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1、1、组织体系文件的编写、修改2、日常体系运行的维护、监督及检查3、内审计划的编制、内审总结4、管理评审计划的编制、会议记要起草5、公司方针修改意见方案建议稿6、协调几个主管部门之间的关系(如质量、安全、环境、计量等)7、 ISO 的培训计划8、管理者代表交办的任务9、同审核机构的沟通和联系10、体系持续改进方案的提出11、不合格或不符合监督验证(对验证的验证) 12、跟踪标准的变化及新标准出台的动态13、其他相关方的“ISO 专员”是众多企业组织在人力资源安排中确定的一种职能或者岗位,ISO 专员通常负责企业组织的各种标准化管理体系的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系持续改进、各类审核以及
2、相关会议的计划和记录以及报告工作。按照企业管理和运营的需要,以及追求全面质量管理(TQM)的重视程度,被确定为专职或者兼职的工作人员,通常属于助理、副理岗位;在一些岗位上,也可能是经理级的工作人员在负责这项工作。ISO 专员这个职能和身份确定,在 ISO 系列标准的要求中,并没有明显地提出。明显地要求企业有的涉及到 ISO 标准体系相关的有“管理者代表” 、 “内审员” 、“质量人员” (TS16949) 、 “食品安全小组组长 ”(相当于管理者代表,ISO22000 ) , “食品安全小组成员”(相当于 ISO 专员,ISO22000 )等。但是企业组织实际的运营当中,发现企业组织最需要的“
3、ISO 专员”这个职能岗位不可缺少。针对大量企业的职能设置划分以及人力资源的部署,摩根顾问在 2005 年推出了“ISO 专员”岗位职能的资质培养计划,并且于 2006年底确定:ISO 专员是基于 ISO9000 标准体系而确定的,但是必须至少要学习掌握“ISO9000、ISO14000、OHSMS18000”三大标准管理体系能力的工作职能人员。而在一些具体的资质要求上,又有所不同,其中涉及到“物业、社区 ISO 专员,食品安全管理体系 ISO 专员”等。说明如下。基于 ISO9001要求而为企业推行 ISO9001 管理体系并维持系列管理体系或者通过第三方认证而设立的ISO 专员职能,在国际
4、标准化管理体系的推动下,要求基于 QMS 的 ISO 专员在一个企业中能够识别出环境管理体系(EMS) 、职业健康安全(卫生安全)管理体系(OHSMS) 、企业社会责任(SA8000)等基本的管理体系所占的比重以及重要性。如果 ISO 专员不能懂得相应的管理体系,则无法将本质工作做好,无论其人在 QMS 领域有多大的能力或者业绩。同时,在基于 ISO22000 的食品安全标准管理体系中,对于HACCP、GMP、SSOP 等不能掌握或者掌握了相关的知识但是对于 QMS、EMS、OHSMS、SAS 等不了解,也是会出先很多纰漏。同时在某些有特别区域标准认证要求的企业,ISO 专员还需要了解QC08
5、000ROHSREACH 等系列区域市场准入而推出的标准,并且能建立相应的管理和审核方法,以响应企业组织的系列目标并达成 QMS 的深入推行。一、ISO 专员的岗位职能和工作职责范围摩根顾问以 QMS 为基础,为 ISO 专员的职能和职责范围提出了相关的内容。1.ISO 专员的任命。ISO 专员通常由管理者代表(或以上级别)确立岗位需求,直接任命并由人力资源(行政人事)部门安排,确定人数和基本工作能力。在工作能力上,除了要求ISO 专员有相关系列的 ISO 以及其它国际国家标准的知识外,还需要有卓越的文书写作能力以及公关沟通能力。职能岗位同管理者代表以及内审员一样,不受文凭限制。I:文书写作能
