培训资料之PPT制作技巧精

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1、培训资料之 PPT 制作技巧一、快捷键Ctrl+T:在句子 . 小写或大写之间更改字符格式Shift+F3:更改字母大小写Ctrl+B:应用粗体格式Ctrl+U:应用下划线Ctrl+l:应用斜体格式Ctrl+等号:应用下标格式 (自动调整间距 Ctrl+Shift+加号:应用上标格式 (自动调整间距 Ctrl+空格键:删除手动字符格式,如下标和上标Ctrl+Shift+C:复制文本格式Ctrl+Shift+V:粘贴文本格式Ctrl+E:居中对齐段落Ctrl+J:使段落两端对齐Ctrl+L:使段落左对齐Ctrl+R:使段落右对齐2. 幻灯片放映控制快捷键PowerPoint 在全屏方式下进行演示

2、时,用户可以操作的只有右键菜单和放映按钮 . 大家还 可以使用以下专门控制幻灯片放映的快捷键,非常方便 !N 、 Enter 、 Page Down、右箭头 ( 、下箭头 ( 或空格键:执行下一个动画或换页到下一 张幻灯片P 、 Page Up、左箭头 ( ,上箭头 ( 或 Backspace :执行上一个动画或返回到上一个幻灯 片+Enter:超级链接到幻灯片上B 或句号:黑屏或从黑屏返回幻灯片放映W 或逗号:白屏或从白屏返回幻灯片放映s 或加号:停止或重新启动自动幻灯片放映Esc 、 Ctrl+Break或连字符 (-:退出幻灯片放映E :擦除屏幕上的注释H :到下一张隐藏幻灯片T :排练

3、时设置新的时间O :排练时使用原设置时间M :排练时使用鼠标单击切换到下一张幻灯片同时按下两个鼠标按钮几秒钟:返回第一张幻灯片Ctrl+P:重新显示隐藏的指针或将指针改变成绘图笔Ctrl+A:重新显示隐藏的指针和将指针改变成箭头Ctrl+H:立即隐藏指针和按钮Ctrl+U:在 15秒内隐藏指针和按钮Shift+F10(相当于单击鼠标右键 :显示右键快捷菜单Tab :转到幻灯片上的第一个或下一个超级链接Shift+Tab:转到幻灯片上的最后一个或上一个超级链接3. 浏览 Web 演示文稿的快捷键以下快捷键用于在网络 (包括局域网、互联网等 上查看 Web 演示文稿。Tab :在 Web 演示文稿

4、的超级链接、 “地址”栏和“链接”栏之间进行切换Shift+Tab:在 Web 演示文稿的超级链接、 “地址”栏和”链接”栏之间反方向进行切换 Enter :执行选定超级链接的“鼠标单击”操作空格键:转到下一张幻灯片Backspace :转到上一张幻灯片4. 通过邮件发送 PPT 的快捷键如果用户要将演示文稿作为电子邮件正文发送时,可以通过以下的快捷键提高工作效率, 此时要求邮件头处于激活状态。Alt+S:将当前演示文稿作为电子邮件发送Ctrl+Shift+B:打开”通讯簿”Alt+K:在“通讯簿”中选择“收件人” 、 “抄送”和“密件抄送”栏中的姓名Tab :选择电子邮件头的下一个框,如果电

5、子邮件头的最后一个框处于激活状态,则选择 邮件正文Shift+Tab:选择邮件头中的前一个字段或按钮PPT 的其他使用技巧1、快速放映:无需点击菜单栏中“观看放映”选项,直接按 F5 键,幻灯片就开始放映。2、快速停止放映:除了按“ ESC ”键外还可以按“ -”键,快速停止放映。3、任意进到第 n 张幻灯片:在放映中如果你想回到或进到第 n 张幻灯片,怎样操作能快 速实现?此时你只要按数字 n ,再同时按“ +”和回车键,就可以实现。4、快速显示黑屏,或从黑屏返回到幻灯片放映:在放映中如果你想显示黑屏,此时你只要 按一下 B 或者“ . ”键,就可以实现。此时再重复按一下 B 或者“ . ”

