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1、费用报销制度编制/日期： 2018-9-19 审批/日期： 2018-9-21 发布日期： 2018-9-25 生效日期： 2018-9-25 受控状态： 受控 非受控 受控编号： 001 文件更改记录页码更改条款实施日期申请人更改日期文件更改单号目 录第一章总则1第二章费用报销管理的基本规定2第三章关于人力成本的规定4第四章关于装修费、租赁费和维修费的规定4第五章关于日常费用的规定5第六章关于差旅费的规定5第七章关于业务招待费的规定7第八章关于市场费用的规定7第九章关于会议费用的规定8第十章关于税费、财务费用及营业外支出的规定8第十一章附则8第一章 总则第一条 目的为加强公司财务费用报销日常
2、管理，规范各部门员工费用签批流程和报销标准，提高财务报销的工作效率，特制定本制度。第二条 范围：本制度规定了公司费用报销和审批的管理职责、管理内容与要求。第三条 定义：3.1 人力成本：指工资、奖金、福利、保险、培训费、工会费和人事费用3.2 固定费用：包括折旧、摊销开办费、租赁物业费、通讯网络费、水电费、电讯费3.3 日常费用：包括办公费、易耗品摊销、差旅费、检测费等 3.3.1 办公费：3.3.1.1 各部门的纸张、文具用品、复印费、硒鼓费、名片、软盘费（光盘）、业务书籍费、报刊杂志费、档案管理费、印制办公资料费； 3.3.1.2 办公品及易耗品的维修费； 3.3.1.3 会员年会费；3.
3、3.1.4 有关信息化建设费用（如网站制作费，域名注册费，ERP的费用）； 3.3.1.5 办公室的花木费。3.3.2 易耗品摊销：指价值低于2000元的财产，如电脑配件、生活用品、小金额的办公设备等。3.3.3 差旅费：指交通费（出差车船、机票费、出差地市内交通费）住宿费、出差补贴及其他伴随出差发生的正常费用，出差发生的业务招待费按照招待费审批报销并计入招待费。3.3.3.1 市内交通费：指员工用于工作时间内外出办公事因乘坐交通工具而发生的费用。3.3.3.2 出差费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿费等。本规定中差旅费包括国内差旅费和境外差旅费。国内出差指出差人当日
4、无法返回工作地，因公到国内其他地区办事；境外出差指出差人因公派遣到国外（含港澳台地区）办事。3.3.4 业务招待费：指为经营创造良好的外部社会环境而发生的费用，如宴请客户、赠送礼品、旅游等费用。3.3.5 汽车费用：指交通运输工具（汽车）发生的汽油和过路费用。3.3.6 质量费用：指质量检测费用及因质量纠纷发生的赔偿费用。3.3.7 邮运费：是由于接受运输物品服务而支付给承运单位的费用，包括铁路、公路、航空、水运、快件邮寄等费用，以及为购买商品公司承担的费用。3.3.8 会议、内部活动费：为更好的开展日常管理工作，公司内部组织活动的费用和单位举办、参加的各种会议支出，包括场租费、统一食宿费、活
5、动费等。3.3.9 市场费：是公司为提高知名度，扩大社会影响，树立良好形象而发生的费用，分为广告费、展览展示费、制作费、会议费等。第四条 审批权限：业务和财务报销流程及权限：具体明细见附录A第五条 各人员职责：5.1 部门主管需仔细审核单据填写的规范性、发票的合法性及金额的准确性，审核时应确认费用发生的真实性、并严格把握费用列支的合理性； 5.2 主管助理、财务部或副总经理审批时应检查费用列支的合理性； 5.3 单笔交际费用超过2000元，单笔人员成本、日常费用超过1000元，需事先报总务副总审批同意；5.4 审核会计应仔细复核单据填写的规范性、发票的合法性及金额的准确性； 5.5 财务经理应
