《文书工作与档案管理第三版3第三章》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文书工作与档案管理第三版3第三章(63页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、第三章 文书的体式与稿本,学习目标,主要内容,知识框架图,本章点睛,了解文书的体式,掌握文书的格式与要求。 掌握份号、紧急程度、发文机关标识、发文 字号、签发人、成文日期、附件、主题词、 抄送机关、正本、副本等概念。 掌握文书各组成部分的主要内容,熟悉文书 主体的撰写要求。,2,1,3,无以规矩,不成方圆。 “格外好”源于“格内好”。 公文之要,首在辨体。行文的得失好坏,首先在于辨清不同文体的要求。,第二节 文书的格式,第三节 文书稿本及 其使用,第一节 文书的文体,第一节 文书的文体,一、文体的分类,二、现行机关文书 的文体特征,本节点睛,具体问题具体分析是我们正确认识 处理事物的前提,只有
2、根据文件的特定 内容灵活地选用表达方式,才能使文件 产生最佳效应。,一、文体的分类,(一)文体与文书文体的含义 文书和文体的含义是有区别的,如表3-1所示。,表3-1 文书和文体的含义,(二)文体的分类 ,按照辞海的分类,我们将文体分为政论文 体、科学文体、文艺文体、公文文体四类,见图3-1。,图3-1 文体的分类,(二)文体的分类 ,下面我们来分析一下动画中关于文体中 的叙述:1. 邓小平同志视察南方的讲话,(二)文体的分类 ,2. 香港1997年回归祖国,(二)文体的分类 ,(一)文书文体的特征 文书文体是一种兼有议论文、说明文、记叙文 三种表达方式和一般特点的应用文体。 首先,文书要有适
3、当的议论,但不需要作过多 的专门议论; 其次,文书要说明一定的事实,但不需要对不 必要的细节作过多的说明; 再次,文书不在于具体记叙事实,而是为了说 明一定的问题,文书的叙事必须简明、朴实。不作 过多的描述。,二、现行机关文书文体的特征,文书文体的三种表达方式在各个文种的 使用中,侧重点是不同的。有些以说明为主, 有些以议论为主,有些是叙述、说明、议论 兼而有之。,(二)文书文体的应用特点 ,命令、批复、议案多以说明为主(表彰性的除外)。 决定、指示、通知多以议论、说明为主。 通报、报告、请示等则多是叙述、议论、说明兼而有之。,(二)文书文体的应用特点 ,第二节 文书的格式,一、文书格式的含义
4、、范畴 与类型,二、公文格式标准化,三、国家行政机关公文标准 化格式及其要求,本节点睛,不积跬步,无以至千里。公文格式的规范与标准,不是一件简单的小事,格式不规范,不仅影响公文的质量和美观,更重要的是影响公文的严肃性和应有作用的发挥,有时甚至会发生重大失误。,(一)文书格式的含义 文书格式,简言之就是文书的表现形式。 它相对于文书的内容而言,既由文书的内容 所决定,又服务于文书内容的需要。,一、文书格式的含义、范畴 与类型,图3-2 公文的格式,(二)公文格式的范畴,公文格式的范畴包括以下内容,见图3-2。,公文格式包括两种:一是指文面格式;二 是指内容格式。 公文文面格式从适用的范围来看有三
5、种类 型,其使用也有不同的要求。 1. 行政公文格式 2. 专用公文文本格式 3. 一般文章式公文格式,(三)公文格式的类型,(一)公文格式标准化的含义 公文格式标准化具有广义和狭义两个方面 的含义:广义是指按照一定的公文格式规范标 准,制作和印发公文。狭义是指国家行政机关 的公文,采取法定性的规范格式标准,并严格 贯彻执行。,二、公文格式标准化,(二)公文格式标准化的作用,1. 公文格式标准化体现了公文的权威性、有效性,有利于公文的贯彻执。 2. 公文格式标准化方便了公文的处理,有利于提高工作效率。可以说,公文格式的每一项内容,都有其存在的必要性,都是为保证公文处理所设立的,如下页表3-2所
6、示。 3. 公文格式的标准化顺应了社会的发展,有利于实现办公自动化。,表3-2 公文内容存在必要性,(二)公文格式标准化的作用,现行国家行政机关公文格式,就是指公文 的书面格式,即公文全部文面组成要素的排列 顺序和标识规则。 我们将组成公文的各要素划分为眉首(亦 称文头部分)、主体(亦称行文部分)、版记 (亦称文尾部分)三部分。,三、国家行政机关公文标准化 格式及其要求,对这样的划分,有一个形象的比喻,把公文 各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分,见图3-3。,图3-3 公文各要素,三、国家行政机关公文标准化 格式及其要求,国家行政机关公文格式式样,A4型公文用纸页 边及版心尺寸,公文首页版
