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1、秘书的“办会”工作,学习目标,思考练习,主要内容,本章小结,通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。,第一节 会议事务工作,第四节 常见仪典与宴请活动中的 事务工作,第二节 会见会谈中的事务工作,第三节 经济谈判事务工作,第一节 会议事务工作,本节要点,一、会议及会议要素,二、工作例会中的主要 程序和原则,三、大型会议中的会务 工作,四、会议改革的探讨,秘书
2、“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。,一、会议及会议要素,（一）会议 会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。,根据现代汉语词典的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。,美国韦氏新大学词典中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。,会议是人类社会历史发展的产物，它经历
3、了如下的演变过程（见图5-1）。,图5-1 会议的演变过程,近代资本主义社会,部落联盟,现代社会,部落,奴隶社会,封建社会,氏族社会,发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式,氏族处理公共事务的氏族议事会,（二）会议要素,我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。,构成会议的十大要素，如表5-1所示。,表5-1 会议的十大要素,续 表,（三）会议的不同分类,会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十
4、分广泛，我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。,按照会议的规模划分 按照会议的规模划分可以分为以下五种（见图5-2）。,图5-2 按照会议的规模划分的五种会议,1,会议,特大型会议,大型会议,中型会议,小型会议,微型会议,指千人到数千人至万人参加的会议,指百人左右到数百人至千人参加的会议,指数十人至近百人不等的会议,几人至十人不等参加的会议,指万人左右到百万人参加的会议,按照会议的内容含量划分 按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类： 综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会
5、议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作要做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。,2,1,专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如经验交流会；节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。,2,按照会议召开的时间划分 定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。,1,3,不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、工
6、作布置会、研讨会等。,2,按照会议的级别划分 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议或跨国公司总部会议、 国总公司会议、 分公司会议、 部门会议等等。,4,按照会议的秘密程度划分 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为（见图5-3）。,5,按照会议的性质划分 依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进行细分。 决策性会议。 包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。,6,1,非决策性会议。 包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议
7、等。 按照会议与会人员集中或分散情况划分 由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。,2,7,会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。,表5-2 会议的其他分类,会议目标的实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会务工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的事务工作
8、做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。,二、工作例会中的主要程序和原则,无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。,（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作,秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图5-4）。,图5-4 会前准备工作的步骤,明确要点,准备议题,安排会议议程,通知开会,会场准备,以上五项具体的内容如下所述。 明确要点 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容
9、、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。 准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。,1,2,质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。,图5-5 秘书应做的准备,秘书所能做的，是尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决
10、”。,安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。,图5-6 如何安排会议议程,3,事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容,放在会前,放在后面,放在会期两头,一些例会上宣布周知的内容,有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”,在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。,图5-7 科学安排工作会议的时间,会议通知方式,通知
11、开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知（见图5-8）。,图5-8 会议通知的三种方式,4,口头通知,电话通知,书面通知,适用于小型例会，三五个人的碰头会,一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告,便条式或卡片式的会议通知卡,张贴式即黑板启事栏的会议通知,秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则,一般通知标题可以省略为“通知”。下面是二个例子： 例文1 通知 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实
12、问题。请各部门经理准时参加。 总经理办公室 月日,例文2 各部门科长会议通知 年月日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问 题，特召开会议，请准时出席。 受文者：各部门各科长 时间：五月三十日（星期二）下午1：303：30。 地点：第一会议室 总经理办公室主任,上面二个例子，第一个是最常见的文字叙述式会议通知；第二则文字叙述更为直接、简洁，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。,会场准备 会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。,5,会场准备有以下
13、要求（见图5-9）。,图5-9 会场准备的要求,（二）秘书在会中的组织和服务工作,工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。,签到和检查会场 与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。,1,集中精力，做好会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。,2,服务性工作 小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作（见图5-10）。,图5-10 秘书在会中要做的工作,3,随时接听打进来的电话，根据需要进行处理,接待随时找人,为各位倒水、递烟缸,适时挂图、分送材料、放投影、录音录像,适当为领导提供提纲等必要文字材料,要求,协助会议按议程进行并形成会议结果 秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。,
