《信息、文书与档案管理 教学课件 ppt 作者 胡伟 卢芳 赵修磊 第七章 文书管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《信息、文书与档案管理 教学课件 ppt 作者 胡伟 卢芳 赵修磊 第七章 文书管理（56页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第7章 文书管理,了解文书整理与归档的含义、整理归档的条件范围和质量要求； 理解文书整理的基本原则； 认识和区分文书“件”与“卷”、“案盒”与“案卷”的区别； 掌握文书整理与归档的方法步骤； 掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。,某公司是一家中小型公司，秘书李力兼管档案工作，她采用组织机构-年度-保管期限分类法对归档文件进行分类。公司成立9年多来，总经理换了三任，由于管理活动的需要，内部组织机构变化频繁，部门的调整变化很大，而李力采用的归档文件的分类方法一直没变。一天，总经理要查一份5年前的文件，由于部门变动的频繁，李力已经记不清这份文件的形成部
2、门了，结果查翻遍所有的档案柜，才这到这份文件。类似的情况还发生多次。,【引导案例】,秘书选择的归档文件分类的方法不合适。应根据本单位的规模、部门设置等选择分类方法。根据这一公司的实际情况应选择年度-问题-保管期限分类法。,【分析提示】,文书管理的概念有广义和狭义两种。广义的文书管理，是指从文书的形成、流转到文书的保管、利用，乃至文书的清退、立卷、归档、销毁等文书工作所有环节上的组织、领导和控制。狭义的文书管理，即是文书的,第一节 文书管理概述,一、文书管理的概念,整理归档，是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文书材料，按照它们在形成过程中的联系进行分类整理，装盒归档，从而
3、使之有序化的过程。我们这里指的是后者。,文书管理应遵循如下原则： （1）遵循文书形成的客观规律。 文书是机关企事业单位工作活动的客观反映。各个机关的工作都是有规律的、按计划来完成的。例如要完成一项工作任务，事先要筹划安排，必要时要上级领导部门请示，执行情况要上报下达，工作进行过程中要总结经验教训，工作结束要汇报总结、统计整理等，每个步骤都会有相关的文书产生。因此，做文书管理工作时，应当按照文书的形成规律，以反映出单位工作活动的真实面貌。,二、文书管理的原则,（2）区分文书的不同价值。 机关企事业单位在工作中形成的文书很多，虽然都是历史的记录，但它们的记录价值各有不同。有些是要永久保管的，最能反
4、映单位的基本职能活动；有些是较长一段时间内有查考利用价值的；有的则只是在短时间内有查考利用的价值。这就,需要在文书管理中区分它们的不同价值，分开进行整理，以便今后对失去查考利用价值的按规定销毁。,（3）安全保密。 文书中有相当一部分具有保密性，尤其是党政机关涉及到党和国家的机密的一些文书，以及企事业单位的一些涉及商业秘密的文书，如果管理上稍有不慎，就会造成泄密问题，造成的损失都是极其严重的。因此，安全保密对文书工作至关重要，是文书管理的重要原则。一般的秘密文件也涉及到在一定时期、一定范围内的保密问题，同样要遵循安全保密的原则去管理。另外，保证文件的完整无损，也属于安全的范畴。,（4）便于阅读利
5、用。 方便阅读利用是文书管理的基本原则。因为所保存的文书资料都是有一定的查考利用价值的，阅读利用便是归档文书材料价值的体现，也是文书管理的根本目的。 失去这个目的，文书整理归档工作就变得毫无意义。,在广泛征求和总结文书档案工作实践经验的基础上，国家档案局2000年12月6日发布了归档文件整理规则，自2001年1月1日起施行。其内容主要是以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，以文书整理分类的年度、机构（问题）、保管期限方式取代“六个特征”（问题特征、作者特征、文种特征、时间特征、地区特征、通讯者特征）的文书整理方法等。传统的文书立卷方法是：运用文件的“六个特征”，把本单位形成的全部文件进行
6、区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写目录、备考表和案卷封面，装订案卷。,三、文书管理工作改革,全部案卷整理完毕后，再按照保管期限年度组织机构（问题）的方法进行案卷排列并编制案卷目录，最后移交给档案部门。 改革后，则是将归档文书以“件”为单位进行装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。然后按年度机构（问题）保管期限或保管期限年度组织机构（问题）等方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。,文书部门
7、在对上一年的文书整理之后，定期移交到档案部门，这就是文书的归档工作。文书归档是机关单位档案收集的最主要渠道，归档文书的数量和质量直接关系到档案工作的质量。文书的归档环节标志着文书处理工作的结束，同时也是文书管理工作的开始。,第二节 文书的归档,文 书 归 档 工 作,归档范围，是指办理完毕的文书材料应当归档及不应当归档的范围。应该或者不应该归档，主要取决于这些文书本身的保存价值。 一般而言，凡是反映本单位基本职能活动的，具有查考利用价值的文书材料，均属归档范围。需要指出的是：应归档的文书材料，除了正件外，还包括它的附件；除了经过登记的，还包括未经过收发登记的，如会议文件、调查报告、访问记录、合
8、同契约等。 在实际工作中有两种情况应引起注意：一种是机关形成的文件并不都具有查考价值，只有一部分有价值，“有文必档”是错误的。另外一种是有些文件虽有一定的参考价值，但它所能发挥出的作用及所创造的价值低于保管它所要付出的代价，这类文件不应该归档。,一、归档范围,国家档案局2006年12月18日发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定对机关文件材料归档和不归档的范围有明确规定。属于归档范围的是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机
9、关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,广州市赤岗中学,不属于归档范围的文书材料主要包括： 重份文件； 一般事务性的无查考、保存价值的文件； 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿； 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件； 同本单位主管业务无关的文件和非隶属单位送来参考的文件； 本单位领导兼任其它单位职务形成的文件； 下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料等。,广州市赤岗中学,二、归档时间 机关档案工作条例规定，文书整理部门应将办理完毕的文件于第二年的上半年向档案部门移交。对于文件形成规律较为特殊或专业
10、性强、驻地分散的机关文件，以及有关部门在一定时间内经常需要利用的文件，为了便于实际工作的查考和利用，可以适当延长归档时间，但一般不要超过两年。 在一些较小的单位，由于办事人员较少，往往由秘书兼职档案工作，可以采取随办随归的办法。,广州市赤岗中学,三、归档要求 归档要求主要是指对归档文件的质量要求，如完整性、系统性等。 完整性指机关办理完毕的、对今后有保存价值的文件应收集齐全，不能残缺不全。 系统性指对要归档的文件应按归档文件整理规则的要求进行基本的分类、组卷、和编目，并注明保管期限，以便于档案部门进一步加工整理。 另外，文件的制成材料要符合一定的标准，杜绝不宜保存的制成材料流入档案部门，比如以
11、铅笔、红墨水、复写纸等作为书写材料的文件，卷皮、卷盒尺寸、格式不符合要求的文件均不得作为档案保存。,四、归档手续 文书处理部门或业务部门向档案部门移交文书资料前，要对已排列的档案盒按照顺序进行登记，形成一个档案盒名册，它是以档案盒为单位编制的目录，它的项目与档案盒脊部的内容相同，即全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、机构（问题）等。 编制此目录的目的在于可以作为档案部门移交文书资料的依据和凭证，便于统计档案盒的数量。 交接双方应根据目录详细清点。经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文书资料简
12、要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日） 第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。 第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。,知识链接：,第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料
13、； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成
14、的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；,(三)本机关职能活动中形成的重要业务
15、文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,第八条 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）
16、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；,（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。,第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。 有垂直领导关系的中央、国家机关应依
