酒店管理系统-帐务审核系统

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1、1 帐务审核帐务审核2 第一节第一节消费帐管理消费帐管理2 1.1 消费帐查询2 1.2 消费帐主单3 1.2.1 消费帐主单窗口3 1.2.2 新建消费帐4 1.2.3 帐务处理4 第二节第二节 应收帐管理应收帐管理5 2.1 应收帐户查询5 2.2 新建应收帐7 2.3 应收帐户主单7 2.3.1 应收帐户主单窗口7 2.3.2 应收帐与档案8 2.3.3 帐务处理9 2.3.3.1 应收帐务主单9 2.3.3.2 定金输入及定金单打印9 2.3.3.3 信用卡操作10 2.3.3.4 入帐12 2.3.3.5 调整12 2.3.3.6 转帐13 2.3.3.7 压缩14 2.3.3.8

2、争议15 2.3.3.9 选帐15 2.3.3.10 帐单16 2.3.3.11 清户18 2.3.3.12 核销19 2.3.3.13 核销历史23 2.3.4 帐务处理实例24 2.4 审核应收帐28 2.5 信用卡29 2.6 应收帐务查询30 第三节第三节 夜间稽核夜间稽核31 3.1 夜审系统操作步骤31 3.2 房租审核及入帐36 3.3 费用审核36 第四节第四节 报表报表37 4.1 催帐报表37 4.2 帐龄报表37 4.3 稽核报表39 4.4 报表专家39 2 第四节第四节 预算预测预算预测41 4.1 编辑预算预测41 帐务审核帐务审核 第一节第一节 消费帐管理消费帐管

3、理 消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。收银点每天营 业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点 的营业收入就可反映在总报表上了。这样的收银点如：美容室、洗衣房、楼面电话等。 消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定 义自动转账） 、会议室、宴请客人费等。每一个部门均可有一个固定帐号。 1.11.1 消费帐查询消费帐查询 执行审核审核消费帐管理消费帐管理，打开如下窗口。该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效 的、结帐的、挂帐的等。 系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务： 状状 态态含含 义义

4、I有效 O本日结帐 S临时挂帐 D昨日结帐 表 3 图 功能按钮介绍功能按钮介绍: : 窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮 前的快捷键(如 1，2 等)就可使用相关功能，介绍如下： 新 建：新建一消费帐主单； 联 房：打开联房设置窗口，增删联房； 主 单：打开消费帐主单，可修改主单信息； 入 帐：打开入帐窗口，可快速入帐； 固定支出：打开固定支出窗口，可增删固定支出； 帐务处理：打开帐务主单，可进行帐务处理； 允许记帐：打开定义允许记帐费用窗口，可选择设置允许记帐费用； 定义帐户：打开定义帐户窗口，可增删子帐户； 打印帐单：打开单据打印窗口，可打印各类已

5、经设置好的单据。 查询查询: : 右上角，按 AltA 快速查询，输入查询条件，回车，显示查询结果。 右下角，组合查询，快捷键是：CTRL+SHIFT+Z，系统弹出宾客查询组合条件 窗口，可以进行相关查询。 1.21.2 消费帐主单消费帐主单 1.2.11.2.1 消费帐主单窗口消费帐主单窗口 消费帐管理窗口，双击某记录，打开如下窗口。 4 图 1.2.21.2.2 新建消费帐新建消费帐 操作步骤操作步骤： （1） 、 消费帐管理窗口，单击新建，打开新建消费帐主单，整个窗口类似与后 面讲到的 AR 帐主单； （2） 、输入【名称】 ，选择【类别】 、 【来源】 、 【市场】 ，输入【担保人】

6、、 【担保单位】 等信息； （3） 、单击存盘，或按 CTRL+S，系统自动生成消费帐号。 1.2.31.2.3 帐务处理帐务处理 需要处理消费帐帐务时，消费帐主单下，单击帐务处理，打开帐务主单。消费帐 处理同前台帐务处理，请参见前台收银说明。 图 第二节第二节 应收帐管理应收帐管理 2.12.1 应收帐户查询应收帐户查询 执行审核审核应收帐户管理应收帐户管理，打开AR-应收帐户管理窗口，系统默认显示所有 AR 帐 户。 5 图 功能按钮介绍功能按钮介绍: :窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按 钮或使用按钮前的快捷键(如 1，2 等)就可使用相关功能，介绍如下： 新