7、式,上报公文首页版式,公文末页版式,联合行文公文 末页版式1,联合行文公文 末页版式2,眉首的特点是位置相对固定,见图3-4。,(一)眉首(文头)部分,图3-4 眉首,眉首一般由六部分组成,见图3-5。,图3-5 眉首组成要素,(一)眉首(文头)部分,1. 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份 时每份公文的顺序编号。 2. 秘密等级和保密期限 (1)秘密等级 秘密等级是标识公文保密程度的一种标 志。,(一)眉首(文头)部分,图3-6 秘密等级,(一)眉首(文头)部分,涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及 其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和 “秘密”,见图3-6。,(2)保
8、密期限 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。 如公文制发单位能够知道保密期限,可按照国家保 密局的要求在秘密等级后标注保密期限,在秘密等级和 保密期限间用“”隔开。 如:绝密 3个月,意 味着该公文属于绝密等 级,保密的期限为 3 个 月,过期即可解密,见 图3-7。,图3-7 眉首格式,(一)眉首(文头)部分,3. 紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。 紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。 4. 发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称 后加“文件(电报)”组成。,(一)眉首(文头)部分,发文机关标识原则上应使用小标宋体字,一般用 红色标识。联合行文时应使主
9、办机关名称在前, “ 文 件 ” 二字置于发文机关名称右侧,上下居中排放,见 图3-8。,图3-8 联合行文发文机关标识,(一)眉首(文头)部分,5. 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成,一 般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行,居中 排布。文件拟定发文字号的作用主要有: 一是统计发、文数量,便于文件的管理; 二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使 用。 6. 签发人 在文件上标注签发人姓名,是表示文件生效并对 文件内容郑重负责。上报的公文需标注签发人姓名, 如联合行文还需标注会签人姓名。,(一)眉首(文头)部分,温家宝签署国务院令 任命曾荫权为香港特区长官 2005年
10、6月21日,国务院总理温家宝在国务院全 体会议上,签署任命曾荫权为中华人民共和国香港特 别行政区行政长官的国务院第437号令 。,主体的特点是位置经常变动,依公文内容的长短 而定。由于公文实质性的内容均在此部分,称之为“主 体”有其道理。主体一般由标题、主送机关、正文、附 件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。 1. 标题 公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼,是 整个公文内容的总括,一般由发文机关、事由、文种三 部分组成,通常称为公文标题“三要素”。,(二)主体部分,2. 主送机关 主送机关又称送达机关和行文对象,是指发文机 关、要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。 应按其性质、
11、级别和有关规定或惯例依次排列。 确定主送机关一般有以下情况:一是下行公文, 除批复外,一般有两个以上主送机关。二是向上级机 关请示只写一个请示机关,不要多头主送,不要越级 主送。三是公布性文件,如通告、公告、命令,对象 是全体人民,所以不再罗列主送机关。,(二)主体部分,3. 正文 正文是文件的主体部分,用来表述公文的具体内 容,体现发文机关的意图,是公文的核心。在逻辑结 构上,正文应遵循的规律是:提出问题分析问题 解决问题,见图3-9。,图3-9 正文遵循的规律,(二)主体部分,正文的写作要求是: 第一,正文内容要符合党的路线、方针、政策和 有关规定,符合国家的法律、法规。提出新的政策规 定