6、键,又可从黑屏返回 到幻灯片放映。5、显示白屏,或从白屏返回到幻灯片放映:按 W 或者“, ”键,就可以从放映状态切换到 显示白屏,再重复按一下 W 或者“, ”键,又可从白屏返回到幻灯片放映。6、隐藏和显示鼠标指针:放映时鼠标指针老是出现在画面上可能会让人感觉不舒服,此时 按 CTRL+H就可以隐藏鼠标指针;反过来按 CTRL+A 隐藏的鼠标指针又会重现。7、返回到第一张幻灯片:你只要同时按住鼠标的左右键 2秒以上,就可以从任意放映页面 快速返回到第一张幻灯片。8、暂停或重新开始自动幻灯片放映:对于自动放映的幻灯片,如果你想暂停或者重新开始 自动放映,此时只要按 S 或者“ +”键就可以实现

7、。9、放映过程中也可以在幻灯片上书写:a 在幻灯片的放映过程中, 有可能要在幻灯片上写 写划划,例如画一幅图表或者在字词下面划线加注重号。这时可以利用 PPT 所拥有的虚拟 注释笔,在作演示的同时也可以在幻灯片上作标记。 b 使用注释笔方法:首先在幻灯片放映 窗口中单击鼠标右键,出现图 5,再依次选择“指针选项” 、 “绘图笔”即可,用画笔完成所 需动作之后,再按 ESC 键退出绘图状态。10、在幻灯片放映过程中显示快捷方式 :在放映 PPT 幻灯片时如果你忘记了快速快捷方式, 你只需按下 F1(或 SHIFT+?,就会出现一个帮助窗口,参照其中的内容。11、在 PPT 当中把图片裁剪成任意的

8、形状:首先利用“绘图”工具栏画一个想要裁剪的图 形,如椭圆。选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧黑三角,从列表菜单 中单击“填充效果”命令。打开选择“图片”选项卡,单击 (选择图片 按钮,从“选择图片” 对话框中找到合适的图片,单击 (插入 按钮后返回到“填充效果”对话框最后单击 (确定 按钮后退出。 此图片当作椭圆图形的背景出现, 改变了原来的矩形形状, 获得了满意的裁剪图 片效果12、从已有 PPT 文档中提取母板:1用 PPT 打开已有的 PPT 文档 2点击视图母板 幻灯片母板 3 点击文件另存为,在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版” (文件后 缀名为 .pot13、

9、 有关 PPT 模板设计 : PPT封面模板、背景模板以及正文中图表模板在封面模板的设计中,要充分考虑以下几个因素:(1所讨论的主题特点; (2所处的 行业特点; (3所面向的受众群体。背景模板尽量简洁流畅、 色泽选择能突出你的内容。 记住:好背景是为了突出你报告的内容。 千万要预防这种抱怨:“听了整整一个下午,就没记住那位专家到底讲了什么,晃在我眼前 的尽是美丽的图片。 ”正文图表模板的选择要注意的:好的 PPT 片绝对不能是整片都是文字,否则你的报告 可就要砸了! 记住能把文字变为图表的都要变为图表, 当然也别因为本栏目提供了大量的精 美图表模板就可以滥用.14 在演示文稿中插入表格的方法

10、:1插入 Word 表格单击“插入” ? “图片” ? “ Microsoft Word表格”后,在“插入表格”对话框上设定行、 列数,然后单击“确定” 。仔细观察菜单、工具栏等后不难发现,此时,相当于(调用进 入了 Word 。表格的编辑方法与在 Word 中一样。编辑完成后,在表格外任意处单击,即返 回 PPT 。若需再次编辑该表格,则在其上双击,即可进入 Word 。2 插入 PPT 表格若 (创建插入新幻灯片时,选用了 “表格” 版式,则在 “双击此处添加表格” 处双击后, 在“插入表格”对话框上设定行、列数,然后单击“确定” 。表格即创建完成。借助“表格 和边框”工具栏,表格的编辑方

