采购概述

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1、第一章 采购管理概述第一节 采购概述一、 采购的概念原始社会，人们满足生活的需求，基本上依靠自己生产，是“自给自足”的时代。为了生存，人类自己打野兽，肉可以吃，皮毛可以做衣物。随着人类社会的不断发展和进步，生产出现了剩余，人们满足自己需求的方式不再简单的依赖自己生产，于是开始出现了购买的方式。开始是物物交换，货币出现以后，开始用货币来交换物品，也就是我们现在最广泛采用的购买方式。但是，“购买”和“采购”，在概念上不一样。例如我们已经站到了食堂的柜台旁，如果对打饭的师傅说，我“采购”四两饭，那肯定会引起哄堂大笑。这时只能说我“购买”四两饭。又例如，你在路上碰到一个采购员，你问他到哪儿去，干什么？

2、如果他说“我到江南去采购一批药材”和说“我到江南去购买一批药材”，你就会理解成不同的意思。说“采购”的话，你可能就理解为他要到江南各地到处跑跑，选购许多不同品种的药材。说“购买”的话，你可能会理解为他要到江南某地某个药店去购买一批药材。这二者的意思实际上差别很大。那么，我们来分析一下，“采购”和“购买”有什么区别。采购应当包含着两个基本意思：一是“采”，二是“购”。“采”，采集、采摘也，是从众多的对象中选择若干个之意。“购”，购买也，是通过商品交易手段把所选定的对象从对方手中转移到自己手中之意。所以所谓采购，一般是指从多个对象中选择购买自己所需要的物品的意思。这里所谓对象，既可以是市场、厂家、

3、商店，也可以是物品。因此，说“我到江南去采购一批药材”，一般是说，我要到江南各地各个药店去选购一批药材的意思。从学术上看，它一般包含以下一些基本的含义：（一） 所有采购，都是从资源市场获取资源的过程（二） 采购，既是一个商流过程，也是一个物流过程（三） 采购，是一种经济活动二、 采购的类型（一） 按采购主体分类按采购主体分类，分为个人采购、家庭采购、企业采购、政府采购、事业单位采购以及集团采购（如事业单位采购、军队采购等）1、个人采购个人采购，是指个人生活用品的采购。一般是单一品种、单次、单一决策、随机发生的。带有很大的主观性和随意性。即使采购失误，也只影响个人，造成的损失不至太大。2、家庭采

4、购在家庭生活中，家庭成员为了家庭的生活需要，几乎每天都要发生采购活动。3、企业采购企业采购是市场经济下一种最重要、最主流的采购。企业是大批量商品生产的主体。为了实现大批量商品的生产，也就需要大批量商品的采购。4、政府采购政府采购是政府机构所需要的各种物资的采购。这些物资包括办公物资，例如计算机、复印机、打印机等办公设备及纸张、笔墨等办公材料，也包括基建物资、生活物资等各种原材料、设备、能源、工具等。5、其他采购其他如事业单位(如学校、医院、文体单位)、军队等的采购活动，基本部分与政府采购差不多，也是一种集团采购，也是以公款购物为主。（二） 按采购方法分类1、 传统采购企业传统采购的一般模式是，

5、每个月的月末，企业各个单位报下个月的采购申请单报下个月需要采购的物资的品种数量，然后采购科把这些表汇总，制订出统一的采购计划，并于下个月实行采购实施。采购回来的物资存放于企业的仓库中，满足下个月对各个单位的物资供应。2、 科学采购(1) 订货点采购。这种采购方法有两种，一种是根据库存量的多少来制定采购策略，叫做定量订货点法，另一种是根据时间的长短来确定采购策略，叫做定期订货点法。定量订货点法原理是：随时监视库存量的变化，当库存量下降到某一数值时,开始发出订货；定期订货法的原理是：每隔固定的时间就发出订货，需要控制的是每次订货量的多少。(2) MRP采购，主要应用于生产企业。这种采购方法的原理是

6、：企业预期将来的主产品数量，然后根据主产品和各个零部件的数量关系确定零部件的需求量，在根据目前库存量得多少确定需要采购的零部件的数量。(3) JIT采购，也叫准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。它对采购的要求，就是要供应商恰好在用户需要的时候，将合适的品种、合适的数量送到用户需求的地点。基本思想是，零库存，杜绝浪费。(4) 供应链采购，准确地说，是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下，库存将由供应商进行管理和控制，本企业不再对库存进行管理。(5) 电子商务采购，也就是网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。它的基本特点是，在网上寻找供应商、寻找品种、网上洽谈贸易、网上订货甚

7、至在网上支付货款，在网下送货进货。三、 一般采购过程（一） 采购过程第一步，接受采购任务，制定采购单。第二步，制定采购计划。第三步，根据既定的计划联系供应商。第四步，与供应商洽谈、签订订货合同、最后成交。第五步，运输进货及进货控制。第六步，到货验收、入库。第七步，支付贷款。第八步，善后处理，对本次采购活动进行评价，找出优点和缺点，为下一次采购奠定基础。（二） 采购要求首先，要求所订货物符合质量要求，而且要长期稳定。这样，可以保证能够用供应商提供的产品生产出自己合格的产品。其次，对交货期要求苛刻，要求准时送货。因为生产企业是连续生产，生产过程中，不允许缺货，缺货就会影响生产；也不允许超量进货，因

