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1、东莞市高大机电有限公司EKO TE CHCO.,LTD编 号GD-QP-001版本版次A/0生效日期2016-04-01文件名称：文件化的信息管理页 码第 9 页 共 9 页 文 件 名 称 文件化的信息管理 编制部门：品管部 文 件 变 更 记 录修订日期最新版本修 订 内 容页次制定审核批准2016-4-01A首版发布8 1 目的为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本。2 适用范围适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。3 文件种类3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作
2、业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）3.2技术类文件（含产品图、模具图、产品规格书、BOM、ECN等）3.3外来文件（客户图纸、CQA、客户检验标准、客户要求、承认书、客户检验报告等客户资料；质量方面标准、法律法规；设备说明书等）4 职责4.1文控中心（DCC）：负责各类文件的受控、发放、回收、监督管理及各部门文件使用情况的稽核；4.2各部门：负责各类相关文件的编制、审核、批准和申请发放，负责受控文件的接收、使用和保管，并对现场使用的各类文件进行保护和防护；5程序5.1 公司代码/部门代码/文件性质代码/文件系列号 公司代码：公司代码表公司名称公司代码东莞市斯浦昊汽车零件有限公司GD
3、 文件性质代码：文件性质代码表文件类别代码文件类别代码文件类别代码质量手册QM工作流程/作业指引/操作指导书WI程序文件QP记录表单FM 文件系列号：文件系列号系列号用途系列号编号范围同类文件系列中，用于区分不同文件之后缀编号01 99 或 001 9995.2 文件编号规则文件编号规则表文件等级文件类型编号方式一级文件质量手册GD-QM-XXX（公司代码 + 手册代码 + 系列号）二级文件程序文件GD-QP-XXX（公司代码 + 程序文件代码 + 系列号）三级文件作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PDS等GD-WI-XXX（公司代码 +文件
4、代码 + 系列号）记录/表格各部门的各类表单/表格/报告GD-FM-XXX（公司代码 + FM + 系列号）5.3 文件编制/审批权限文件编制/审批权限表文件类别代码编制审核批准会签质量手册QM品质经理总经理程序文件QP部门主管/经理总经理工作流程/作业指引/操作指导书WI部门主管/工程师/授权人员部门经理/主管5.4 文件的编制/审核/批准/会签 5.4.1 各部门根据过程、产品或其它管理需要，编制相关类型的文件。完整的文件应包括文件名称、文件编号、版次、页序、文件目的、适用范围、工作程序、流程图、引用标准、工作方法、图片等相关内容，具体参照附件格式。 5.4.2 文件编制完成后应经过相关授
5、权人员的审核、批准，必要时经相关部门会签确认。具体权限见文件编制/审批权限表。5.5 文件编号控制5.5.1 DCC文控员根据文件受控情况，制定各部门各类型文件的受控文件清单，并公示在共享盘上，受控文件清单在受控文件发布时适时更新，以保持清单与文件的一致性。5.5.2文件编制部门在制定新文件时，可从共享盘上同类文件的受控文件清单中查看获得文件的新编号，或向文控中心咨询获得文件编号。文件编号规则见5.2。5.6 文件的受控/发放 5.6.1文件编写完成并经权限人员审批后，提供给到文控中心申请发行。 5.6.2 文控中心对文件进行会审，发现文件存在明显的遗漏、矛盾、逻辑错误、基本内容不全、与其它文
6、件相冲突等现象时，将文件退回申请部门进行重新制定，待存在问题得到纠正后方可受控。 5.6.3 文件在申请发行时，文件的电子档需同时发送到文控中心处进行保存。5.6.4 DCC文控员接收到需发放的文件正本及电子档后，根据受控文件发放一览表或文件上列明的文件发放部门，复印相应的份数、加盖“受控文件”印章，并在受控文件发放/回收登记表中进行登记后，通知相关部门领取文件。 5.6.5 领取文件时，须对照所需领取文件的名称/版本/份数，在受控文件发放/回收登记表上签名确认。 5.6.6若文件是换版发行，文件领取部门须同时交回旧版文件，旧版文件未回收时不得发放新版文件。文件初次发行时不存在旧版。 5.6.
