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1、XXXX保险股份有限公司工作通知书 合保物工作通知20135号 签发人：向 英关于发布职场租赁工作指引（2014版）的通知各分公司：为指导各分公司职场管理工作，提高职场管理水平、工作效率和资源配置效果，根据职场租赁工作指引（2013版实施效果以及职场系统正式上线的实际情况，特在职场租赁工作指引（2013版）的基础上进行相应更新，现将职场租赁工作指引（2014版）发布实施，请遵照执行。特此通知 总公司物控部 2013年12月10日 经办： 联系电话： 职场租赁工作指引（2014版）编制 日期 审核 日期 批准 日期 目 录第一部分 租赁管理61.1 计划管理61.1.1计划编制时间71.1.2计
2、划编制要求71.2 制度管理81.2.1制度完善81.2.2制度宣导培训91.2.3监督、检查、指导91.3 过程管理91.3.1租赁合规性检查91.3.2租赁风险点检查101.3.3租赁数据质量检查101.3.4检查结果处理111.4 日常管理111.4.1 报表管理111.4.2职场动态跟踪111.4.3常规检查121.5 沟通管理121.5.1制度执行反馈121.5.2工作通知书反馈131.5.3工作联系函反馈131.5.4工作整改通知书反馈13第二部分 租赁实务142.1 租赁计划142.2 需求审核142.3 租赁市场调查162.4 合格职场选择172.4.1产权证明172.4.2消
3、防合格证明172.4.3租赁面积复核182.4.4合格职场租赁报价书192.5 备选职场确定192.6 租赁合同谈判202.7租赁方案确定202.8 租赁合同审核签订21第三部分 租赁申请223.1任务描述223.2 附件明细233.2.1租赁申请附件233.2.2租赁报备附件24第四部分 价格调查254.1 调查部门254.2 调查方案254.3 调查要求254.3.1调查对象254.3.2调查方式264.3.3价格内容274.3.4过程记录274.4 分析上报274.4.1整理审核274.4.2汇总分析284.4.3上报存档28第五部分 资料管理295.1 资料分类295.1.1 合同类资
4、料295.1.2电子类资料295.1.3 实物类资料305.2 资料收集审核305.2.1 资料收集305.2.2 资料审核305.3 资料保管315.3.1 资料安全315.3.2 资料检查315.3.3资料使用315.4.4保管期限32第六部分 附则326.1适用期限326.2解释修订权32职场租赁工作指引（2014版）为指导各分公司职场管理工作，提高职场管理水平、工作效率和资源配置效果，特制定本指引。本指引包括租赁管理、租赁实务、租赁申请、价格调查和资料管理等五部分内容。第一部分 租赁管理租赁管理工作包括为满足公司日常办公、经营需求而合理配置职场资源所进行的计划、执行、控制和反馈等活动。
5、职场管理岗在整个职场管理工作过程中起着重要的作用，须参照本指引完成相应工作。1.1 计划管理职场管理岗负责编制分公司职场租赁工作计划，包括：分公司年度租赁工作计划（见附件1）、单一职场租赁执行计划（见附件2）。物控部会根据年度工作计划和单一计划的时间节点，对各职场计划完成情况进行统计和追踪。单一职场租赁执行计划是职场系统中“行事历”环节中必备上传资料。分公司年度租赁工作计划。根据分公司存量职场使用情况，并结合职场租赁合同、机构发展计划、外部监管环境等因素制定分公司年度租赁工作计划，每年年中根据实际情况进行调整。单一职场租赁执行计划。根据分公司年度租赁工作计划制定单一职场租赁执行计划。执行计划包
6、括自租赁需求确认至职场投入使用的全部工作，同时规划职场装修、监管检查、证照办理等相关工作。对于总、分公司共同参加的分公司管理本部职场租赁工作，分公司须根据计划，在重要时间节点向总公司物控部报告工作进展。1.1.1计划编制时间每年1月1日至15日将分公司年度租赁工作计划、7月1日至15日将年中进行调整的分公司年度租赁工作计划签字扫描后以邮件方式发至总公司物控部。1.1.2计划编制要求。ai确的、指导：1 .1.2.1新筹机构新筹机构的租赁工作宜采用正排时间的方式编制计划，各时间节点如下：租赁工作时效。自批筹文件下发之日起至租赁合同正式签订，工作时间周期为中支60天之内、营销服务部30天之内。需求
7、确认时间。自批筹文件下发之日起5个工作日内完成需求确认。租赁合同生效时间。租赁合同实际生效日期不得早于租赁申请审批通过日期；尽量争取租赁免租期，免租期开始时间必须在租赁合同正式签订之后。需合理利用租赁免租期，在免租期内完成职场租赁装修、证照办理等工作。正式租赁计费时间。该时间不得早于合同正式签订日期。租赁报备时间。职场租赁合同用印后15个工作日内完成租赁报备。1.1.2.2非新筹机构非新筹机构的职场租赁包括续租、换租、扩租、缩租等方式，其中后三种租赁工作宜采用倒排时间的方式编制计划，各时间节点要求如下：租赁合同生效时间、正式租赁计费开始时间、租赁报备时间等要求同上述1.1.2.1新筹机构。需求