12、要注意保持连续性,提法要同已公布的文件相衔接; 第二,正文反映的情况、问题、数据等必须真实 可靠,提出的措施和办法必须切合工作实际,切实可 行; 第三,内容涉及的有关部门要经过协调、会商, 取得一致意见;,(二)主体部分,第四,在文字表达上要概念准确,观点鲜 明,条理清楚,层次分明,篇幅简短,实事求 是,合乎语法规范,正确使用标点符号; 第五,用数字表示多层次结构序数,第一 层用“一”,第二层用“(二)”,第三层用“1”, 第四层用“(1)”。,(二)主体部分,4. 附件 附件是用以说明附属在公文正件之后的有 关文件材料的名称及件数。在内容上,附件是 对正文的有关问题起补充和参考说明作用;在
13、形式上,附件是公文的一个组成部分而不可随 意分开,有附件的公文,附件就同正件一起组 成一个完整的公文。 附件包括图表、目录、名单及其他有关文 件材料。,(二)主体部分,5. 成文日期 成文日期是指文件的制成时间,它是文件生效及日 后查考的重要依据之一。成文日期的确定有五种情况: 第一,在一般情况下,公文的成文日期以领导人签 发日期为准; 第二,经会议讨论通过的公文,以通过日期为准;第三,两个以上机关的联合发文,以最后签发机关 的领导人签发的日期为准; 第四,电报,以发出日期为准; 第五,法规性文件以批准日期为准。,(二)主体部分,6. 印章 指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名 章,是发
14、文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭 证。联合上报的公文由主办机关加盖印章;联合下发 的公文,发文机关都应当加盖印章。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称, 只标识成文日期并加盖印章。 印章的形式,见图3-10。,(二)主体部分,图3-10 印章,两印章间要互不相交或相切,相距不越过 3mm,见图3-11。,(二)主体部分,图3-11 联合行文印章,7. 附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时应 注意的事项等情况的说明。 公文如有附注用 3 号仿宋体字,居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下一行。 机关的“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。,(二)主体部分,版记的特点是位
15、置要依公文主体的构成而 定。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关 和印发时间等要素组成,见图3-12。,(三)版记,图3-12 版记的组成,1. 主题词 主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性 词组。主题词有其自身的特点,作用,标注的步骤和注 意的问题,见图3-13。,(三)版记,图3-13 主题词,国家粮食局办公室印发粮食系统公文主题词表 为适应办公现代化的要求,统一和规范粮食系 统公文的处理工作,提高公文处理效率,2003年国 家粮食局办公室印发了粮食系统公文主题词表。,2. 抄送机关 是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。 3
16、. 印发机关和印发时间 是指文件制发(含翻印)情况的说明记载,包括文件制发单位的名称、制发日期和印制份数。,(三)版记,第三节 文书稿本及其使用,本节点睛,一、文书稿本的含义,二、文稿,三、文本,同一内容和形式的文件,根据其在撰制 印刷过程中的作用,根据其使用时的不同需 要,往往形成不同文稿和文本。,一、文书稿本的含义,文书稿本是指文书的文稿和文本。 对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类: 一类是从稿本的性质和作用上去区别、称呼它,如草稿、定稿、正本、副本等; 另一类是从稿本的制作方式上去区别、称呼它,如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等。,(一)草稿 草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文 书原始稿、件。 草稿有以下特点: 第一,尚未定型。草稿永远处于未定型状 态; 第二,非正式、无效力。它不属于正式文 件,不具备现实执行效用。,二、文稿,草稿按其文稿的作用和形成特点,可称为讨