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1、第4章 建构 Access 数据库表,本章以创建数据库表为重点，介绍表的组成和视图；通过多种方法创建数据库中不同的数据库表；通过对表的结构的修改和表的外观显示的修改进，从而编辑表；表中关键字的作用和设定方法，以及创建索引的方法；通过分析表与表之间的关系，然后创建关系，并对其进行编辑和修改，从而创建一个高质量的数据库表。,4.1 Access数据库表的基本知识,表是Access数据库中存储数据的惟一数据库对象，是最基本、最重要的对象，它是构建数据库的基础。 简单的说，表就是“关于特定主题的数据集合”，将相同性质的数据存储在一起，以方便增减数据、查询数据或者进行各种应用。表是由一条条记录组成，记录
2、是由一个个字段构成，因此表的设计就是要决定各个字段的名字和属性等内容。图3-1所示表就是表格式的存储结构。表是构成关系式数据库的基础。 一旦表建立起来，就可以对其进行各种的数据操作与应用，包括： （1）存储各种数据。 （2）查询并提取所需数据。 （3）添加或更新数据。 （4）制作报表并进行布局设置，分析或打印报表。,4.1.1 表的组成 表的结构中包括字段名称、数据类型、字段属性和字段说明等几部分，图4-1所示为表的设计视图。,图4-1 表的设计视图,1. 字段 字段的名称必须能直接、清楚地反映信息内容。一般字段名称尽可能取具有代表性的名称。如果字段名称模糊不清或模棱两可，就会导致数据库的不确
3、定性。Access对字段的命名有以下规定（也适用于控件和对象的命名）： （1）长度不能超过64个西文字符（或32个汉字）。 （2）不能包含句号“。”、感叹号“！”、重音符号“” 和方括号“”，可以包含字母、数字、空格及其他特殊的字符的任意组合。 （3）不能以空格开头。 （4）不能包含控制字符（从0到31的ASCII值）。 （5）最好确保字段名称和Access中已有的属性和其他元素的名称不相同。,2. 字段的数据类型 合适的数据类型能够反映字段所表示的信息选择。如果数据类型选取的不合适，会使数据库效率低下，并且容易引起错误。Access 2007可使用的数据类型、适用范围和所需存储空间，见表4-
4、1。,3. 字段的属性 字段的属性是指字段的大小、外观和其他的一些能够说明字段所表示的信息和数据类型的描述。 Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要。用户也可以改变默认设置或自行设置。常用的简单属性有如下几种： （1）字段大小。可由用户设置此属性的数据类型有：文本型、数字型和自动编号型。,文本型的字段大小属性可设置为1255之间的任何整数，从而决定文本字段最多可存储的字符数。其默认值为50。 数字型字段大小属性的可选项有：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数，各选项所表示的数据范围及所占用的存储空间都不相同。其默认值为长整型。 自动编号型字段大小属
5、性可选择长整型和同步复制型，其默认值为长整型。,（2）索引。具有此属性的数据类型有：文本型、数字型、货币型、日期/时间型。索引属性可有三个取值：无索引、有索引（有重复）和有索引（无重复）。如果某字段被设置为有索引属性，那么在显示表或查询时，将按照索引顺序排列记录。如果索引为“有（无重复）”，那么Access将不允许在两个记录中输入相同的该字段值。如果某字段被设置为“无索引”，则不对记录进行排序。 （3）格式。除了OLE对象外，可为任何数据类型的字段设置格式。使用格式属性可规定字段的数据显示格式。Access为自动编号、数字、货币、日期/时间等提供了预定义格式，用户可从列表中选择。,（4）小数位
