会计电算化应用教程孙莲香课件第2单元系统管理与基础设置

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1、第2单元 系统管理与基础设置,【学习目标】 了解系统管理的主要功能，了解基础设置的主要内容及其作用。 能够为企业建立账套、能够设置操作员并赋予其相应的权限；能够设置包括部门档案、职员档案、往来单位档案的档案设置；能够完成凭证类别、结算方式及会计科目等财务设置，为日常工作做好准备。能够了解在出现操作错误时的处理思路和方法。,2.1 系统管理 2.2.1 启动系统管理,启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理模块。在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设置操作员权限等操作。 任务2-1 以系统管理员“admin”的身份启动系统管理。 提示: 系统管理员“admin”

2、没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。 在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便，建议不为系统管理员设置密码。 系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。,2.1 系统管理 2.2.2 操作员管理 1. 增加操作员,任务2-2 增加如表2-1所示的操作员。,表2-1 操作员名单,为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供了操作员设置功能，以便在计算机系统中进行操作分工及权限控制。,提示: 系统预置了三个操作员，分别是demo、system和ufsof，这三个操作员的初始口令与各自的名称一样，并且字母不

3、分大小写。如demo的口令就是demo。 只有系统管理员(admin)才有权设置操作员。 操作员编号在系统中必须是唯一的。 所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。 在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。 为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。,2.1 系统管理 2.2.2 操作员管理 1. 增加操作员,任务2-3 将“KJ002”的姓名“王宇波”修改为“王波”。 提示： 只有系统管理员有权修改操作员信息。 在操作员的信息中，操作员编号不能修改，只能修改操作员的姓名、口令及所属部门。 操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息的方式进行修改外，还可以在操作员登录系统时由操作员本人修改

4、。,2.1 系统管理 2.2.2 操作员管理 2. 修改操作员,2.1 建立账套与权限管理 2.2.3 账套管理 账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。 1. 建立账套,任务2-4 创建108账套，单位名称为“西原股份有限公司”(简称“西原公司”)，启用会计期为“2012年1月”。该企业的记账本位币为“人民币(RMB)”，企业类型为“工业”，执行“2007年新会计准则”，账套主管“刘然”，按行业性质预置会计科目。该企业不要求进行外币核算，对经济业务处理时，需对客户进行分类。需设置的分类编码分别为：科目编码级次“422

5、2”，客户分类编码级次“122”。创建账套后暂时不启用任何子系统。,建立账套，即采用财务管理软件为本企业建立一套账簿文件。,提示： 新建账套号不能与已存账套号重复。 账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。 账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。 启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。 启用的会计期不能在计算机系统日期之后。 行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行会计核算。 账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改。 系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果取消选择“按行业性质预置科目”复选框(即取消)，则不按行业

6、预置会计科目。,2.1 建立账套与权限管理 2.2.3 账套管理 1. 建立账套,任务2-5 以108账套主管“KJ001 刘然” (密码：000000)的身份登录注册系统管理，选择其主管的108账套，将账套设置为“有外币核算”。 提示： 若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理”窗口中，更换操作员。 只有账套主管才有权限修改账套信息，如果当前操作员是系统管理员“Admin”，则应先注销操作员，再以账套主管的身份注册系统管理。 在修改账套时应提示哪些信息是可以修改的而哪些信息是不能修改的。其中，账套号和行业性质不能修改。因此，如果在建立账套时未选择正确的行业性质就只能重建账套了。,2

7、.1 建立账套与权限管理 2.2.3 账套管理 2. 修改账套 当系统运行了一段时间后，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。,任务2-6 将108账套数据备份到D盘中的“108账套备份”文件夹中。 提示： 只有系统管理员才有权限备份账套。 在删除账套时，必须关闭所有系统模块。 建议在每次备份时都新建一个文件夹，并注明该备份文件的内容。 企业应该在每月末结账前进行账套备份。学生在学习的过程中可以将阶段性的操作结果进行备份，以便防止机器出现故障或更换机器进行操作时及时地引入备份数据继续进行操作。,2.1 建立账套与权限管理 2.2.3 账套管理 3. 备份账套 账套备

8、份 (即会计数据备份)就是将财务管理软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中。,任务2-7 将已备份到D盘的“108账套备份”文件夹中的“108账套备份”数据恢复到硬盘中。 提示： 备份的账套数据，只有在系统管理中进行恢复(引入)才能运行。 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。,2.1 建立账套与权限管理 2.2.3 账套管理 4. 恢复账套 恢复账套(即会计数据引入)是指把软盘或硬盘上的备份数据恢复到软件系统中，即利用现有数据恢复。,任务2-8 2012年1月10日，由108账套的账套主管刘然(即KJ001，密码为000000)注册进入系统管