8、为这会增加仓储，增加费用。所以生产企业要求供应商适时适量供货，也就是准时供货。（三） 采购案例1 商品(服务)的名称数量及价格2 商品交付3 运输方式及费用负担4 质量与包装5 付款方式6 安装调试与验收7 保修服务8 违约责任9 人力不可抗拒因素10 诉讼11 合同生效12 附件第二节 采购管理一、 采购管理的概念1.什么是采购管理？所谓采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。2.采购管理活动包括什么？制定采购计划、对采购活动的管理、对采购人员的管理、采购资金的管理、运储的管理、采购评价和采购监控。也包括

9、建立采购管理组织、采购管理机制、采购基础建设等。3.采购与采购管理的区别：采购是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般是由采购员承担。而采购管理是管理活动，是面向整个企业的，不但面向企业全体采购员，而且也面向企业组织其他人员(进行有关采购的协调配合工作)，一般由企业的采购科(部、处)长、或供应科(部、处)长、或企业副总来承担。活动对象执行者采购采购采购任务采购员采购管理管理整个企业采购科二、 采购管理的职能(一)保障供应采购管理的首要职能，就是要实现对整个企业的物资供应，保障企业生产和生活的正常进行。企业生产需要原材料、零配件、机器设备和工具，生产线一开动，这些东西必须

10、样样到位，缺少哪一样，生产线就开动不起来。(二)供应链管理传统的采购管理的观念，一般把保障供应看成是采购管理惟一的职能。但是随着社会的发展，特别是20世纪90年代供应链的思想出现以后，人们对采购管理的职能有了进一步的认识，即认为采购管理应当还有第二个重要职能，那就是供应链管理，特别是上游供应链的管理。(三)资源市场信息管理采购管理的第三个职能，就是资源市场的信息管理。在企业中，只有采购管理部门天天和资源市场打交道，除了是企业和资源市场的物资输入窗口之外，同时也是企业和资源市场的信息接口。所以采购管理除了保障物资供应、建立起友好的供应商关系之外，还要随时掌握资源市场信息，并反馈到企业管理层，为企

11、业的经营决策提供及时有力的支持。三、 采购管理的目标（一） 保障供应1、 保证不缺货采购管理要根据企业的总体经营目标，安排好各项采购活动，保证把所需要的物资按时采购进来，即使地供应到生产、生活的需求者手中，保证不缺货，保障生产和生活的顺利进行。这是采购管理的基本目标。2、 保证质量 保证质量，就是要保证采购的货物要能够达到企业生产所需要的质量标准，保证企业用之生产出来的产品个个都是质量合格的产品。（二） 费用最省 采购过程决定着产品成本的主体部分，涉及许多费用。一辆汽车如果生产成本为5万元，则其生成过程的生产费用大约只有1万元（占20%左右），其余80%（约4万元）都是由采购过程造成的，包括原

12、材料成本、采购费用、进货费用、库存费用、资金占用费用等。因此采购管理的好坏，一个重要的指标，就是看它是否把产品成本降到最低的程度。采购管理的一个重要目标就是降低成本。1、 树立系统观点，追求总费用省2、 树立库存控制观点，进行适时适量采购，追求库存最小化（三） 供应链管理好1、 建立起一个有效率的供应链2、 供应链的有效操作、运行和控制（四） 信息管理好四、 采购管理的内容与过程 (一)采购管理组织 采购管理组织，是采购管理最基本的组成部分，为了搞好企业复杂繁多的采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精悍的管理组织机构，要有一些能干的管理人员和操作人员。 (二)需求分析 需求分析，就是要

13、弄清楚企业需要采购什么品种、需要采购多少，什么时候需要什么品种、需要多少等问题。作为全企业的物资采购供应部门，应当掌握全企业的物资需求情况，制定物料需求计划，从而为制定出科学合理的采购订货计划做准备。 (三)资源市场分析 资源市场分析，就是根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析。分析的目的，是为制定采购订货计划做淮备。 (四)制定采购订货计划 制定采购订货计划，是根据需求品种情况和供应商的情况，制定出切实可行的采购订货计划，包括选定供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以

14、及具体的实施进度计划等。具体地解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等这样一些具体的计划问题。为整个采购订货规划一个蓝图。 (五)采购计划实施 采购计划实施，就是把上面制定的采购订货计划分配落实到人，根据既定的进度进行实施。具体包括联系指定的供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。通过这样的具体活动，最后完成了一次完整的采购活动。 (六)采购评估与分析 采购评估，就是在一次采购完成以后对这次采购的评估，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要在于评估采购活动的效果、总结经验教训、找出问题、提出改进方法等

15、。通过总结评估，可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作，不断提高采购管理水平。 (七)采购监控 采购监控，是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购事物活动的监控。 (八)采购基础工作 采购基础工作，是指为建立科学、有效的采购系统，需要进行的一些基础建设工作，包括管理基础工作、软件基础工作利硬件基础工作。五、 采购管理的重要性企业的基本职能是为社会提供产品和服务。这个基本职能可以分解成物资销售、物资生产和物资采购三个子职能。在这三个职能中，按重要性排序，物资销售最重要。在市场经济中，没有销售，就没有市场，没有市场则一切都兔谈。只有有了市场需要，再根据市场需要来设计产品或服务，才能进行物资生产。物资生产确定以后，才能根据物资生产的需要来设计策划物资采购。 物资采购的重要性虽然排在最后，但并不意味着它不重要。其重要性表现在以下几个方面：第一，物资采购为企业保障供应、维持正常生产、降低缺货风险创造条件。很显然，物资供应是物资生产的前提条件，生产所需要的原材料、设备和工具都要由物资采购来提供。没有采购就没有生产条件，没有物资供应就不可能进行生产。第二，