6、数。此属性要在设置格式属性之后定义才能生效。它提供了自动和115位的选项。其默认值为自动，此时格式属性为“货币”、“整型”、“标准”、“百分比”和“科学记数法”的字段，将显示2位小数。注意此属性只影响显示的小数位数，而不影响保存的小数位数。（若需更改保存的小数位数，必须重新设置字段大小属性） （5）默认值。使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值。如果表中记录的某字段值大部分相同，即可为该字段设置一默认值，可大大简化输入。添加新记录时可接受默认值，也可键入新值覆盖它。,（6）字段有效性规则。字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性规则，Access将显
7、示一个信息告诉用户哪些是允许的输入项目。大多数情况下，最好在表的设计视图中“有效性规则”中设置字段的属性，并定义数据验证和限制。,4. 字段的说明 字段说明是指对每个字段一般有一个简短的说明性文字，用来说明这个字段所表示的具体信息，以及设计字段时的注释。此说明会在向该字段添加数据时出现在状态栏中。（此项设置可选）,4.1.2 表的视图 视图是Access数据库对象的外观表现形式，不同的视图具有不同的功能和作用范围。表有四种视图，即设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。 1 设计视图 表的设计视图用于设计表的结构。在表的设计视图中，既可以新创建整个表，也可以添加、删除或自定义已有
8、表中的字段。 2 数据表视图 表的数据表视图以行列格式显示表，用于处理数据。在数据表视图中，可以添加、删除和修改数据。,3. 数据透视表视图和数据透视图视图 数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法，汇总大量数据的表或图，其作用是以另一种格式查看数据。一般多用在查询或窗体中。 表的各种视图可以通过在Access2007功能区中，如图3-20所示“视图”按钮的下拉列表中的选项来相互转换。,4.2 创建表,Access 2007提供了多种建立表的方法，分为创建新的数据库和在现有的数据库创建表两种情况。在创建新的数据库时，自动创建一个新表。在现有的数据库中创建表可以通过五种方式。 （1）
9、 直接创建一个空表。 （2） 使用模板创建表。 （3） 使用设计视图创建表。 （4）从其他数据源（如Miscrosoft Office Excel 2007工作簿、Microsoft Office Word 2007 文档、文本文件或其他数据库）导入或链接到表。 （5） 根据SharePoint列表创建表。,4.2.1 在新数据库中创建新表 【例4-1】 用在新数据库中创建新表的方法在“学籍管理数据库”中创建如图4-2所示“学生成绩表”。,图4-2 “学生成绩表”的数据表视图,（1）在“文件”菜单上，单击“新建”命令成功创建一个新的数据库后，命名为“学籍管理数据库”，数据库自动创建名为“表1”
10、的新表，并在“数据表”视图中打开它。 或者在“创建”选项卡的“表”分组中单击“表”，同样可以创建一个新的空表。,（2） 命名字段。将视图中“ID”命名为“学生ID”，然后依次添加新字段，为“课程编号”、“学期”、“成绩”等。如图4-3所示。,图4-3 添加字段后的数据表视图,（3）输入数据 在各字段中按顺序输入数据，如图4-4所示。（可拖动表的分栏线，改变表格的宽度）。 （4）保存表 单击工具栏中的【保存】按钮，在弹出的“另存为”对话框中键入表名称“学生成绩表”，如图4-5所示，然后单击【确定】按钮。,图4-4 输入数据,图4-5 “另存为”对话框,这样，“学生成绩表”就创建成功了。,4.2.