7、 建：新建 AR 帐主单； 帐务处理：打开帐务主单，可进行帐务处理； 入 帐：打开入帐窗口，可快速入帐； 主 单：打开应收帐主单，可修改主单信息； 档 案：打开档案窗口，可查阅相关信息； 允许记帐：打开定义允许记帐费用窗口，可选择设置允许记帐费用； 定义帐户：打开定义帐户窗口，可增删子帐户； 联 房：打开联房设置窗口，增删联房； 催 帐 信：打开催帐信窗口，可打印已经设置好的催帐信； 对 帐 单：打开对帐单窗口，可打印已经设置好的对帐单； 查询查询: : 右上角，快速查询，快捷键是：ALT+A，输入查询条件，回车，显示查询结 果。可以输入的常用条件：帐户名、帐户名中的一部分、帐号等。 右下角，

8、组合查询，快捷键是：CTRL+SHIFT+Z，系统弹出应收账户查询组合 条件窗口，可以进行相关查询。 2.22.2 新建应收帐新建应收帐 操作步骤操作步骤： （1） 、 AR-应收帐户管理窗口，单击右新建按钮，打开新建 AR 帐主单； 6 （2） 、输入【名称】 ，选择【类别】 、 【等级】 ，输入其他相关信息； （3） 、单击存盘，或按 CTRL+S，系统自动生成 AR 帐号。 注意注意：【等级】若是有限额，可设置限额，执行帐务帐务信用信用，可录入限额。 2.32.3 应收帐户主单应收帐户主单 2.3.12.3.1 应收帐户主单窗口应收帐户主单窗口 AR-应收帐户管理窗口，单击右主单按钮，打

9、开 AR 帐主单，如下图所示。 图 【类别】 应收帐户类别，是酒店对应收帐的一种分类。一般分两大类：应收帐和信 用卡。应收帐包括公司、旅行社以及员工帐等；信用卡包括国内卡和国外卡。应收帐是一 般意义上的挂帐，即单位与酒店签订挂帐协议，可以先消费后结帐，一般月结。这些费用 由各个营业点在结帐时通过“转 AR”的结帐方式到相关的 AR 帐户下；而信用卡的产生是 各个营业点一旦用信用卡结帐，该笔费用就自动生成到相关的信用卡 AR 帐户下，每种信用 卡对应一个 AR 帐户。酒店可凭借信用卡 AR 帐户与银行对帐。 注意注意：如建立信用卡 AR 帐，除在前台系统中新建帐户之外，必须在维护系统中相应 位置

10、与信用卡 AR 帐进行关联，此时方可用相关的信用卡结帐。 【等级】 一般分两等：有消费限额和无消费限额。若选择有消费限额，前台转帐至 该应收帐时，系统将根据【信用限额】中的金额，判断是否能继续转帐，若判断结果： 目标转帐费用已有帐务 信用限额 则系统将提示：“ARxxxxx超过消费限额，请与财务联系” 。 7 图 2.3.22.3.2 应收帐与档案应收帐与档案 不管是公司、旅行社还是订房中心，档案的附加信息中都包含一个信息，就是应收帐 号。系统中一个单位可对应两个应收帐号，如下图所示。财务部门建立应收帐后，相关授 权部门可在档案主单下，执行 AR 帐号帐号调整调整，选择对应的 AR 帐号或新建

11、 AR 帐号，使 其显示如下。 图 2.3.32.3.3 帐务处理帐务处理 2.3.3.12.3.3.1 应收帐务主单应收帐务主单 AR-应收帐户管理窗口，双击打开应收帐务主单，如下图所示。 8 图 帐务主单可分成四个部分加以说明：左上、右上、中间、底行。 左上： 显示帐户。 右上： 显示 AR 帐户基本信息。 中间： 默认显示有效帐务明细，要求明确每条帐务所包含的信息。其中帐务前带有标记的 为未经审核的 AR 帐。未经审核的 AR 帐无法对其进行帐务处理。 底行： 重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息） 。 2.3.3.22.3.3.2 定金输入及定金单打印定金

