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1、实用建筑语文 第2版,主编 罗爽,第3章 公文类文书,3.1 通知 3.2 通报 3.3 请示 3.4 报告 3.5 会议纪要,公文类文书是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的一类文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文类文书的种类很多，针对职业院校毕业生的实际能力需要，我们选取了通知、通报、请示、会议纪要四种比较常用的文书，通过对这些文体基本知识的把握，可使学生达到掌握其写作技巧及熟练应用的目的。,第3章 公文类文书,3.1 通知,【基本知识】 1.概念 通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文；是发布行政法规和规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知
2、或者共同执行的事项、任免和聘用干部等所使用的公文。,3.1 通知,2.分类 (1)指示性通知 适用于传达领导单位的重要指示精神、部署工作任务以及要求下级单位执行某些事项。 (2)发布性通知 又叫颁发性通知，适用于发布行政法规、规章和印发有关文件。 (3)批转、转发性通知 适用于批转下级机关的公文，或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。 (4)告知性通知 又称知照性通知，适用于上级机关向下级机关及有关人员告知某些应知事项，如机构的变动、人事的任免、会议的召开、地址或电话的变更等。 (5)事务性通知 适用于安排日常工作活动、布置具体工作任务，如报表、报送有关文件、安排节假日、组织群众活动
3、等。,3.1 通知,3.格式与写法 通知一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 (1)标题 1)发文机关+事由+文种。 2)事由+文种。 3)只写文种。 (2)主送机关 即收文单位。 (3)正文 正文是通知内容的主体、核心，是通知写作的重点。 1)通知缘由。 2)通知的事项。 3)执行要求。 (4)落款 在通知正文的右下方要准确标明发文单位名称或加盖单位印章。,通知的基本格式如图3-1所示。,3.1 通知,【例文点评】,3.1 通知,3.1 通知,3.1 通知,3.1 通知,3.1 通知,3.1 通知,3.1 通知,3.1 通知,【实践与探究】 1.实践 某知名房地产开发公司总经理要求秘
4、书分别拟写一则会议通知和一则转发性通知，具体要求如下： 会议通知：时间2010年3月5日下午2点；地点公司会议室；参会人员各部门经理；要求与会人员各自准备好部门工作总结，自印10份带到会议上。 转发通知：把省建设厅下发的关于加强安全防范意识的通知转发给各部门。 请你替秘书拟写这两份通知。 2.探究 思考：写通知需要注意哪些问题?,3.1 通知,1)明确行文目的及通知事项。 2)通知的主题要集中，严格执行一文一事制度。 3)语言表述要简明、清晰。 4)撰写通知要及时，讲究时效性。,3.1 通知,3.2 通报,【基本知识】 1.概念 通报是党政机关、社会团体、企事业单位等用以表彰先进、批评错误、传
5、达重要精神或交流重要情况时使用的一种公文。通报具有指导性、告谕性、真实性、实效性和教育性的特点。 2.分类 通报一般分为表彰性通报、批评性通报、事故性通报、情况性通报四类。 (1)表彰性通报 用于表扬先进集体、先进个人，宣传先进事迹，传播先进经验等，属下行文。 (2)批评性通报 与表彰性通报相对，即用来批评错误、宣布纪律处分结果等，属下行文。,3.2 通报,(3)事故性通报 常用于报道重大事故，对于重大事故发生的原因、产生的后果进行探究，引出值得重视的教训，促人深思并引以为戒，避免类似问题的发生并提出预防措施。 (4)情况性通报 又叫事项性通报，主要用于传达信息、沟通情况、互通情报。 3.格式
