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1、外贸函电,FOREIGN BUSINESS CORRESPONDENCE,Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters 英文商务信函写作的基本知识 Unit 2 Establishing Business Relations 建立业务关系 Unit 3 Status Enquiries资信调查 Unit 4 Enquiries and Replies询盘及回复 Unit 5 Quotation and Offer报价和发盘,目 录,Unit 6 Counter-offers and Acceptance还盘和接受 Unit 7
2、Sales Promotion销售促销 Unit 8 Orders and Their Fulfillment订单及其履行 Unit 9 Letter of Credit信用证 Unit 10 Other Terms of Payment其他支付方式 Unit 11 Packing包装 Unit 12 Insurance保险,目 录,Unit 13 Shipment装运 Unit 14 Claim and Arbitration索赔与理赔 Unit 15 Modes of Trade贸易方式 Unit 16 Memo, Fax and E-mail 备忘录、传真与电子邮件 Appendix A
3、: Useful Phrases and Expressions 实用短语 Appendix B: Abbreviations Commonly Used In International Trade 国际贸易中常用缩略词 Appendix C: Writing Correctly正确写作,目 录,Unit 13 Shipment装运 Unit 14 Claim and Arbitration索赔与理赔 Unit 15 Modes of Trade贸易方式 Unit 16 Memo, Fax and E-mail备忘录、传真与电子邮件 Appendix A: Useful Phrases an
4、d Expressions实用短语 Appendix B: Abbreviations Commonly Used In International Trade国际贸易中常用缩略词 Appendix C: Writing Correctly正确写作,目 录,1。掌握外贸常规流程：业务关系建立-资信调查-询盘及回复-报价和发盘-还盘和接受-销售促销-订单及其履行-信用证-其他支付方式-包装-保险-装运-索赔与理赔-贸易方式 2。牢记重点内容：一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式；二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。,学习建议,Unit 1 Fundamentals of W
5、riting English Business Letters 英文商务信函写作的基本知识,1.1 Introduction（简介）,目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。,1.2 Requirements for Business Letter Writers（商务信函的写作要求）,要写成功的商务信函，需要起草人具备以下条件： （1）精通英语（Good command of English） （2）通晓外贸理论和实务（Knowledge of business theory and practice） （3）通晓术语（Knowledge of techn
6、ical terms） （4）通晓人的心理（Knowledge of psychology） （5）熟悉推销艺术（Skills in salesmanship）,1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters（英文商务信函写作七原则）,7C原则 清楚（Clarity） 简洁（Conciseness） 正确（Correctness） 具体（Concreteness） 礼貌（Courtesy） 体谅（Consideration） 完整（Completeness）,1. 清楚（Clarity） 商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或
7、产生误会之处。 例如： As to the steamers sailing from Shanghai to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此处bimonthly可以是twice a month (一月两次地) 或者once two month (隔月地)，存在歧义，应改为： We have two direct sailings every month from Shanghai to San Francisco.或We have semimonthly direct sailing from Shanghai to S
8、an Francisco.,2. 简洁（Conciseness） 言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。 例如： 将We need to act on the suggestions that our customers offer us/ We wish to acknowledge receipt of your letter./ Enclosed herewith please find four copies of. / a draft in the amount of $21,000 改为 We need to act on customer suggestio
9、ns/ We appreciate your letter./ We enclose four copies of./ a draft for $21,000就简洁了。,3. 正确（Correctness） 正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。 例如：My visit with the outside sales rep showed me that your schedule can change quickly.此处your schedule显然并非一定为读者的schedule，不妨改为
10、：My visit with the outside sales rep showed that schedules can change quickly. 再例如，The goods supplied are exactly equal to the samples应改为The goods supplied are similar in quality to the sample，这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷，毕竟交付的货物无法与样品一模一样。,4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态
11、来陈述内容。 例如： 将The financial advantage of owning this equipment instead of leasing it is 10% after taxes/ Selection of a program should be based on the clients needs 改为Owning this equipment rather than leasing it will save us 10% after taxes/ Select the program that best fits the clients needs就显得生动、明确而
12、更有份量。,5. 礼貌（Courtesy） 在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。 例如：Thank you for your corporation适用于上司对下属，如用于下属对上司就不礼貌。 再例如：To start the scheduling process, please describe your availability for meetings during the second week of the month就不如Could you let me know what times
13、youd be free for a meeting the second week of the month来得礼貌。,6. 体谅（Consideration） 发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。 例如，与We are shipping your order of September 21 this afternoon相比，The two dozen Corning Ware starter sets you ordered will be shipped this afternoon and should reach you by
14、 September 28给对方提供了所需要的具体信息，显得十分体谅对方。 再例如，与We are happy to extend you a credit line of $5,000相比，You can now charge up to $5,000 on your American Expression card就顾及到了对方的情感。,7. 完整（Completeness） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。 例如：Our product has won several prizes显得内容不完整，而Our Hair
15、Washing Machine has won first prizes in four national contests within the past three years则提供了具体的产品名称，具体的时间，具体的奖项和数量，给对方提供关于我方产品更为完整的信息，从而传递更有说服力的信息。,1.4 Addressing Envelopes（信封的写法）,在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。,图1-1 寄往国外信函的信封写法,General Trading Co. 28 North Road Beijing 10
16、0020 P. R. China Overseas Trading Co. 52 Hooigracht Street Amsterdam, the Netherlands,注意事项：,（1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。 （2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。,（3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。 （4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO XXX，即：如无法投递，请退交XXX。,1.5 Parts of English Business Lette
