总账管理知识讲座

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1、,总 帐 管 理,总帐管理,一. 实际的事务处理 二. 预算和保留款 三. 合并和报表 四. 系统设置,总帐概述,JE,实际会计 信息,预算会计信息,PO,保留款会 计信息,帐户余额 总帐管理,报表,随机查询,录入会计 信息,会计事务处理,查询会计信息,总帐与子系统的集成,采购,应付,定单,应收,资产,库存,总帐,总帐是储存会计信息的中心,接收来自财务和制造模块的 会计信息,会 计 循 环,总帐管理,凭 证 审 核、 分 析 和 更 改,生成财务报告,凭证登帐,建立经常性分录,录入凭证,凭证转回,成批分配,转帐及合并,会计循环,凭证引入,会计循环,维护会计期 创建分录 外币分录转换 审核和修改

2、分录 分录过帐 余额重估 余额转换 合并帐套 审核和调整余额 运行会计报表 关闭会计期,创建分录,软件的会计分录包含了三部分内容: 日记帐批(Batch): 在相同批中的分录必须公用相同的会计期 过帐是按批来过帐 日记帐分录(Journal entry):在一个日记帐分录中所有的分录 行公用相同的货币和分类 日记帐分录行(Journal entry line): 在日记帐分录行中借方必 须等于贷方,创建分录方法,手工分录 冲帐分录 循环(重复)分录 成批分配分录 日记帐分录引入,日记帐自动转换,1. 输入记帐本位币日记帐 2. 输入外币日记帐 3. 输入数量日记帐,审核和修改日记帐,过帐以前

3、1. 随机审核日记帐明细信息 2. 通过报表审核日记帐明细信息 3. 在输入日记帐分录屏幕中修改日记帐,过帐,过帐后更新帐户余额 过帐分录到暂记帐帐户(Suspense Account) 自动生成内部往来分录 (Balance Intercompany Journal) 定义自动过帐,余额重估,月末重估资产和负债等帐户的余额,外币,外币,本位币,本位币,余额转换,为了随机查询,报表和合并不同币种的余额. 转换实际或预算的余额到某种外币,软件总帐自动用期间平均汇率转换收入和费用帐户 软件总帐自动用期间末汇率转换资产和负债帐户 软件总帐自动用历史汇率转换权益帐户 软件总帐把转换产生的差异过帐到差异

4、帐户 (CAT) CAT account (Cumulative Translation Adjustment),合并帐套,为了集团财务报表的需要, 合并一个或多个帐套.,1 子公司,2 子公司,3 子公司,合并,母公司,查询和调整余额,随机查询 通过表报查询 编制调整分录,运行财务表报,使用财务表报生成器编制 (FSG) 资产负债表,利润表等客户化的财务表报 FSG Financial Statement Generator,关闭会计期,完成帐务处理以后关闭或永久关闭会计期,总帐管理,创建本位币日记帐分录,创建日记帐分录概述,手工,引入,冲帐,重复分录,成批分配,1,2,3,4,3,4,5,

5、6,2,3,4,5,2,3,4,5,业务发生,输入分录,反冲标记,生成分录,引入,修改,审核,过帐,定义分录,生成分录,手工日记帐,金额 数量,引入日记帐,应付,应收,采购,项目,成本,总帐接口表,总帐批,总帐标题,总帐行,引入日记帐,过帐错误科目至暂记帐科目 建立汇总分录 引入描述性字段 修改引入分录错误行 删除引入分录,创建反冲日记帐,打上反冲标记 指定反冲期间 生成反冲分录 反冲分录过帐,创建循环(重复)分录,每个会计期重复发生的会计分录,定义成循环分录 设置(定义)循环分录 生成循环分录,创建成批分配分录,创建(定义)成批分配分录 生成成批分配分录,循环分录和成批分配分录,成批分配,循

6、环分录,公式分录,货币,公式,每个分录行 公式,是,是,外币,本位币,数量,本位币,数量,A*B/C,任何公式,每个公式多行,一个公式一行,外 币 分 录 的 转 换,总帐管理,外币分录转换流程,开始,定义外币,记帐本位币,定义转换 率类型,分离 公司 用户,定义日常转换率,5-1-94 CND SPOT .83 .,输入分录,外币 分录,自动转换,过帐,帐户余额,报表,结束,本位 币,外币分录转换,定义和分配外币 定义转换率类型 定义日常转换率 输入外币分录 外币分录过帐 查询外币余额,定义货币,软件应用产品已经预定义了所有ISO货币 可以根据需要定义非ISO货币 分配定义的货币到帐户,定义

7、转换汇率类型,公司类型 (Corporate) 现货 ( Spot) 用户 (User),定义日常转换汇率,输入货币信息 输入转换率,输入外币日记帐分录,相同日记帐批可使用不同的日记帐批 输入货币,转换率类型和转换率,外币日记帐过帐,外币日记帐过帐相同于本位币日记帐过帐 外币在转换过程中可能会引起被转换的金额借方 不等于贷方. 软件的过帐程序解决这个问题的方法是把差异 增加上去相同于最大的日记帐行,查询外币余额,使用帐户查询来查询外币帐户余额 通过表报来查询外币信息,总帐管理,分录使用连续编号 ( Audit Journal Entries),使用连续编号概述,分类: 银收 采购 调整 编号:

