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1、最新【精品】范文 参考文献 专业论文加强人事档案管理服务企业人力资源工作加强人事档案管理服务企业人力资源工作 【摘要】对当前企业人事档案管理工作的重要性,以及当前工作中存在的一些不足进行了阐述,并着眼现实,从创新管理方法、完善管理制度,考核落实管理责任等方面进行了积极的探索。 【关键词】人事档案;人力资源管理 人事档案是国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成,真实记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容,以备日后查考的文件材料。人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,随着用工管理法制化进程的深入,人事档案的作用愈发突出,既有效保证了职工的合
2、法权益,也维护了企业人力资源工作的正常秩序。 一、人事档案工作的重要性 人事档案是组织人事部门选人用人、人才流动、职称评聘、薪酬调整、工作研究的重要依据,并且影响员工提拔、退休等个人利益,涉及队伍稳定。由于档案具有原始纪录性和不可再生性,所以它的真实性和完整性,决定了人事档案的凭证作用和法律效应。 人事档案工作是实施“人才兴企”战略的必要条件。由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况,所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据,便于企业做出准确的人才规划。 人事档案工作是干部选拔和任用的重要基础。近年来,随着人事分配制度改革的不断深入,“德”“能”
3、“勤”“绩”作为干部选拔和任用的重要依据,人事档案可以提供可靠有效的鉴定材料,为管理者提供准确的信息和数据。 人事档案工作关系到职工切身利益的真实依据。人事档案关系到薪酬调整、职称评定、评定退休年龄等有关职工切实利益的大事。人事档案管理部门可以根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料、申报职称等等。 如果档案填制不真实、完整、及时、规范,就会影响档案的效力,增加后期档案管理中的整改、追索工作量。由于观念问题,一些企业和职工对档案工作的重要性程度认识不够,由于历史原因,一些人事
4、档案还存在缺失、不规范等现象,所以加强人事档案管理,重视并支持档案管理员工作,是提高人事档案管理的专业化、规范化、科学化水平的有效途径。 二、人事档案管理工作现状 (一)认识不到位。一是有些企业对人事档案工作的认识存在误区,认为人事档案工作就是简单的收集、整理等事务性工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失、不泄密就行,所以投入的财力、物力、人力较少,领导干部更是很少关心和过问。二是职工对个人档案不重视,往往在用的时候想起它,不用的时候就不闻不问,不妥善保管和缴存。还有人认为档案管理与己无关,在填制个人履历等归档材料时不够认真严谨,凭印象填写,甚至只顾眼前利益,随意编造,孰料结果往
5、往就被用作以后的凭证和参考。 (二)组织不健全。档案形成涉及多个职能部门,原始材料制作需要自下而上多个环节审核把关,而目前不少企业只设置一名兼职档案员,协调管理职能发挥受到一定的限制。并且,兼职档案管理员往往身兼数职,多数也没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性认识不够,对档案材料的收集、整理、归档等业务不太熟悉,造成一些归档的材料不够真实、准确和规范。 (三)制度不完善。由于重视程度不够,有些企业的档案管理制度建设尚不完善,造成职责不明确、流程不清晰、标准不统一等现象,在档案移交时往往产生了较多的整改工作量。一是材料形成部门审核把关不严格,只按时收集上报,不对材料质量负责,更不注意核对材
6、料的准确性,审核任务全部落在单位兼职档案管理员身上,工作繁重,并且容易出差错和遗漏。二是材料形成部门忙于本专业工作,内部档案移交过程中经常存在滞留不报的现象,一旦管档岗位人员变化较多,档案材料交接不严密,往往造成档案丢失。三是不严格落实档案材料的制作要求,材料有涂改、填写不完整、印章不清晰等现象较多,还有些材料因为没有留足页边距,不得已进行裁剪和粘贴,既费工费时,也影响了档案的质量。 (四)问题渐突出。由于历史性原因,个别档案不全、缺失给职工利益和单位工作造成了一定的后果。例如,因人事档案缺失,影响了职工退休手续的办理。有些人招工表、入伍表等重要原始材料缺失,档案里出生时间、入职时间填写随意,