9、理，启用“总账”、“工资”和“固定资产”系统，启用日期均为2012年1月1日。,2.1 建立账套与权限管理 2.2.4 系统启用 系统启用是指设定在畅捷通T3应用系统中的各个子系统开始使用的日期。,1. 增加操作员权限,任务2-9 增加操作员“KJ002 王波”拥有108账套“公用目录设置”、“固定资产”、“总账”、“工资管理”和“核算”的操作权限；“KJ003 陈平”拥有108账套 “总账”、“采购”、“销售”和“库存”的操作权限。,2.1 建立账套与权限管理 2.2.5 操作员权限管理 为了保证权责清晰和企业经营数据的安全与保密，企业需要对系统中的所有操作人员进行分工，设置各自相应的操作权

10、限。,提示： 在“增加权限”对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限。,2. 修改操作员权限,2.1 建立账套与权限管理 2.2.5 操作员权限管理,修改操作员的权限包括设定或取消账套主管，修改某一操作员的某一功能模块的所有及部分权限。,提示： 在实际工作中一个账套可以定义多个账套主管，一个操作员也可以担任多个账套的账套主管。在设置操作员权限时，只需对非账套主管的操作员设置相应的操作权限，而系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限。 系统管理员或账套主管可以删除非账套主管操作员已拥有的权限。,2. 修改操作员权限,2.1 建立账套与权限管理 2

11、.2.5 操作员权限管理,任务2-10 取消操作员“KJ002 王波”在108账套中的“GL010303 上年结转”权限。 提示： 系统约定，操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。 如果要删除某一操作员在某一账套中的多个操作权限，可以在选中第一个要删除的权限后，按住Shift键，同时移动鼠标，便可选定一批权限，然后单击【删除】按钮，执行批量删除操作。,2.2 基础设置 基础设置的内容主要包括设置基础档案、会计科目、凭证类别、结算方式。 2.2.1 启动并注册系统,任务2-11 以操作员KJ001 (密码为“000000”)的身份在2012年1月6日登录注册108账套。 提示： 可以在此直接

12、选择相应的图标设置基础档案信息。,任务2-12 2012年1月6日，由108账套的账套主管“KJ001 刘然”，密码为“000000”，在畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版系统中设置部门档案。部门档案资料如表2-2所示。,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 1. 部门档案,表2-2 部 门 档 案,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 1. 部门档案,提示： 部门编码必须符合编码原则。 由于在设置部门档案时还未设置职员档案，因此部门档案中的负责人应在设置职员档案后，回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置。 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,任务2-13 增加如表2-3所示

13、的职员档案。,提示： 职员档案中的“所属部门”内容可以直接录入，但最好在双击“所属部门”栏后再单击参照按钮，在已录入的部门档案中选择相应的部门。 录入全部职员档案后，必须单击【增加】按钮 (或按Enter键)，增加新的空白行。否则，最后一个职员档案将无法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,表2-3 职 员 档 案,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 2.职员档案,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 3. 客户分类,任务2-14 108账套的客户分类方案如表2- 4所示：,提示： 客户分类编码必须是唯一的。 客户分类的编码必须符合编码原则。 供应商分类与客户分类的设置方法

14、相同。,表2-4 客 户 分 类,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 4. 客户档案,任务2-15 增加如表2-5所示的客户档案。,提示： 客户档案必须在最末级客户分类下进行设置。 若左框中无客户分类，则将客户归入无客户分类项。,表2-5 客 户 档 案,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 4. 客户档案,提示： 客户编码必须唯一。 必须输入客户编码、名称和简称，其余可以忽略。 “联系”选项卡内容可以为空。 销售管理系统或应收账款核算系统被启用后，应收余额由系统自动维护。 输入各项内容后，必须单击【保存】按钮，否则表示放弃。,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 5. 供应商档案,任

15、务2-16 增加如表2-6所示的供应商档案。,提示： 供应商档案必须在最末级的供应商分类下增加。 关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。,表2-6 供应商档案,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 6. 设置凭证类别,任务2-17 设置分类方式为“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”。 提示： 限制科目的数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。 填制凭证时，如果不符合这些限制条件，则系统将拒绝保存。 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整凭证列表中凭证的排列顺序。,2.2 基础设置 2.2.2 基础设置 7. 设置结算方式,任务2-18 设置编码为“1”名称为“现金

16、结算”的结算方式以及编码为“2”，名称为“转账支票”的结算方式。 提示： 结算方式的编码必须符合编码原则。 结算方式的录入内容必须唯一。 可以根据实际情况选择是否需要票据管理的标志。 在不启动购销存系统的情况下，设置结算方式的主要目的是在使用有“银行账”辅助核算的会计科目时填写相应的结算方式，以便在进行银行对账时将结算方式作为对账的一个参数。,2.2 基础设置 2.2.3 设置会计科目 1. 增加会计科目,任务2-19 增加如表2-6所示的会计科目。,表2-7 会计科目,2.2 基础设置 2.2.3 设置会计科目 1. 增加会计科目,提示： 增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。,2.2 基础设置 2.2.3 设置会计科目 2. 修改会计科目,任务2-20 将“1002 银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”核算要求，“10