6、力主要要求在:A:相关标准管理体系要求下企业组织的文件的起草、修订工作;B:内审报告、内审计划、第二方审核计划、管理评审计划、自我评价材料、管理评审输入等工作;C:总经理或者管理者代表、质量体系经理、人力资源部要求编制和策划提交的文件;D:相关质量改进的计划书以及报告;E 相关纠正措施、预防措施的计划和报告等。其中 B 条可能由审核组长支持下的其他人完成;C 条可能由相关部门经理或者管理者代表亲自完成;D 条可能会由 QCC 完成;E 条可能会由审核组长或者涉及到的部门主管完成。II:卓越的公关沟通能力,主要在于内外涉及到国际国家标准;各类事故的处理后通告、广告发布的起草;对供应商以及其它相关
7、方的品质管理以及安全、环境管理改善的推动;组织(计划、安排、参与)相关的会议,如内审组会议、管理评审会议、接待第二方审核、第三方审核等。2.ISO 专员的岗位。企业组织在需要(必要)的情况下,可能或者应该设立专门的部门,如基于 QMS 体系的“标准体系管理控制办公室” 、 “质量管理办公室” ,基于ISO22000(FSMS)的“食品安全控制中心”等;也可能在优化的组织框架中,设在人力资源部、品质管理部、行政管理部、生产管理部、采购管理部等。如果属于兼职人员,则一定提供 ISO 专员文员式的工作环境,如文控中心、综合管理办公室、档案管理办公室,或任职某些经理的助理(如品管部、人力资源部)等岗位
8、。3.ISO 专员的负责人。ISO 专员的直接负责人,最顶级的是总经理以及管理者代表,直接上级可能是人力资源部、品质管理部(含环境、安全监控、食品安全等部门) ,可能属于交叉管理多职能的工作模式。4.ISO 专员与审核ISO 专员通常都参与审核组的审核,可以成为审核组长负责审核。在对供应商的审核(第二方审核)方面应该参与,并同有关部门(如采购部、设备部、生产部、物控部)共同制定第二方审核要求和内容。ISO专员可以不做为内外部审核员参与审核工作,但是要充分了解并能解释或者指导相关的工作(协助管理者代表) 。ISO 专员不一定在内审员以及审核组长选拔产生。5.ISO 专员在 QMS 及 FSMS
9、中涉及到职责的条款。不涉及食品安全管理体系的 ISO 专员可以不考虑预先学习或掌握 FSMS 相关内容,但是推荐学习,以便更好地推行 QMS.摩根顾问以 QMS 或 FSMS 来引导 ISO 专员可能涉及到的部分直接相关的条款(职能或者参与,如参与设计和开发评审) ,在另外的体系中,由企业组织参考确定。并不意味着 ISO 专员只是或者必须涉及这些直接相关的职能(如内审时确定的审核内容) 。QMS 以GB/T19001-2000 及 ISO22000-2005 条款说明。文件控制:QMS:4.2.3 FSMS:4.2.2记录控制:QMS:4.2.4 FSMS:4.2.3质量管理体系策划:5.4.
10、2 食品安全管理体系策划:5.3职责、权限、沟通:QMS:5.5 FSMS:沟通:5.6顾客沟通:QMS:7.2.3外部沟通:FSMS:5.6.1内部沟通:QMS:5.5.3 FSMS:5.6.2预防措施:QMS:8.5.3应急准备和响应:FSMS:5.7管理评审:QMS:5.6 FSMS:5.8评审输入、评审输出:QMS:5.6.2 5.6.3 FSMS:5.8.2 5.8.3能力、意识和培训:QMS/FSMS:6.2.2安全产品的策划和实现:FSMS: 7前提方案(PRP):FSMS:7.2.1 7.2.2 7.2.3FSMS 实施危害分析的预备步骤:FSMS:7.3 总则:7.3.1食品
11、安全小组:7.3.2 产品特性:7.3.3 预期用途:7.3.4 流程图、过程步骤和控制措施:7.3.5采购信息:QMS:7.4.2 (文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关)与产品(服务)有关要求的确定:QMS:7.2.1 (文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关)产品特性:FSMS:7.3.3危害分析:FSMS:7.4 (7.4.1 /7.4.2 /7.4.3/7.4.4)操作性前提方案的建立:FSMS:7.5HACCP 计划的建立:FSMS:7.6(7.6.1/7.6.2/7.6.3/7.6.4/7.6.5)预备信息的更新、描述前提方案和 HACCP 计划文件的更新 FSMS:7.7
