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1、(1)论述项目沟通的意义及其运用1. 项目沟通1.1项目沟通的含义对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都存在着制约作用。1.2项目沟通的意义 (1)决策和计划的基础。项目团队要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。 (2)组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通,掌握项目团队内部的各方面情况,才能为科学管理提供依据,提高项目团队的组织效能。(3)建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体,减少人与人的冲突,改善人
2、与人,人与团队之间的关系。(4)沟通有助于决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题时,管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员做出决策,以便迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通,提出自己的建议,供领导者做出决策时参考,或经过沟通,取得上级领导的认可,自行决策。(5)有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的,项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本,而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性,也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。2.项目沟通的运用沟通必须目的明确、思路清晰、
3、注意表达方式。在信息交流之前，发讯者应考虑好自己将要表达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。如果过分显露自己。以先知者自居的话，即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要。用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时，就应适可而止
4、或转换话题，使沟通能在良好的氛围中进行。2.1项目沟通的对象和时机与客户的沟通客户是项目成果的使用者。因此,在项目的全过程中都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通,以便获得他们的支持、参与和推动,特别是项目的启动期间更为重要。良好的沟通能使双方对于项目目标、范围达成共识,保证项目健康的进行。如果项目初期就没有得到客户的支持和认同,很难想象该项目能成功。为了达到获得支持的目的,沟通必须做到以下几点:培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感。形成双向交流,以保持信息的一致性,增强项目进度的透明度,并确保双方了解项目的进展。必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致,否则会给项目带来无穷的隐患,甚至
5、会使项目前功尽弃。还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致,争取客户的理解和支持。 与项目组成员的沟通项目组成员是项目实施的主力军,他们对项目的认识、对项目的投入状态,以及团队成员间的和谐程度,都会对项目成功造成不容忽视的影响。如果项目中一些重要信息没有进行充分有效的沟通,例如在制定计划、实施情况、技术问题等方面与相关人员沟通不足,就会造成各行其是、重复劳动、甚至造成不必要的损失。与项目组成员的沟通,要注意把握以下三点:项目管理者不但自己要把工作重点放在沟通上,还要引导整个项目团队进行有效的沟通。其次，作为项目管理者,为调动项目组成员的工作热情、提高其效率,还应充分了解项目成员的个性、喜好等
6、,并采取不同的沟通方法,使项目组成员的工作协调一致,从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。“有人的地方就有冲突”,作为项目管理者,应尽可能地避免项目组成员之间发生冲突,当冲突发生后应采取积极的态度和适当的方法解决,以维持项目组的和谐氛围。解决这类冲突有两个很重要的原则:一是不能全部采用正式、生硬的方式去解决,应该多寻求一些非正式渠道来沟通;二是要倡导互相理解和尊重。与供应商的沟通对于系统集成项目,项目管理者必须考虑供应商这一重要环节。因为供应商所提供的产品或服务的质量、交货期等将直接影响到项目的质量和进度。因此,要保证供应商能按项目计划进度及时地提供符合要求的产品,当质量出现问题时能及时有效
7、地处理,既不影响工期又能保证质量,就必须进行良好的沟通。与上层管理者的沟通 上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等。作为项目管理者,就应该经常主动地与上层管理者保持沟通,及时地反馈信息,特别是将可能会延期、将增加项目费用、可能会产生质量问题的苗头等等提早汇报,使上层管理者能及时并适时调整工作计划,在人力、物力、财力等方面给予支持,保证项目的顺利进行。与其他相关项目管理者之间的沟通对于大型的项目,项目管理者还应与项目的其他方的项目管理者保持良好的沟通,因为其他方所负责的项目的进度、质量等也将会对本项目的进度、质量和成本等产生影响。比如,系统集成项目会与建筑施工队或装潢公司有配合问题
8、,系统集成方何时入场最佳,都必须与建筑施工队或装潢公司进行及时有效地沟通。2.2建立完善的沟通体系沟通是一项系统工程，需要企业从总经理到员工都要形成共识，建立机制，共同做好，使企业形成畅通的沟通渠道。在项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体系的建立密不可分。要做项目沟通计划制定一份详细的沟通计划，用于确定和指导项目实施中信息的沟通工作。要对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的计划。比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和充分的准备。要了解项目相关角色与人物的基本情况，了解他们对项目的期望，需要得到的项目信息及时间。
