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1、CCFL制造部会议管理规范CCFL制造部会议管理规范制定单位：CFL制造部首版日期：2007年12月06日机密等级：社外密制定审核核准文件修订记录表版本日期担当检认批准变更 / 修订事项12007.12.06夏曼清胡万中下 川新作成22008.03.20夏曼清胡万中下 川1.对会议前中的注修改。32008.04.13夏曼清胡万中下 川1.对4.1.7项中的第2条修改,追加主导者需在3天内将会议签到表交于事务组.42008.06.28夏曼清胡万中下 川1.追加4.1.5项中的(1)条，联络会议时需确认与会人员是否有会议出席;2.追加4.1.5项的(3)条,出席会议时,同一单位出席一人即可.520
2、08.07.25夏曼清胡万中下 川1.会议签到表以3天改为2天内交于事务组；2.追加4.1.7项中的注会议签到表相关;3.对4.1.2项中追加联络会议用邮件/AM;62008.08.20夏曼清胡万中下 川1.对4.1.2项追加与会人员一栏,需写明涉及到的人员;2.对4.1.6项追加担当项目的,在会议中无法提出纳期的可在会议后提出.72008.08.281.对4.1.2项与会人员一栏填写相关修改;2.页次变更1.目的：1.1规范CCFL制造部各课别召开会议内容和纪律,提高会议的效率及会后的效果，特制定此规定。2.范围：CFL制造部3.权责：无4.规定内容:4.1 制造部会议：4.1.1主持人会前
3、准备：(1)预期希望达成的结果；(2)考虑这个会议要不要召开（若召开，会议时间原则上为1小时）；(3)请适当的人出席(有必要了解，有必要发言)；(4)准备会议资料(必要时将资料在会议前发送给与会人员，便于大家了解准备)；(5)设定会议的提纲和时间表；(6)预计会议中可能出现的冲突；(7)如何开场: a 会议目的:举办会议的主要目的;b背景:说明会议召开的背景,我们面临的问题;c议程:会议中欲论之事项及先后顺序和预估时间;d会议期望:对参会人员的表现和问题的处理期望;4.1.2在召开会议之前需以通讯信息提前24小时通知：会议名目的时间地点议程准备资料与会人员主导者会议通知标准格式 注：为确保通知
4、到位,会议用通讯信息通知,必要时可发2-3次(若主导者未通知到位,需罚款10元)。“与会人员栏”：填写内容“收件人”或“具体参会人员姓名”。定义： 收件人：即参会人员；抄送者：可根据实际状况，自行判定是否需参加会议。4.1.3若是紧急会议，当天需以通讯信息知会及电话或当面联系相关人员。4.1.4与会者的职责：(1)决定是否需要出席会议；(2)准时(3)与会者要做准备(4)就某些疑点或模糊问题征询清晰解释；(5)与会者发言时，要有一定的逻辑性；(6)仔细倾听;(7)支持倾听;(8)支持他人;(9)对会议决定如实执行；4.1.5 会议前：(1)联络会议时需确认与会人员是否有其它会议出席(如:查看会
5、议预约系统等),避免会议冲突.(2)会议通知发出后，主导者需确认会议的出勤状况，当出勤率较低时，可考虑取消本次会议并另行安排会议时间（取消及另行安排会议时间时需再次知会）。(3)联络会议时,为避免浪费他人时间,同一个单位尽量联络一个关系代表出席即可,必要时可联络主管一起出席(决策时).(4)参加会议的相关人员需在会议开始的前20分钟对会议的相关资料准备/确认清楚，以便能在会议中及时的提出及解决各项问题。(5)会议硬件(例:电脑、投影仪、白板)需在会议的前5分钟准备好并调试完成。(6)主持者需在会议的前5分钟准备好签到表，并让与会人员签到。(7)参加会议人员需将手机关机或调为静音（若需接电话应到
6、室外接听）。(8)出勤状况的确认时间为会议开始时间，会议开始时间过后出席者均视为迟到(迟到者必须自觉站立至主讲台上让大家目视1分钟，然后归位参与会议)，会议开始10分钟后出席者视为会议未出席(未出席者罚款10元/次/每人)。 (9)无法出席会议的人员，需在会议开始前10分钟前知会会议主导者，不可代请假，否则一律按照未出席处理；参加人员若安排人员代替出席，需确保被安排人员符合会议内容。注：1.休假及出差人员，未出席时视为请假或由工作交接者代替出席。 2.若主导者在会议开始前未准备好硬件及会议资料等，需对此罚款10元。 4.1.6会议中:(1)正确总结讨论内容(要不厌其烦与会者确认每个结论无误);
7、 (2)要及时指出令人困惑的发言,请该发言人解释清楚;(3)保持中立和客观态度;(4)发言要有组织、逻辑；(5)避免不当的肢体语言,以免给别人造成一种压抑感;(6)讲话口齿要清晰;(7)一次只讨论一个论点; (8)会议过程中,若有紧急事情要离开者,需知会主持者,经同意后,方可离开;若不经主持人同意离开者,按早退处理(早退者罚款5元)。注:担当者无法立刻提供担当项目纳期的,需在会后进行全面考量后再提供合理纳期,主持者可在会议后再找担当确认.4.1.7会议后:(1)会议结束后,主持人需将本次的会议内容发送给相关人员。(2)主导者需在会议结束后，将会议签到表2天内交于事务组(若超期罚款10元)，由事务组：a.根据会议记录表对早退、迟到、未出席者进行相应的罚款。b. 每月5号对上个月的会议出勤状况进行汇总并作成报告。注：早礼/晚礼、周会、教育培训、面试、人员交流、外部门沟通无需交签到表。(3)若要修改会议记录需经会议主导者同意。(4)根据会议记录，对相关的问题(项目)进行确认跟踪,并对其所提出纳期及改善的效果进行确认 。(5)对所存在的问题点及改善项目进行重点跟踪,并对相关问题作出相应的改善对策。日立光电(吴江)有限公司管理番号：CG-R-001页次:5