12、输入及定金单打印 操作步骤操作步骤： （1） 、帐务主单下，单击工具栏上入帐按钮，弹出入帐窗口； 9 图 （2） 、 【姓名】处输入姓名， 【代码】处输入人民币现金在系统中的代码， 【金额】处输 入数量； （3） 、输入【单号】等信息，单击入帐。 系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择，有些酒店的定金单由收银员手工 填写。 2.3.3.32.3.3.3 信用卡操作信用卡操作 信用卡操作包括设置消费信用额度、取消信用额度。 押卡 操作步骤操作步骤： （1） 、帐务主单下，执行其他其他信用信用，打开信用授权明细窗口； （2） 、选择【项目】 （即信用卡类型） ，录入【授权额】 、 【卡号】

13、、 【授权号】 、 【水单号】 等； （3） 、单击确定，信用授权明细窗口显示有效压卡记录； 10 图 （4） 、主单【付款方式】 、 【信用限额】 ，显示相应信息。 图 注意注意：系统有信用卡号校验功能，一旦输入错误，系统将提示操作员。 图 11 取消押卡 操作步骤操作步骤： （1） 、帐务主单下，按 F3，打开信用授权明细窗口，系统默认显示有效的押卡记 录； （2） 、双击目标押卡记录，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废” ，单击是 （Y），取消成功； 图 注意注意：单击信用授权明细窗口左下角多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经 取消的记录。 2.3.3.42.3.3.4 入帐入帐

14、应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来，但也会存在直接在应收帐户下录入费用 的情况，录入费用的方式与录入定金相同，只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。 AR 帐中由入帐产生的帐目在【Tag】处显示为“A” 。 2.3.3.52.3.3.5 调整调整 调整功能一般用于修改帐务，输入折扣，或调整错误的入帐。 操作步骤：操作步骤： （1） 、帐务主单下，选中要调整的项目，单击调整，打开调整窗口； 12 （2） 、 【代码】处输入费用代码（若是 Rebate，请输入 Rebate 代码，并输入 Rebate 的 原因） ； （3） 、 【金额】处输入金额，单击入帐即可。 （4） 、如原先入帐人民

15、币现金 1000 元，调整时输入“-1000” ，则该项目在有效帐目中 消失；如输入“300” ，则有效帐目中该项目金额修改为 1300。其他营业项目操作也是如此。 注意注意：对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看 Activity 时可以找到。 2.3.3.62.3.3.6 转帐转帐 用于把应收帐务从一个帐户转到另外一个帐户。 操作步骤：操作步骤： （1） 、帐务主单下，选择目标帐目； 注意注意：选择记录的方式：、连选：单击选择第一条目标记录，按住 SHIFT 键，单 击最后一条目标记录；、间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住 CTRL 键，单击其 他目标记录。 （2） 、单击转帐，弹出

16、转帐窗口。 13 （3） 、若是所有选择费用都转到对方帐户，则直接进行（4）的操作；若只是转所选帐 目中的部分，可在【转帐】中输入要转的金额。 （4） 、帐号处输入目标帐号，回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果窗口； 或按 F1 打开帐号查询帮助，输入条件选择相应的帐户。 （5） 、单击选择目标帐户，单击确定， 【帐户】处显示目标帐户名。 （6） 、单击确定，所选帐务自动转至目标帐户。 注意注意：若部分转帐时，系统将自动将某笔费用拆分成两笔。如为其他帐户转来的帐， 在【Tag】中显示为“T” ， 【摘要】中显示从何处转来的说明。 2.3.3.72.3.3.7 压缩压缩 用于将几笔帐压缩成一笔，同时可以选定压缩后的营业代码。 操作步骤操作步骤： （1） 、选中要压缩的记录