11、法与 Word 中编辑表格的方法基本相同。3 插入 Word 表格新方法a 将 Word 文件中的表格复制到剪贴板上。b 将光标移至需插入 Word 表格的幻灯片(在 PPT 中 ,单击“插入” ? “对象” ,再在“插 入对象”对话框上,选中“新建”单选框(默认选项 ;在“对象类型”框中选中“ Microsoft Word 文档” ,然后单击“确定” 。c 将 Word 表格直接粘贴进幻灯片上的 Word 文档框即可。 此后的编辑方法与 Word 中的编 辑方法相同。15、 Flash 动画“闪”在 PPT 中的四种方法:一、使用“ Shockwave Flash Object”控件法1运行

12、 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。2单击“视图”菜单,在弹出的下拉菜单中单击“工具栏” ,再在弹出的子菜单中单击 “控件工具箱” ,便出现“控件工具箱” 。3单击“控件工具箱”中的“其他控件” (工具箱中的最后一个按钮,即上图中用圈圈 住的 ,弹出 ActiveX 控件窗口,窗口中列出了系统已经安装的所有 ActiveX 控件。利用键 盘上的光标控制键,在控件列表中找到“ Shockwave Flash Object”并单击,此时系统会自动 关闭控件窗口。4将光标移动到 PPT 的编辑区域中,光标变成“十”字形,按下鼠标并拖动,画出适 当大小的矩形框,这个矩形区域就是

13、播放动画的区域。5右单击矩形框,在出现的快捷菜单中单击“属性” ,出现“属性”窗口。6单击“属性”窗口中的“自定义”一栏,此栏右端便出现一按钮(上图中用圈圈定部分 。单击该按钮,出现“属性页”窗口,在“影片 URL ”右侧文本框中输入“我的文 件” Flash 动画的完整路径 (如果 Flash 动画与 PPT 文件处于同一目录中, 也可以只输入 Flash 动画文件名 ,且必须带后缀名“ .swf ” 。别的项目采用系统默认的即可,最后按“确定” 返 回 PPT 。 7放映该幻灯片,你所期待的画面就出现了。提示:a 使用该方法的前提是系统中须有“ Shockwave Flash Object

14、 ”控件。这个问题 不用担心,此控件绝大多数机器中都已安装。b 在步骤 5中双击矩形框也可以打开“属性”窗口。c 也可以在“属性”窗口“ Movie ”一栏右侧的文本框中直接输入 Flash 动画的 路径而不用步骤 6自定义的方式。d 设定的矩形框的大小就是放映时动画窗口的大小, 当然它的大小是可以通过 拖动矩形框的句柄随意改变的。 Flash 动画播放时,鼠标处在 Flash 播放窗口,响应 Flash 的 鼠标事件;处在 Flash 播放窗口外,响应 PPT 的鼠标事件。二、插入对象法1 运行 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。2 单击“插入”菜单,在弹出的下拉菜单

15、中单击“对象” ,此时会弹出“插入对象”对 话框,选择“由文件创建” ,单击“浏览” ,在出现的“浏览”对话框中找到“我的文档”中 的“我的文件”并双击, Flash 动画的路径便会出现在“插入对象”对话框中的文本框中, 最后单击“确定”返回 PPT 。3 这时,幻灯片上便出现了一个 Flash 动画的图标,图标的大小和位置,可以根据需要 随意改变。右单击该图标,在弹出的快捷菜单中单击“动作设置” ,出现“动作设置”对话 框。4 激活对象的方式可以为 “单击鼠标” 也可以是 “鼠标移动” , 本例采用系统默认的 “单 击鼠标” 。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作” ,最后单击“确定” ,完成激活动画的 设置,返回 PPT 。5 放映该幻灯片,当鼠标单击 Flash 动画图标时,出现一询问框,单击“是” ,系统便会 调用 Flash 程序来播放动画。三、插入超级链接法1 运行 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。2 在其中建立任意一个对象(如一段文字、一张图片等 。选中这个对象,单击“插入” 菜单,在弹出的下拉菜单中单击“超级链接” (以上操作也可以换为“右单击对象,从弹出 的快捷菜单中单击超级链接 ” ,此时会弹出“插入超级链接”对话框,系统默认链接到 的对象是对话框左侧上部的 “原有文件或 Web 页” 。 单击右侧的 “文件” 按钮, 在