 （1）收集目标观众信息的渠道 （2）

10、收集的信息内容 （3）注意事项,第三节 参展观众类型与统计,4、参展观众人数的统计 （1）依据观众办理登记手续的内容进行统计 （2）根据门票进行统计 （3）参展商的客户统计,第三节 参展观众类型与统计,第四节 会展现场的风险与安全管理,一、会展现场的风险类型 1、自然威胁 地震、飓风等 2、人为威胁 思想状态、态度、癖好、性格特征,二、会展现场风险管理 （1）对场地进行安全分析 （2）同当地的安全管理部门之间建立良好的工作关系 （3）制作安全小册子、标牌以及其他交流方式 （4）制定一个媒体管理计划,第四节 会展现场的风险与安全管理,二、会展现场风险管理 （5）预防“闹展” A、价格不一，高价位

11、参展商现场闹事 B、部分参展商以“参展效果不好”要求退展位费 C、参展商认为展位位置不满意，要求更换,第四节 会展现场的风险与安全管理,二、会展现场风险管理 （5）预防“闹展” D、部分参展商可能会将自己的展位转租 E、部分参展商提前撤展，影响其他参展单位 和整个展览 F、参展商遇到问题，直接上访主办单位,第四节 会展现场的风险与安全管理,会展后期跟踪管理,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 会展承办机构收集的资料。 1、建立参展商和客户的信息数据库。 展后补充内容： 企业参展信息（规模、展位、展品 销售业绩等）,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 2、收集客户的意

12、见和建议 （1）会展主题的体现问题,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 2、收集客户的意见和建议 （2）交通问题 顺利到达和离开会场。 公共交通手段、自驾车的停车地点、 展馆之间距离、展馆的出入口、参观路 线等。,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 2、收集客户的意见和建议 （3）会展服务 展前：展台搭建、展品运输 展中：各项租赁服务、相关活动的安排、 食宿服务、媒体宣传、会刊广告服务 、突发事件的准备和处理 展后：跟踪服务,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 3、及时通报会展信息 鼓励参展商继续参加展览。 会展的历史和主题 会展的效益，包括各种统计数

13、据 会展期间各项相关活动效果 会展的全部展馆及展位的预定和使用情况,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 3、及时通报会展信息 会展期间的项目成交情况 招商引资办法和相关实施细节 会展服务项目 （交通手段、接待、食宿、停车等服务细节及咨询方式） 政府相关部门的咨询服务 会展突发事件的预警和处理,第一节 会展跟踪服务,一、办展机构的后续跟踪服务 4、保持长期感情联系 良好的公关工作。,第一节 会展跟踪服务,二、参展商的后续跟踪服务 展后对客户进行后续跟踪服务。 1、参展商后续跟踪服务的主要内容 致谢；宣传；确立贸易关系，促进 贸易成交；更新客户名单；各种方 式的联谊活动,第一节 会展

14、跟踪服务,二、参展商的后续跟踪服务 2、参展商后续跟踪服务的主要方式 （1）直接邮寄 第一封信：感谢；强调自己优势；信的结尾许诺将来有更进一步的联系；附一个邮资已付的回执。 接下来：新闻稿、产品说明书、促销宣传单等,第一节 会展跟踪服务,二、参展商的后续跟踪服务 2、参展商后续跟踪服务的主要方式 （）电话营销 技巧 感谢，介绍产品特点；询问对方是否需要服务；邀请参加活动等 不断强调公司的名称 在电话中无法回答的问题记下来，尽量在内给与回复 对象客户作出的许诺必须记录在案，并认真贯彻，督查。,第一节 会展跟踪服务,三、展后总结 统计整理、研究分析、准备未来工作（资料 、经验、建议等） 展后总结报

15、告。营销手段。,第一节 会展跟踪服务,展会工作总结内容： 从筹备到开展中的各项工作总结； 效益分析和成本核算； 项目市场调查（市场份额、优劣势比较、竞争情况等）,第一节 会展跟踪服务,第二节 会展评估,一、会展评估程序 1、确立会展评估目标 分清主次，排列次序 2、选择规范的评估标准 整体成效、宣传效果、接待成果、成交结果,一、会展评估程序 3、制定评估方案 （1）根据评估项目、对象和方法制定评估方案，明确人员分工，安排各项措施 （2）设计各种测评问卷及统计表 （3）小范围内预测、修改测评问卷 （4）对测评人员进行培训，考虑测评出现的问题及防范措施,第二节 会展评估,一、会展评估程序 4、实施

16、评估方案 （1）收集各种信息（现成资料、安排记录、召开会议、组织座谈、利用调查问卷等方式） （2）整理收集的信息，分析数据 5、撰写评估报告,第二节 会展评估,三、会展评估的方式 1、收集数据 2、直接观察 3、问卷调查,第二节 会展评估,四、展览效果评估 1、评估目标 （1）定量目标 展览总面积、净面积 展览会总摊位面积、光地面积 展览会总收入 ,第二节 会展评估,四、展览效果评估 （2）定性目标 本行业发展趋势 展览项目发展趋势 ,第二节 会展评估,其他相关问题,与会人员的离会问题,自行安排 自行安排，但会务组负责安排交通工具送往 大会统一订票安排 交友合约服务商安排，如旅游公司、交通服务公司,会议结束后，你应该再做什么？,会议不是看电影。 选择合适时间 会议总结工作包括： 归还租赁设备、整理和保存标识、 剩余货物回运、酬金和小费支付、 送交感谢信、支付帐单、结算所有 费用、做统计和报告等,货物、设备的处理,设备和标识 通用、一次性 货物回运 对照装箱