11、2 使用模板创建表 创建 “联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产”等表时，可以使用Access 2007 内置的关于这些主题的表模板。 【例4-2】在“学籍管理数据库”中使用模板创建一个“联系人”表。在此基础上将其修改为如图4-6所示的“学生信息表”。,图4-6 学生信息表,（1） 打开“学籍管理数据库”，在“创建”选项卡的“表”分组中单击“表模板”，在其下拉列表中，如图4-7所示，单击“联系人”模板。,图4-7 “表模板”列表,基于“联系人”表模板所创建的表就被插入到当前数据库中，如图4-8所示。,图4-8 创建“联系人”新表,（2）修改字段名称。将光标置于被修改字段上，单击鼠标右
12、键，系统弹出如图4-9所示下拉菜单，选择“重命名列”，可以修改字段名称。 若选择“删除列”，系统弹出如图4-10所示对话框，单击“是”按钮，可以删除该字段名称。,图4-10 删除字段对话框,图4-9 修改字段下拉菜单,若选择“插入列”，则可以添加字段名称。如图4-11所示。然后根据需要将所添加“字段1”进行修改。 修改字段后的表如图4-12所示。,图4-11 添加新字段,图4-12 修改后的表字段,如图4-13所示选择“文件”菜单中“另存为”“对象另存为”。 系统弹出如图4-14所示 “另存为”对话框中，在此给表重新命名。 如果使用模板创建的表不能完全满足需要，可以对表进行修改，进行简单的删除
13、或添加字段。复杂的设置则需要在设计视图中进行。,图4-14 “另存为”对话框,图4-13 选择“文件”、“另存为”,4.2.3 在设计视图中创建表 使用模板创建表虽然方便快捷，但是有一定的局限性。表的设计视图是一个功能强大的工具，它是惟一可用来对表的结构进行修改的工具，利用它不仅可以修改表的结构，还可以自行设计表。 【例4-3】 在“学籍管理数据库”中创建一个如图4-15所示的“学习课程表”。,图4-15“学习课程表” 的数据表视图,（1）打开“学籍管理数据库”，在“创建”选项卡的“表”分组中选择“表设计”选项，如图4-16所示。,图4-16 选择“表设计”,（2）系统打开表的设计视图，在字段
14、名称列中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小，如图4-17所示。,图4-17 表的设计视图之一,（3）定义字段 在“字段名称”列中输入字段名，如“课程编号”（字段名要符合Access 2007有关字段名的规定）。 单击“数据类型”右边的，显示出所有数据类型的列表框，在其中根据需要选取一种合适的数据类型，如“自动编号”。 在“说明”列中输入有关该字段的说明。此说明文字会在向该字段添加数据时显示在状态栏中。如“系统给定，用户不能更新”。（此步骤可选） 根据实际需要，在窗口下半部的“字段属性”框中，分别对各个字段的属性进行设置。例如对“课程编号”的“字段属性”
15、进行设置，“字段大小”为“长整型”，“新值”为“递增”，“索引”为“无”。,重复上述方法定义“学习课程表”中的其他字段：课程名称、学时数、使用教材、作者、出版社、出版时间等，并确定各个字段的说明、数据类型及属性。创建一个完整的表结构，如图4-18所示。,图4-18 表设计视图之二,（4）保存表 单击工具栏中的【保存】按钮，系统将弹出如图4-19所示“另存为”对话框。在对话框的编辑栏中输入表的名称“学习课程表”。 然后单击【确定】按钮。如果在保存表之前尚未定义主关键字字段，系统将弹出一个如图4-20所示“尚未定义主键”的警告对话框。单击【是】按钮，系统将一个字段创建为主关键字，他的数据类型为“自
16、动编号”。 至此，“学习课程表”的结构就由设计好了。,图4-20 “尚未定义主键”警告对话框,图4-19 “另存为”对话框,由表设计视图中可看出，它分为上下两个部分。上半部分是此表中的所有字段的名称以及它们相应的数据类型；下半部分是各个字段数据类型的属性。用户可以通过设置不同的属性值，使当前的数据类型能更好的适应字段信息的要求。 经过主键定义后，在图中的“课程编号”字段单元格的左边有一个钥匙形状的小标志，它表示该字段是此表的关键字。 表的设计视图详细地显示了有关表设计的所有信息。通过它，可以清楚地看到表是由哪些字段组成，其中包括它们的名字、顺序、属性、说明以及与之相对应的数据类型的各种信息。,4.2.4 通过获取外部数据创建表 Access 2007可以导入和链接的数据源有：Microsoft Access，Microsoft Excel，Exchange, Outlook, Lotus1-2-3, Lotus1-2-3/DOS, Paradox, Text Files, HTML Documents, dBASE,
