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1、档案管理工作规定受控状态: 受 控 档案编号: 生效日期: 编号:版本号A档案管理工作规定修改次数00总页数档案管理工作规定一、 主要内容及适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案的管理部门1、文书结案后,原稿由公司档案室归档。2、各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影印件。3、档案室主要职责:(1)制定或参与制定档案工作的规章制度;(2)对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;(3)做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;(5)提高档案管理的水平和技术,
2、逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案的种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如房屋销售、合同书、协议书等原始
3、记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、规划许可证、预售许可证、公司所获各种荣誉证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括公司上报董事会的文件资料和相关统计表。9、劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外联单位提供的,以声象形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。四、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管
4、、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。五、档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。1、立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。2、立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交档案管理员立卷归档。3、立卷归档的要求(1)各部门负责档案的人员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。(2)移交档
5、案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。(3)归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。(4)立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,填写备查表,注明保管期限。(5)填写案卷一律用钢笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。(6)立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。(7)立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。(8)立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。(9)文
6、件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。(10)各种档案(奖品、奖章、证书等)归档必须有原件,并保持其完好无损。(11)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。六、档案的借阅1、档案主要供本公司利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得
7、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注,不得转借。4、对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。5、必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还时,档
8、案管理员要及时催还。7、借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。七、档案保密要求1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密、内部四级。3、有密级档案只许在档案室查阅,不许带离档案室。有密级档案只限归档人使用,有密级档案其他人员需使用或复印的,需经公司总经理批准。4、对已过保密期限的档案要请相关部门领导或总经理鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。5、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分。6、公司在职
9、工作人员离开本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能离职。档案管理员调离或离职,应由其主管领导监督办理,档案交接后,方能调离或办理离职手续。八、档案的销毁1、对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经归档部门负责人及总经理共同鉴定后,按规定销毁。2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人在销毁注册上签字。九、档案的保管:档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散);不乱(不使档案互相混乱);不丢(档案不丢失不泄密);不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。附表:1、 XRT-XZ-234归档案卷目录2、 XRT-XZ-235档案内容登记表3、 XRT-XZ-236档案借阅申请表4、 XRT-XZ-237文件修改记录表5、 XRT-XZ-238文件更改通知单6、 XRT-XZ-239档案移交清单第 6 页 共 6 页