6、与写法 通报一般由标题、主送单位、正文、落款四部分构成。 (1)标题 1)发文机关+事由+文种。 2)事由+文种。 3)只写文种即可。,3.2 通报,(2)主送单位 通报属于发文针对性很强的公文，所以其发文一般采用统称的方法，直接标明收文单位名称。 (3)正文 通报的正文一般没有前言，而是直叙所通报的事项或人物的事迹。 1)表彰性通报。 介绍事迹、成绩，要具体、简明。 对先进事迹、突出成绩给予恰当的评价。 表彰的意见和办法，提出希望和要求。 2)批评性通报。 写明错误事实，如实反映情况。 针对错误分析原因，点明实质，指出危害，表明态度，总结教训。,3.2 通报, 宣布处理决定。 提出要求和希望
7、，提醒注意并引以为戒。 3)事故性通报。 写明发生事故的经过，要写清楚时间、地点、主要过程及后果。 分析事故发生的原因，指出其性质的严重性。 对事故的直接责任人做出处理决定。 今后应采取何种防范措施。 4)情况性通报。 简要说明通报什么情况，从何时起至何时止。 详细地介绍情况，这是通报的中心部分。 上级的指示意见，或指出今后要进一步做什么。 (4)落款 在正文后右下方写明发文单位名称，如在标题中已出现发文单位，也可不署发文单位。,通报的基本格式如图3-2所示。,3.2 通报,【例文点评】,3.2 通报,3.2 通报,【实践与探究】 1.实践 10月2日上午10点，一辆满载着公司50名员工外出旅
8、游的大客车，在前往景区的路上不幸翻入湖中，造成1人死亡、5人重伤的重大事故。目前事故原因正在调查之中。市人民政府吸取教训，高度重视安全工作，增强安全意识，并准备就此事故发一份通报。 想一想，这则通报该如何起笔？ 2.探究,思考：写通报需要注意哪些问题,3.2 通报,1)坚持“五要”原则。事例要典型，材料要真实，行文要及时，详略要得当，评价要恰当。 2)坚持“五忌”原则。忌事件不典型，忌开头繁冗，忌叙述不清楚，忌语言不合体，忌总结指导性内容提前。,3.2 通报,3.3 请示,【基本知识】 1.概念 请示是下级机关向其所隶属的上级机关请求给予指示、批准和批转时所使用的一种文书。请示是一种请求性文件
9、，属上行文。请示具有请求性、求复性、超前性、单一性等特点。 2.分类 (1)请求指示的请示 这类请示主要是请求上级告诉“应当怎样做”，行文中应把重点放在对有关情况的说明上，可以写明本单位的建议，以便上级单位批复时参考。 (2)请求批准的请示 这是请示中最普遍的一种，多用于增设机构、增加编制、上项目、列计划、要资金、购置设备等内容。,3.3 请示,(3)请求批转的请示 这类请示用于请示上级机关审定或批准同意发文，并批转到有关方面执行。 3.格式与写法 请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 (1)标题 1)发文单位+事由+文种。 2)事由+文种。 (2)主送机关 负责受理和答复该文件的
10、机关。 (3)正文 请示的正文由请示的缘由、请示的事项、结语三部分组成。 1)请示的缘由。 2)请示的事项。,3.3 请示,3)结语。 (4)落款 即发文单位，在正文之后的右下方标注发文单位的名称，并加盖单位公章。,【例文点评】,3.3 请示,3.3 请示,【实践与探究】 1.实践 某建筑公司的工程部为提高效果图绘制的效率，欲更新两台电脑。该工程部秘书遵照部门经理的吩咐，拟写了一份标题为工程部关于购买设备的请示报告。工程部经理只是扫了一眼标题就严厉批评了秘书。 你知道秘书为什么受到批评吗？这份请示应该怎么写？ 2.探究 思考：写请示需要注意哪些问题？,3.3 请示,1)标题不要写成“请示报告”
11、。 2)坚持“一事一文一主旨”的原则。 3)只有一个主送机关，不能越级请示。,4)请示内容必须有根据，理由必须充分。 5)不得抄送下级机关。 6)注意使用请求语气。,3.3 请示,3.4 报告,【基本知识】 1.概念 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关询问的公文。报告属于上行文，一般产生于事后和事情过程中。 2.分类 报告一般分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告等。 (1)工作报告 下级机关定期或不定期向上级领导机关汇报工作情况的报告，如关于2012年下半年工作情况的报告。,3.4 报告,(2)情况报告 用以反映情况，陈述意见，说明理由，汇报给上级