9、比如，对于公司的办公室主任，他期望系统能够提高他们的办公效率和公文管理水平，但他对项目的实施过程并不一定清楚，因此，需要定时让他理解项目的状态和进展情况；对于研发总经理，他可能期望通过该项目的实施，在技术上取得突破。因此，项目实施过程中，必须充分考虑需要沟通的对象与内容，以保证项目取得一定阶段性成果或受阻时。及时汇报或得到支援。另外，除特殊情况外，在项目实施过程中，应基本围绕以下沟通的关键词与主线展开：文档模板、项目例会、定期报告等。 要执行项目实施过程中的沟通在项目实施过程中，项目涉及到的不同角色的人都不同程度地需要及时地得到项目的状态信息和进展信息。而这种沟通的执行方式应该包括：定期会议要
10、让相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果，包括在项目当前时刻，花了多少时间、成本和资源、还需要花费多少时间、成本和资源等；主要项目角色之间的周期性文档沟通甲方与乙方项目负责人之间定期的以电子邮件等形式进行项目沟通，可以保证项目实施过程中问题的及时解决；项目组成员(包括甲方成员与乙方成员)内部的沟通通过项目组成员内部有效的沟通可以保证系统在实施过程中的细节问题实时解决；还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。做好这些沟通，对于系统更好地客户化，保证实施过程中全员参与信息化有着相当重要的作用。能最大程度地减少实施阻力，将冲突化于无形。在遇到始料未及的新需求、新问题，项目需要变更时，做好
11、相应的沟通管理的意义就更为明显。当然，沟通管理过程中还要注意执行的方式，包括是否面对面沟通，是否正式沟通以及沟通的场合等。规范非正式渠道的信息沟通沟通可以分为正式沟通与非正式沟通。非正式沟通就是在非正式渠道、在非正式场合了解信息。进行沟通。如要好朋友之间的信息传播。同事之间信息传播，家人之间信息传播都算非正式沟通。对非正式沟通所采用的对策是：非正式沟通产生和蔓延，主要是得不到他们所关心的消息，因此管理者越封锁，则背后流传的谣言越多。只能正本清源。主管者应尽可能使组织内沟通系统较为开放或公开，则种种不实谣言将自然消失。闲散和单调乃是造谣生事的温床。要避免发生这些谣言，扰乱人心士气，主管者应注意，
12、不要使组织成员有过分闲散或过分单调的情绪发生。最基本做法，乃是培养组织成员对管理当局的信任，这样他们愿意听组织提供信息也较能相信。在对组织主管人员的训练中，应增加这方面知识，使他们有比较正确的观念和方法。加强和疏通正式渠道。在不违背组织原则的前提下，尽可能通过各种渠道把消息递给员工，是防止那些不利于组织目标实现的小道消息传播的有效措施。(2)论述项目沟通的意义及其运用项目沟通的概述1.1项目沟通的含义项目沟通（Project Communication Management ）是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。沟通过程的模式是：发送
13、者确定要发送的信息对信息编码发送者选择信息传递渠道 信息通过传递渠道传递接收者接收信息接收者对信息解码 接收者理解信息接收者向发送者反馈信息。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目班子内部的信息畅通。班子内部信息的沟通直接关系到班子的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。1.2项目沟通的特征复杂每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外，大部分项目都是由特意为其建立的项目班子进行实施的，具有临时性。因此，项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系，以确保项目顺利实施。 系统项目是开放的复杂系统。
14、项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。 1.3项目的作用对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。具体来说，主要有以下几方面的作用： 决策和计划的基础项目班子要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。组织和控制管理过程的依据和手段只有通过信息沟通，掌握项目班子内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高
15、项目班子的组织效能。建立和改善人际关系是必不可少的条件信息沟通，意见交流，将许多独立的个人、团体?组织贯通起来，成为一个整体。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突；改善人与人，人与班子之间的关系。项目经理成功领导的重要手段项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅，下级人员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。2.项目沟通的方式 2.1正式沟通与非正式沟通正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。2.2上行沟通、下行沟通和平行沟通上行沟通上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。下行沟通下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中，经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突，除其他因素外，部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通，是减少部门之间冲突的一项重要措施。2.3单向沟通与双向沟通单向沟通单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递)，一方只发送