8、 自动 自动 手工 分录建立: 手工 自动 手工 开始值: 1 28 N/A,1,2,3,28,29,30,4,7,23,使用连续编号概述,定义文档连续名 分配文档连续名 设置预置文件 创建日记帐 通过文档连续编号出报表,定义和分配文档连续编号名,自动连续编号 手工编号,设置预置文件,总是使用: 所有类别分录都使用 部分使用: 不是,所有类别分录都使用,不使用: 不允许使用,重 估 余 额,总帐管理,重估余额概述,5/17,应收帐款,10,000,外币,本位币,应收帐款,转换率0.8,8,000,5/30,应收帐款 10,000,应收帐款 7,500,转换率0.75,未实现汇兑损失 500,重

9、估余额,定义未实现的汇兑损益帐户 定义重估汇率 运行重估产生会计分录 重估分录过帐 从报表上查询重估后的余额 反冲重估分录 结束外币余额,定义未实现的汇兑损益帐户,未实现的汇兑损益帐户的作用,定义重估汇率和运行重估产生重估分录,为实际的和预算的余额定义期间汇率 目前仅有实际的余额可以重估 指定重估的参数运行重估,重估分录过帐,重估分录,未实现的汇 兑损益帐户,相应重估帐户 (本位币),过帐,反冲重估分录和结束外币余额,次月反冲重估分录 反冲重估分录过帐 继续重估循环 结束外币余额汇兑损益实现,余 额 转 换,总帐管理,余额转换概述,软件总帐允许把实际或预算的余额从记帐本位币 转换成任何一种外币

10、 根据国际会计准则,使用不同的汇率转换不同类型的帐户 期间平均汇率: 收入和费用帐户 期间末汇率: 资产和负债帐户 历史汇率: 权益帐户 设置CTA帐户(Cumulative Translation Adjustment) CTA帐户, 国内称为差异折算帐户,余额转换,定义货币,CTA帐户并分配到帐套 定义期间汇率 定义历史汇率 运行转换 随机查询和通过表报查询,总帐管理,预 算 会 计 循 环,预算概述,预算有预算期间,预算帐户和预算金额组成 定义预算,分配预算帐户给预算组织,使用不同的 方法记录预算金额,预算会计循环,决定预算控制的程度 定义预算 录人预算金额 查询和修改预算 冻结预算 关

11、于预算的报表,决定预算控制的程度,明细级别的预算控制 汇总级别的预算控制 拒绝类型的预算控制 警告类型的预算控制 指定金额的类型和边界 建立预算控制组,决定预算控制的程度,设置帐套使用预算控制 预算控制执行资金的检查和资金的保留在 软件采购,Oracle应付帐,Oracle总帐,定义预算期间,创建新的预算或维护已存在的预算 请求预算日记帐 分配预算状态: 打开,当前,冻结 分配主预算 自动拷贝预算 新旧预算必须是相同的期间,可以不同的财政年度,定义预算科目,Oracle总帐使用预算组织来指定预算帐户和 决定在科目范围的预算控制选项 预算组织可以是部门,地区或成本中心等,定义预算科目范围,分配预

12、算科目的范围 指定预算录入的方法 录人预算科目的货币, 包括数量 明细级别预算控制 选择自动保留款 资金检查级别 选择金额的类型 选择资金检查的边界,定义预算控制组,工资,资金检查级别 无,资金检查级别 拒绝,资金检查级别 警告,发票,申请,允许越过1000,定义预算控制组,指定每个组允差的百分数,允差的金额和越过的金额 分配不同的预算控制组给不同的用户,输入预算方法,输入预算金额 输入预算分录 创建预算公式 创建成批预算分录 转移预算金额 装载预算,预算分录过帐,年度结转及冻结预算,预算分录的过帐相同于实际分录 年度结转仅仅是PJTD余额结转到下年度 YTD余额清零 冻结预算是拒绝未授权的修

13、改,输入预算概述,预算金额,重复分录,成批分配,过帐,定义公式,预算分录,装载预算,输入金额,1,1,1,2,2,2,3,3,4,输入分录,过帐,转移预算金额,转移预算金额,3,4,建立预算,装载,生成金额,1,2,3,4,生成分录,过帐分录,2,3,4,5,装载预算,从试算表中装载预算,PC 试算表,SQL* Loader,GL_BUDGET_INTERFACE,软件总帐预算,总帐管理,保 留 款 会 计 循 环,保留款概述,可用资金= 预算- 实际-保留款,保留款的循环,设置保留款会计 输入保留款分录 查询分录明细 保留款分录过帐 查询可用资金 取消相应的保留款 保留款的报表 年度的处理,

14、设置保留款会计,必须实行预算控制 输入保留款会计科目 打开保留款年度 定义保留款类型,输入保留款,四种方式 手工输入保留款分录 使用成批分配生成保留款分录 使用分录引入来引入非Oracle系统的保留款事务 接收来自软件子系统的保留款事务,手工录入保留款分录,保留款分录的手工录入和实际分录的录入很相似 确省的货币是记帐本位币 不能录入外币保留款分录批 软件总帐验证分录行 如果借方不等于贷方,软件总帐用保留款帐户建立 平衡的分录 如果没有过帐可以直接删除保留款批和分录,保留款过帐,当保留款分录过帐以后才能成功保留资金,可用资金= 预算- 实际-保留款,查询可用资金,指定金额类型 指定保留款类型 指定会计科目,取消保留款,在保留款分录中打上反冲标记 生成反冲保留款分录 反冲保留款分录过帐 软件应付款和软件采购自动建立反冲分录,年度的处理,软件总帐提供四种方法,FY94-End 预算厖?.5000 保留款厖1500 实际厖?.800,可用资金?.2700,预算厖?.4000 保留款厖 0 实际厖?. 0,可用资金?.4000,FY95-Beginning,年末清零,FY94-End 预算500