12、验证的策划:FSMS:7.8 可追溯性系统:FSMS:7.9不符合控制:FSMS:7.10 纠正/ 纠正措施:FSMS:7.10.1/7.10.2纠正措施:QMS:8.5.2FSMS 的确认、验证和改进:FSMS:8 (8.1/8.2/8.3)测量分析和改进:QMS:8监视和测量装置的控制:QMS:7.6(检测和维护工作可能由另外的专业人员负责,但是有些企业组织则派给了 ISO 专员)FSMS 的验证: FSMS:8.4内部审核:QMS:8.2.2 FSMS:8.4.1验证活动结果的分析:FSMS:8.4.3过程的监视和测量:QMS:8.2.3( 可能涉及部分工作,比如以一些方法监视体系运行的
13、状况,保持充分性、适宜性、有效性)持续改进:QMS:8.5.1 FSMS:8.5.1设计和开发评审:QMS:7.3.4FSMS 的更新: 8.5.2二、ISO 专员与“物业、社区、建筑、石油化工等行业的 ISO 专员”以及“ISO22000-FSMS 的 ISO 专员”等相关说明1.ISO 专员的知识框架以构建和维持 QMS 并掌握了EMS/OHSMS 为基础知识能力来定位为适宜所有行业的 ISO 专员基础能力。但是在很多行业组织中,这仍旧是不够。在 ISO/TS16949 中,还有相关条款在支持,需要更多的知识能力,如对五大工具的理解并能参与若干工具的使用,通常同质量控制人员也有着较为密切的
14、合作关系。目前摩根标准顾问对 ISO/TS16949 领域,使用“品质管理专家” (QMP)来定位若干能力和职能。基于 QMS 的 ISO 专员,应该同时关注ISO9004:2000质量改进指南以及企业组织的自我评价系统“卓越绩效准则” (CPE),并能在自我评价系统中担当重要的角色。2.由于物业、社区、建筑、矿业开采业、石油化工等行业,对环境管理体系(EMS)以及职业健康安全管理体系(OHSMS)的要求同样重要,有时甚至对职业健康安全更多重视,甚至要上升到第一位,因此,这类企业组织的 ISO 专员,必须全面掌握理解QMS/EMS/OHSMS 三大管理体系的标准、体系建立、文件、推行、纠正和预
15、防、改进等工作,不可以单单以掌握 ISO9001 而满足于 ISO 专员这个岗位职能。3.在基于 ISO22000:2005 的食品安全管理体系中,食品安全小组在 FSMS 里显的非常重要,是整个企业组织正常运营的核心机构,而 ISO 专员又是首先要考虑成为食品安全小组的成员的(摩根标准顾问原定义为HACCP 专员) 。因此食品、保健品、医药等行业,应该充分考虑到这当中的关系。摩根标准顾问的建议如下:I:食品安全小组组长,通常任职最高管理者代表(在 ISO22000 中没有使用 “管理者代表”定义) ,由于中国传统管理以及文化上的影响,摩根标准顾问建议中国企业使用“食品安全最高控制中心主任”等
16、称谓来确定这个职能岗位。食品安全小组组长的确定,应该较为侧重食品安全专业知识和管理体系都了解,其中前者显得突出重要。食品安全小组组长应当全面学习 QMS/EMS/OHSMS/FSMS 四个体系的知识。如果有专职的 QMS 管理者代表,建议以整合体系的方法来确定为副管理者代表。其它体系相同。II:ISO 专员在食品安全领域,要着重 ISO22000 标准管理体系确定的条款执行岗位工作。不建议 ISO 专员游离于食品安全小组之外,而应该成为食品安全小组的准成员。食品安全小组的成员不要求所有人都具有ISO 专员具备的知识架构和标准体系的掌握程度,因为有可能是某些领域的专家工程师,这些专家工程师或者普通的文员,至少要求充分了解 FSMS。对于负责编写和维护 FSMS 体系文件等重要工作的成员,则应该具有掌握了至少四个体系的知识体系的能力(QMS/EMS/OHSMS/FSMS)甚至更多。三、ISO 专员的资质证书1.I