12、领导，以便领导了解和掌握有关情况和动向的报告，如关于招商工作有关政策的报告。 (3)建议报告 根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、方法、方案的报告，如关于制止盲目乱建啤酒厂问题的报告。 (4)答复报告 针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告，如学校关于毕业生思想工作的回复报告。 (5)报送报告 向上级机关呈报其他文件、物件的报告，如关于报送2012年工作总结的报告。,3.4 报告,3.格式与写法 报告一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 (1)标题 1)发文机关+事由+文种。 2)事由+文种。 (2)主送机关 受文对象，一
13、般为直属上级机关或业务主管部门。 (3)正文 正文包括开头、主体和结尾三个部分。 1)开头。 2)主体。 3)结束语。 (4)落款 写明报告单位或个人名称，并注明日期。,【例文点评】,3.4 报告,3.4 报告,【实践与探究】 1.实践 请根据下列材料及所选相关专业知识，写一份调查报告。 调查内容：混凝土裂缝形成原因与处理。 混凝土裂缝的种类：有收缩裂缝、超载裂缝、沉降裂缝、龟裂裂缝、疏松裂纹等。此外还包括张拉、化学反应、冻胀等裂缝。 混凝土裂缝的成因：混凝土的收缩；温度应力；配筋不足；混凝土材料及配合比；养护条件；施工质量。 混凝土裂缝预防措施：选用水化热较低的水泥，在保证强度的条件下尽量减
14、少水泥用量和每立方用水量，尽量降低混凝土的入模温度，预埋冷却管和缓凝剂，在混凝土中掺入适量矿物掺料和减水剂，加强混凝土保温等。同时，结构设计、施工方案、施工质量以及养护等方面都能预防混凝土产生裂缝。 混凝土裂缝处理方法(略) 2.探究 思考：写报告需要注意哪些问题？,3.4 报告,)报告的内容要真实可靠，实事求是。起草报告要深入调查研究，无论是成绩还是问题，经验还是教训都必须忠实于事实。 2)文字精练，用词准确，行文简洁，汇报和反映的问题要直截了当。 3)工程质量检验报告必须下结论，检验项目必须符合国家或地方标准规范要求。 4)与工程质量检验报告相反，施工质量事故调查报告不可轻易下结论。,3.
15、4 报告,3.5 会议纪要,【基本知识】 1.概念 会议纪要是各级机关用来记载和传达会议情况与议定事项时所使用的一种公文。 2.种类 会议纪要一般可分为办公会议纪要、专题会议纪要、协作会议纪要、座谈会议纪要四类。 (1)办公会议纪要 记述机关或企业、事业等单位，对重要的、综合性工作进行讨论、研究、决议等的一种会议纪要。 (2)专题会议纪要 专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。,3.5 会议纪要,(3)协作会议纪要 不同部门、单位为解决或研讨共同的问题，进行讨论协商，以便达成一致意见，制定统一行动纲领的一种会议纪要。 (4)座谈会议纪要 着重记载与会人员讨论的结果，相同的或不同的
16、意见或看法，建议和要求等的一种会议纪要。 3.格式与写法 会议纪要一般由标题、期号、正文、落款四部分组成。 (1)标题 1)会议名称+纪要内容+文种。 2)发文单位+会议名称+文种。 3)会议名称+文种。 4)正题+副题。,3.5 会议纪要,(2)期号 在标题下标明月份、期号(有的还有总期号)。 (3)正文 会议纪要的正文包括前言、主体和结尾三部分。 1)前言。 2)主体。 3)结尾。 (4)落款 落款的位置在正文结尾右下方，标明纪要的写作单位。,【实践与探究】 1.实践 下面这份会议纪要的语言表述混乱，请作适当调整，使之规范。,省军区思想政治工作研讨会会议纪要 为了抓好全军思想政治工作，省军区政治部于2011年5月20日在南京召开了省军区思想政治研讨会。这次会议还收到有关思想政治工作的研讨论文50篇，10位同志在会上宣读了论文。会后评选出优秀论文20篇，颁发了奖品。会议首先听取了军区政治部主任同志的报告，