6、严格把握费用列支的合理性及各部门预算额度列支情况； 5.6 出纳严格按照审批好的费用报销单付款。第二章 费用报销管理的基本规定第六条 费用报销的实效为及时真实的反映各部门当期费用，原则上要求当月费用当月报销，具体要求如下：6.1 市场费用应在取得发票的当月报销，如金额大、受益期较长，财务部可根据项目计划分期预提，项目结束取得发票后再做调整 ；6.2 通讯费、水电费按月报销，网络费、租赁费、物业费、装修费应根据受益期分摊或预提，取得发票的当月报销； 6.3 差旅费用，应在出差返回后一周内报销；6.4 其它费用，应在发生当月25日前报销，特殊情况导致未能按时报销的，需说明详细情况，财务部负责人批准
7、后报销。6.5 财务结帐日为每月最后一天，当月28日之后取得的发票可在下月报销。6.6 每年年末，各员工应及时清理当年的报销发票；上一年度的费用报销时间不得超过次年度的2月28日，过期不候。第七条 单据规定及票据的填写和粘贴：7.1 原则上，报销的发票必须与实际发生的经济内容完全吻合，即提倡与正规单位发生经济业务，费用发生时，必须向对方单位索取正规发票，除招待、差旅费外，要求索取增值税专用发票。 7.2 报销的原始发票必须是由税务机关统一或定点印制的发票或收款收据。在票头的正中央套印有“全国统一发票监制章，税务局监制”或“收款收据监制章”字样。普通发票或增值税发票的发票联使用水印纸，水印图案由
8、英文字母SW组成的菱形图案。税务局规定已作废的发票不能再继续使用。房租费及广告费发票必须使用租赁业、广告业或服务业专用发票。7.3 任何以个人名义开具的发票，所有权为其个人，不属于公司财产，不得予以报销。7.4 费用报销单要按费用类别列出金额，日常费用报销要与其他费用报销分开，分别填写报销单，不允许多人费用填写一张报销单。费用总额加计要正确，大小写金额要一致，填写修改的要有报销人签字证明。7.5 在单据粘贴单上粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴，一般粘贴2列，每列4-5张，在粘贴线内均匀粘贴，上、下及右方不得超出粘贴线，两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。原始凭证应保持原样粘贴，
9、有奖发票应去掉对奖联，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。原始凭证粘贴完毕，需将凭证张数、合计金额填列完整。并附清单或对相关票据简短说明，以便于核对并整理归档。费用报销单上必须为报销人亲笔签字，不允许使用印章代替签字。（财务部应当提供填写和粘贴范本）费用发票背面由报销人签字。7.6 发票粘贴时要注意，不能将票据上有关信息遮盖。如：出租车票的时间、金额，机票的乘机人姓名，发票的开具品名、金额等。报销人须在发票背面用铅笔签字并注明费用发生的原因、事由。7.7 无据支出的报销。无法开具发票的，须填写情况说明并提供付款转账凭证、收据。发票不慎遗失，报销人须填
10、写情况说明，并附替代等额票据，经证明人签字，交财务部上报审批通过后，财务予以报销。一年内超过两次出现发票遗失情况的，财务可予以拒绝报销。第八条 存在以下情况财务部有权退回或拒绝报销：8.1 未按照规定填写和粘贴票据的，财务部应当退回，限期重新填写报销；8.2 费用报销内容与借款申请不一致，财务部有权予以拒绝；8.3 需要提前请示批准而未经请示批准的，财务部门应当拒绝报销；8.4 无正当理由跨年度费用财务部有权不予报销；8.5 伪造、变造发票和其他原始单据，财务部门应当拒绝报销并有义务及时上报；8.6 无据支出超过两次的财务部有权不予报销；8.7 任何人员不得将个人发生的费用以他人或集体的名义代