8、确认时间。自原职场租赁合同到期日向前倒推，中支职场至少提前60天时间，营服职场至少提前40天时间。须合理规划租赁申请审批、合同用印、职场装修、证照办理、搬迁等各项工作时间。租赁重叠期。须严格控制新旧租赁合同中重叠支付租赁费用的时间，租赁重叠期费用计入合同期职场费用。1.1.2.3特殊情况当出现城市拆迁改造、出租方违约等特殊情况时，可以对以上时间节点要求进行调整。同时邮件上报物控部备案，提供证明材料，明确经济损失和其他风险。1.2 制度管理职场管理制度是职场管理工作的依据，通过完善、宣导、培训、监督、检查、指导等形式保证职场管理制度被正确地理解并执行。1.2.1制度完善根据总公司的职场管理制度，
9、结合分公司的实际情况，补充、完善分公司范围内职场管理制度体系。职场制度体系包括：组织管理：明确各参与部门和人员的职责、权限；动态跟踪管理：建立职场评价指标、过程监控和改进措施；内部检查和沟通管理：明确内部检查规定，建立分公司内部各部门、各机构的沟通机制；考核管理：制定职场管理考核办法；资料管理：建立职场资料建档、人员异动工作交接等工作指引。1.2.2制度宣导培训在总公司及分公司新的职场管理制度颁布后，对分公司决策层、操作层等所有相关人员进行宣导，重点是对新旧管理制度的差异和有效期。在分支机构职场管理相关人员发生变动时，组织制度宣导，使新到岗人员尽快了解、熟悉公司制度。职场租赁业务较多的分公司，
10、每年至少组织一次租赁工作培训。培训内容可包括职场管理制度、职场系统操作、工作指引、专业技术知识等。1.2.3监督、检查、指导对制度执行过程中出现的问题进行监督、检查、指导。1.3 过程管理过程管理包括：租赁风险点检查、租赁合规性检查、租赁数据质量检查等。1.3.1租赁合规性检查工作程序。职场租赁按照“需求确认”“市场调查”.“合同用印”的顺序实施，客观选择备选职场，不得人为改变实施顺序，特别是不得按照“结论调查申请”的顺序实施租赁。人员管理。租赁决策人、执行人、参与人等均应符合公司职场管理制度规定，未获得授权人员不得参与；有关人员对租赁过程资料实行双人双部门签字确认，并对其真实性负责。外部资料
11、。外部单位提供的资料需经加盖公章、有权人亲笔签名，并提供有效联系方式。1.3.2租赁风险点检查租赁过程中须关注各种租赁风险点（见附件3）。对各风险点进行评估和判断，对于“不可补偿性风险点”实行一票否决，对于“可补偿性风险点”须提供优势条件，不得瞒报。1.3.3租赁数据质量检查租赁数据质量检查包括数据的真实性、准确性、完整性。数据真实性检查内容包括：严禁编造、篡改租赁调查关键数据；数据应来源于本次专项调查活动；数据应真实、有效，必须自出租方处获取第一手数据，不得使用未经证实的二手数据代替；职场调查工作应真实、客观，不得为了主观目的而虚构数据，或者使用无代表性的数据以引导主观性结论。数据准确性检查
12、内容包括：按现行职场管理制度，准确测算面积和预算标准；对各种租赁风险点和关键数据认真核实；对统计数据结果进行检查，防止出现逻辑性错误（如月租金大于年租金等）、计算错误等；使用客观标准对不同职场信息进行对比、分析、决策。数据完整性检查内容包括：租赁申请的项目内容完整，包括租赁费用范围内的所有项目，不得将范围外的项目列入；对租赁对象的描述、评价应该完整，对于“不可补偿性风险点”信息不得隐瞒、删除；租赁审批的各种附件资料应完整无遗漏；职场租赁过程提供的标准表格中的各项数据须完整，不得出现空格（无数据内容填写“”或“/”）。1.3.4检查结果处理在租赁决策时，必须对职场租赁合规性和租赁风险点做重点说明
13、，并将说明内容列入租赁采购纪要，对不符合公司制度的做法应责令参与人员进行改正。1.4 日常管理除对职场租赁项目进行严格管理外，还应该掌握分公司整体的职场资源使用情况、机构职场管理工作情况，包括以下内容：1.4.1 报表管理每月对职场管理工作结果进行检查，编制职场管理台帐（见附件4）、职场租赁工作进度月报表（见附件5）、以了解、掌握分公司整体职场情况。1.4.2职场动态跟踪跟踪、监测职场使用情况，分析判断职场资源配置，逐渐提高职场使用效益。分析指标可以使用“职场人均建筑面积”、“职场超标面积”、“职场超标费用”“百元保费职场费用率”等，按季度、月度进行横向、纵向对比分析，重点关注的对象包括效益分
14、析中排名靠后和排名靠前的职场。对进入“关注”范围的职场，应与使用单位进行沟通、提醒，并向分公司领导层报告，提供决策依据。1.4.3常规检查常规检查是对分公司各机构的职场管理工作的现场检查或特殊问题抽查，既包括职场资料类检查也包括职场使用效益的检查，每半年至少检查一次，并做出评价与考核。检查结果应在检查结束后一个月内汇总整理向分公司领导报告，同时向总公司物控部进行报备。检查内容、检查方式、评价与考核办法等由分公司自行确定。1.5 沟通管理职场管理岗作为租赁管理工作中联系分公司与职场需求部门、总公司物控部与分公司的纽带，必须做好日常管理工作中的沟通、反馈工作。本指引中仅做出职场管理岗对总公司物控部的反馈要求，分公司内部反馈要求由分公司自行确定。1