7、7 所有受控文件均需经过文控中心加盖受控印章正式发放后使用。 5.6.8 出于环保考虑，对于质量手册、程序文件等不用在生产现场出现的管理类文件，经审批过程完成并加盖“受控文件”印章后，可扫描成彩色PDF档，在公司共享盘中采用电子档方式发放。各部门只可以阅读，不具备编辑、剪切等改变文件属性的功能。 5.6.9所有的文件文控中心都需要保存最新版的电子文档，电子文档储存在公司的服务器内，电子文档按部门别区分归档，电子文档需要设置权限，除文控中心外，其它任何部门只有阅览权，无剪切、复制、删除、修改等权限。5.7 临时文件的发放与回收控制。 5.7.1 临时文件定义：下列情况下发行的文件均称为临时文件：
8、a）新项目开始初期，正式的受控文件还未确定发行，暂时用于指导新项目生产或作业的文件，如临时QIP、临时PI等；b）只适用于某张订单，或只适用于客户指定的一定生产数量的产品（如：客户指定A订单中前1000 PCS使用不同的加工方法或包装方式等）； c）只适用于某个特定时间段的临时性文件（如1个月、45天等）。 5.7.2 临时文件的编制和审批：对5.7.1 a）的临时文件，由部门负责人审批即可；对5.7.1 b）和5.7.1 c），按5.3文件编制/审批权限表权限批准。 5.7.3 临时文件发放时，由文控中心加盖“暂时发行”章后按5.6程序发放，发行时需在“暂时发行”印章上注明临时文件的适用时间
9、期间等信息。对于仅适用于某张订单或一定数量产品的临时文件，由文件编制部门在文件上注明其适用的订单或数量等相关信息。 5.7.4 临时文件在既定的使用期内具有与受控文件相同的效力，在达到了规定的使用期限，或所适用的特定订单完成交付，或达到了既定数量的生产要求后，即自动过渡为无效文件。 5.7.5 文控员根据临时文件发放/回收登记表中所记录的信息，适时关注所有临时文件的有效期限，在文件到期时通知文件使用部门，由使用部门及时交回文件，文件回收按5.10“文件的回收/作废”程序处理。5.8 文件在使用部门的管理控制5.8.1文件经受控发放生效后，各使用部门应按照文件要求执行，必要时，组织相关人员对文件
10、进行传阅学习，必要时进行培训。5.8.2 文件使用人员应保护好受控文件，使文件保持清晰、便于识别和查找及不可遗失、不得在受控文件上私自涂改或划改。5.8.3 各部门使用的应是经文控中心加盖红色“受控印章”的受控文件，不得将受控文件私自复印使用（受控印章为黑色），或将文件电子档直接打印使用（无受控印章）。在文件使用部门发现私自复印文件或直接打印的文件时，将追究相关人员责任。5.9 文件的更改控制 5.9.1因过程变更、工作内容改变、流程优化、产品改进、客户要求变更等原因需对文件进行修订时，由文件原编制部门或其它类似职能的人员对文件进行修订，以符合实际运营状况。 5.9.2 文件修订后须按照5.3
11、规定执行审核和批准。5.9.3文件修订时，修订部门需同时填写文件变更申请单，说明变更原因及变更情况，经部门负责人批准后，与修订后的文件同时提交到文控中心申请受控发放。5.9.4 文件修订版本与版次的控制质量手册程序文件三级文件表 格版 本A-ZA-ZA-ZA-Z单页修改版次版本+(09)/变 更 原 则 每有变更，只修改对象页修改码。 某页变更9次后或整体有一半页数有修改记录时换版。每修改一次均需换版每修改一次均需换版每修改一次均需换版5.9.5 修订后文件发放时，领取部门应交回文件的旧版本，以保持文件的适用性和唯一性。旧版文件未回收时不发放新版文件。5.10 文件的回收/作废 5.10.1
12、文件经过修订/变更升版后，根据受控文件发放/回收登记表中的记录，所有旧版文件均从原发放接收单位回收并加盖“作废”章作废处理。5.10.2作废的旧版文件，除文控中心的原版文件需要保存以供追溯以外，其它作废文件均可废弃或作为回收纸使用，对于涉及到技术机密或客户信息的文件，作废后可直接碎纸机处理。5.10.3保存的作废文件应与其它有效文件隔离，文件夹封面明确“作废文件”字样，以防止非预期的使用或误用。5.11文件的申领/换领/补领5.11.1 因生产设备增加、工作内容拓展或其它原因需要增加领取文件，或因原有文件磨损/毁损需要换领文件，或因保管不善导致文件遗失需要补领文件时，申请人须填写文件申请表，经
13、部门负责人审核、文控中心会签后方可发放。5.11.2文件换领时须同时回收毁损文件作废处理；因文件遗失而补领文件时，申请部门/人员应书面注明遗失原因并提出纠正预防措施。多次遗失文件或遗失情况严重的，文控中心可对遗失部门或人员进行适当的处罚。5.12 文控中心原版文件管理5.12.1所有文件的正本原版及电子档均在文控中心保存，所有文件均以加盖“受控文件”印章后发放到相关部门的受控版本为准，文控中心的原版文件只作保存和溯源作用，原则上不向外借阅和使用。5.12.2若因客户需要或其它重要原因需要借阅文件时，需经过文控中心同意，并在文件借阅登记表上登记签收，并在规定的时间内归还到文控中心。5.13 文件
14、管理状况稽查5.13.1为监督文件使用部门是否正确使用文件、是否对文件进行有效的保管和防护、及是否存在私自复印文件等不良情况，文控中心文控员每月不定时到各部门进行检查稽核，并根据稽核结果对受稽核部门进行相应处理。5.14 外来文件管理5.14.1 外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放。5.14.2 需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息。5.14.3 对外来文件中的法律法规、标准等文本，由文控中心保存，不作编号。文控中心并适时通过专业网站/行业协会/报刊/网络论坛等渠道收集法律法规、标准和最新消息并及时更新、公布。5.14.4 设备使用说明书：对于购