7、补充材料不能相互佐证,就不能及时办理退休手续;因档案不齐全,影响员工福利待遇。实施职工休假疗养补贴发放工作时,有些人劳动合同等档案材料不齐全,最早的参加工作时间无法认定,还有人档案不连续,形成工龄间断,需要查找补充材料,影响了休假补贴的发放;因存档不及时,影响了员工身份的认定。有些人的学籍档案不及时上交归档,甚至丢失,学历身份就或遭质疑,虽有毕业证,但增添了补档、调档的麻烦。日常生活中,职工常被索取各种证明,但若档案材料(电子档案)没有相关信息,就很难证明个人情况,影响了个人的工作和生活。 三、加强企业档案管理工作措施 为提高企业档案质量,守好档案管理的每一道关口,并形成档案管理工作的协作联动
8、合力,需要进一步培养全员档案意识,培训管档人员档案管理知识技能,创新管理方法,完善管理制度,考核落实管理责任。 (一)加强宣传教育,提高档案意识。采取多种措施,加大宣传力度,提高全员档案认知程度,增强档案重要性的认识。一要利用内部刊物、宣传栏等渠道,向职工宣传有关人事档案知识和典型案例,为职工做好咨询服务,使其认识到人事档案并非可有可无,入档材料不可马虎对待,树立“尊重档案就是尊重历史”的思想观念。二要利用专题讲座、培训班等方式,加强单位管档人员的档案管理知识培训,加强管档人员责任心和事业心教育,提高人事档案管理人员的政策水平和业务能力。档案工作琐碎平凡,各级领导应给予重视和支持,档案管理员要
9、耐得住寂寞,守得住职业操守,树立“服务当代、造福后人”的崇高理想。三要积极向领导宣传人事档案在选人用人、维护稳定等方面的价值,认识人事档案在人力资源工作中的基础作用,了解人事档案的社会效用,从而争取领导的理解和支持,有了领导的重视,才能顺利开展工作。 (二)加强制度建设,提高档案质量。首先,要健全单位内部档案管理网络,明确分工责任。人事档案管理部门领导负总责,材料形成部门要指定专人负责档案材料的收集、分类和审核,并要保持人员的相对稳定,形成分类负责、统筹协调、集中验收的管理格局。第二,要完善档案管理培训制度。管档人员和人力资源工作者要定期学习人事档案管理办法、人事档案材料收集归档规定、人事档案
10、整理工作细则及新的技术知识,熟练掌握档案制作、填写、收集标准,针对形成特定人事档案的阶段性工作,做到先培训、后工作,向其详细讲解材料填制要求,减少差错。第三,要建立人事档案的验收考核制度。重点考核人事档案的及时性和准确率,根据考核结果,年终给予考核奖励。 (三)加强日常管理,提高工作水平。第一,档案管理人员要不断改进工作方式方法,及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据,把真实可靠的材料收入人事档案,对不符合归档要求的材料要及时进行处理,对缺少的重要内容按上级要求给予查补,维护人事档案的权威性、准确性和真实性。第二,要切实做好材料交接归档工作,做到及时归档,应存尽存,避免
11、档案的损毁丢失。要规范单位档案验收交接流程,按要求填写人事档案材料移交登记表一式两份,履行移交手续。特别是管档人员更及时要做到无缝对接,交接手续留存书面记录。第三,要妥善办理离职人员的档案转移。根据劳动合同法的规定,职工解除或终止劳动合同后,应在15天内办理档案转移手续,并填写人事档案转递通知单。 (四)加强系统建设,提高服务水平。一要完善档案管理设施,配置专用文件柜和办公机具,各种归档材料集中汇缴后,档案管理部门集中保管,集中审核,以免泄密或丢失。具备条件的单位应建立内部档案库房,人事档案存入档案库。档案库建立归集立卷制度、档案查阅制度、保管保密制度,方便单位查阅和职工使用,有效发挥人事档案
12、使用价值。二要加快人事档案工作信息化进程,加快建设电子档案系统,利用现代化技术手段改造传统的档案管理方式,切实提高人事档案工作质量和效率,为领导决策准确提供人员数据支持,为职工及时、快捷提供人事信息服务。 随着人事档案重要性的日益凸显,企业管档部门应切实加强档案管理工作,增强工作责任心,强化档案形成质量,创新管理体制,重视档案资料的开发利用,为人力资源工作建设和企业持续有效和谐发展服务。 参考文献: 1龙霞.坚持以人为本,做好新时期的人事档案管理工作J.湖北水利,2009,(2). 2王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社,2004. 3陆伟锋,田红敏.人事档案管理与人力资源开发刍议.企业经济,2003,(5). 4靳淑明.企业人事档案管理与人力资源开发.中国档案,2003,(50. 5刘彦丽.关于档案信息化管理的研究J.商场现代化,2005,(4).-最新【精品】范文