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1、 -档案管理制度档案管理制度1.目的：为使集团公司的文件资料能够得到科学及时的分类归档整理，并有效传递使用，提高档案管理的质量与效率而制定。2. 范围：2.1 适用范围：*有限公司（下称集团公司）2.2发布范围：*有限公司3. 名词解释：3.1 档案是指集团公司过去和现在，在从事经营活动、工程建设、科学技术、营销策划、行政管理、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像、电子文档等历史记录。3.2 归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种文件材料。3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一
2、件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。4. 职责：4.1 集团公司总裁办负责本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。4.2 各部门负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。4.3集团公司总裁办档案管理人员：4.3.1 对各级单位档案形成、积累和整理归档工作实行业务指导、监督和检查。4.3.2 组织开展档案的定期移交，并进行检查、核实、验收工作。4.3.3 组织开展档案的鉴定和统计工作。4.3.4 指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作。4.3.5 负责告诉集团公司档案的整理、归档、保管和使用工作。4.3.6 负责编
3、制、完善档案管理制度。4.3.7 负责集团公司档案室的组织建设工作。 4.4 各部门档案经办人员：4.4.1 负责本部门形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作。4.4.2 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.4.3 负责本部门人员的档案借阅使用工作及与其他各部门的资料共享的协调工作。5. 作业内容： 5.1 集团公司本部及各部门档案的归档范围是集团公司在筹备、成立、经营活动及项目运作过程中形成的具有保存价值的文件材料。包括：文书档案、电子档案、声像档案、实物档案。建设项目资料的归档范围按建筑工程资料管理规程的相关规定执行。5.2 集团公司各部门的档案管理人员应根据规定的归档范围及
4、时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。5.2.1质量要求：5.2.1.1 纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原稿移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。5.2.1.2 声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划伤、折痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版（照片不分版）。5.2.1.3 电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。5.2.2档案收集规则：集团公司各部门档案经办人员在收集资料时应注意：5.2.2.1 严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不
5、仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。5.2.2.2 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。5.2.2.3 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件针对以下方面进行检查：此份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，如是原件，应注意下列文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份
6、文件的过程中所产生的文件资料等。如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3 档案整理规则：档案整理工作的要求包括将收集到的文件资料，按照其规定和类别进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒工作。5.3.1 装订：5.3.1.1归档文书类文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。5.3.1.2 装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。5.3.1.3 对于不经常使用的公文类档案资
7、料可进行整卷装订，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。5.3.1.4不宜装订或经常使用的资料则装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。5.3.1.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，各部门可根据自身需要，进行装订。5.3.2 分类：5.3.2.1 公司行政管理部门的归档文件，可以按三级进行分类：5.3.2.1.1以部门名称为关键词进行一级分类。5.3.2.1.2 根据档案的不同进行二级分类，可分为：文书档案，工程基建档案，声像档案，电子档案，实物档案。其中，基建档案应以工程项目为单位，并以具体工程项目名称为档案名称。一个工程项目档案为一整套资料，应含有与本工程有关的立项资料，合同，
8、电子档案，声像档案等。5.3.2.1.3 据档案具体内容进行三级分类。如，合同类、法律资质类，会议纪要类、公文类，项目资料类等。5.3.2.2公文类文件在执行过程中，按集团公司公文管理制度的方法进行详细的分类和编号。5.3.2.3各部门不具备电子档案、声像档案及建筑工程资料管理规程中所列的档案项目，可根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。5.3.3 排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排列。5.3.4 编号：5.3.4.1 工程项目的基建档案编号由档案管理员按建筑资料管理规程执行。5.3.4.2各部门所有归档文件的编号应按如下方案进行：5.3.4.2.1文书档案
9、、电子档案集团公司英文字母+案卷位置编号-案卷种类简称年度卷别-件号例如： DL10.1-会纪-20101号A001意指：此件资料为在大隆集团会议纪要类档案，属会议纪要类档案的2010年第001份文件。5.3.4.2.2 声像档案照片档案按产生时间、尺寸、制作材料等分类，并组成保管单位（卷）。照片及底片可一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片都必须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点、人物、背景等。录音带、录像带以每一盘为一个保管单位。录音带要在盒外贴上标签注明题名、讲话人姓名、职务、录音人录制时间、长度（时间）、保管期限等标识；录像带要在盒上注明题名
10、、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语种、长度（时间）、保管期限等标识。5.3.4.2.3 实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管事由，保管时间及期限。5.3.5 编目：5.3.5.1 卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。5.3.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。5.3.6 装盒：5.3.6.1 将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒应采用标准的外形尺寸。5.3.6.2 备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等5
11、.4 档案的保管和保护：5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管和保护责任人。5.4.2对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。对于声像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存的影片、录像片、录音带等声像制品，每半年或一年倒带（片）一次，如有问题，应及时翻录；对多次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进行修补、复制。5.4.3 对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失；定期对电子文档进行检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，保证所存电子文档的安全有效。电脑运行环境更新时应确认原载体与新设备
12、的兼容性。如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原载体保留至少不低于3年。5.4.4档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。5.4.5声像档案柜还要满足防磁、防紫外线的要求，并保证室内温度为1320，相对湿度为3560。5.5 档案的移交：5.5.1移交规则：在所有档案移交前，集团公司各部门的档案管理人员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。5.5.1.1 文书档案的移交5.5.1.1.1集团公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独进行移交，由总裁办相关责任人每月定期进行入档工作。5.5.1.1.2 需进行流转的公文，完成流转程序
13、后，由总裁办档案管理人员负责公文的归档。5.5.1.1.3 各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定期将原件移交到总裁办。5.5.1.1.4 以集团名义对内、对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁办进行原件的移交。5.5.1.2 电子档案的移交：5.5.1.2.1由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进行档案的移交。5.5.1.2.2 各部门涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。5.5.1.2.3各部门所移交的电子档案需在本部门进行备份存档。5.5.1.3 声像档案的移交： 由声像档案的形成单位的指定人员负
14、责声像档案的形成、积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进行移交，不得私自留存。未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处罚。5.5.1.4 实物档案的移交： 实物档案(如奖杯奖牌等) 形成单位需在档案形成后的一周内，向总裁办进行实物档案移交。如实物出于特别原因无法移交,则需提供电子版实物照片。5.5.1.5对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成移交工作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交日期。5.5.1.6 重要资料包括：5.5.1.6.1公司法律资质类文件（特级）：营业执照、组织机构代码证、公司章程、审计报告、验资报告、税务登记证、房
15、地产开发企业备案表、企业代码、企业暂定资质证书等。5.5.1.6.2 商务类、财务类文件（I级）：合同、协议。5.5.1.6.3 取得的工程项目重要资料（II级）：证件、图纸、批复的报告、意见、方案等。5.5.1.6.4 日常工作过程中形成的书面文件（III级），联系单、审批表、申请等一般性文件。5.5.2 移交要求：5.5.2.1 移交的资料均应为原件。5.5.2.1.1 若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与总裁办进行原件移交，再办理借出手续。5.5.2.1.2 各级单位在签定合同类文件时，应确保移交总裁办一份正本原件。5.5.2.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件资料。5.5.2.3 资料应按类别、文号、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。5.5.2.4 移交时移交人应仔细填写入档登记表（附件8.1），应确保填写内容的完整、准确、清晰，确认无误后即可进行下一步正式移交工作。5.5.2.5 正式