11、为报销，不得以化整为零等方式违反公司有关标准违规报销。第三章 关于人力成本的规定第九条 工资、福利费、教育经费、社保费由财务部根据人力部门提供的工资发放表及时发放或支付，并按国家规定代扣代缴个人所得税和个人承担的失业保险费、基本医疗保险费、养老保险费等。福利费、教育经费按国家有关规定计提，不得超额开支。9.1 奖励包括临时奖励和按照政策给予员工的奖励，由人力部提供人员名单及奖励金额经相关部门领导及总经理审批后交财务部备案。财务部进行转账支付，并代扣代缴个人所得税。9.2 福利费9.2.1 福利费包括法定福利与内部福利，法定福利是指按国家有关规定计提交纳的住房公积金、养老保险金等以及当地政府规定
12、需交纳的其他保险金。9.2.2 内部福利是指公司给员工投保的商业保险，经人力部门审核，公司财务部审核、相关领导审批后执行。9.3 培训费分内部培训费和外部培训费两类。内部培训费指因举办内部培训而发生的场租、食宿等费用；外部培训费包括员工接受外部培训及培训外部人员所发生的费用，因接受培训发生的差旅费计入差旅费。各种培训由人力部门审核、评估。9.4 招聘费是人力资源部用于招聘员工所发生的费用，如招聘广告费、参加人才招聘、支付猎头公司所发生的费用及员工存档费等； 第四章 关于装修费、租赁费和维修费的规定第十条 装修费是指因生产、经营、管理的需要而修缮房屋，对生产、经营、管理场所进行内外装修等支出的费
13、用，包括因装修而产生的布线等工程费用，因增加办公座位而新添置的办公家具的费用等。第十一条 租赁费包括承租房屋、设备和车辆。租赁无论金额大小，一律要求提供合同，财务部按合同付款。第十二条 维修费主要包括设备维修、房屋、建筑物的经常性维修、其他办公设施的维修、设备检测、鉴定等费用。（详见固定资产管理制度）维修费按照费用所属部门和类别分别记入使用单位费用核算，人事行政部月末提供维修费用分配表。第十三条 财务部根据费用预算、物品报修单、支付凭证、清单（如维修/装修预算书、决算书、合同）、费用报销单及正式收费单据等，支付费用。进行2000元以上的大额装修、租赁、维修等事项必须签订合同，经上级领导审核同意
14、，采购部统一比价提交总务副总审批后方可签订合同，并提交到财务部备案。 第五章 关于日常费用的规定第十四条 日常行政类费用原则上由人事行政部统一办理采购、支付结算、保管并以记帐方式发放，财务部门监督使用。即申请人填写日常用品申购单（见附录I），经部门负责人核准后提交行政人员统一购置及领用。每月末行政部根据各部门的实际费用发生情况，向财务部提交费用分摊表。第十五条 市内交通以公交、地铁为主，出租车和使用员工汽车需提前申请。因公使用员工汽车费用的报销：按照实际公出地点，根据百度地图计算里程（作为报销附件），按照每公里1元补贴油费及折旧，在使用车辆后，到财务部按照补贴标准报销。报销需明确注明事由、所属
15、汽车的牌号、往返地点及里程数，可使用车辆加油机打发票报销。公司批准报销交通费用的人员，依据考勤和行程按次累计报销，次月15号前凭票报销。第十六条 所有因生产事故、质量问题发生的各项损失费用需要进行责任界定，填写事故报告表，交总经理审批后，财务部依据批示进行扣款或支付。第十七条 邮寄、运杂由人事行政部统一负责联系运输单位托运，根据发件人分摊到相应部门。第十八条 部门活动经费，由部门负责人申请，交总经理审批。可用于组织部门员工旅游、聚餐等活动。第十九条 以上由人事行政部经办的费用，月末由人事行政部按照使用部门和时间填写“行政费分摊明细表”交财务核算。第六章 关于差旅费的规定第二十条 出差交通标准：20.1 总经理级以上人员出差可选乘火车或轮船软席票位（包括软卧、软座）和可选乘飞机经济舱；20.2 中层及以下人员连续乘座
