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1、信息与档案管理,作者：贺存乡,责任编辑：葛娟 出版日期：2011年8月 IDPN: 308-2011-33 课件章数：10,第十章 档案管理制度,章节标题,第一节 制定档案管理制度 第二节 档案机构设置 第三节 特殊载体档案管理,学习目标,技能要求 设置适应本单位需要的档案机构 拟订本单位的档案管理制度 进行特殊载体档案保管和利用 知识要求 档案微观管理体制的内容 档案机构的类型 特殊载体档案特点和作用,第一节 制定档案管理制度,案例导入 宁波海神公司总经理很重视档案工作 ， 一天他路过档案室 ， 听见一个人对另外两个人说 ： “这是你们要的那卷吗 ？ ”另外两个人看了看 ， 点点头 ， 拿着
2、那份案卷走了。 两个人走后 ， 总经理问道 ： “档案室可以随便进吗 ？ ”那位工作人员说 ： “当然可以。 ”总经理回去后 ， 立刻打电话严厉地批评了档案工作主管 ， 责令其立刻建立档案管理制度。,第一节 制定档案管理制度,案例分析 档案室是保管档案的重地 ， 不是任何人可以随便进入的地方。 如果人人都可以随便出入 ， 就无法保证档案的安全与保密。,第一节 制定档案管理制度,一 、 档案管理制度的内容 档案管理制度是人们科学管理档案、做好档案工作的重要依据 ， 也是监督、指导、检查本单位档案工作的必要手段。,第一节 制定档案管理制度,二 、 档案管理制度制定的要求 档案管理制度的制定要求有
3、： 、 要符合有关法律法规的要求 ， 不能互相冲突 ， 要有一定的灵活性 ； 、 要与单位内部其他各项管理制度相衔接 ； 、 要符合本单位工作活动及形成文件的实际 ； 、 制度的内容要具体、明确 ， 可操作性强。,第一节 制定档案管理制度,三 、 建立档案管理制度的意义 、 档案管理制度是单位档案管理行为的准则和档案业务建设的依据 ； 、 建立健全并严格执行档案管理的规章制度 ， 可以为实现档案科学管理和有效开发利用创造条件 ； 、 建立健全并严格执行档案管理的规章制度 ， 是单位加强基础管理、全面提高竞争力的客观需要。,第一节 制定档案管理制度,四 、 档案管理制度的涉及范围 （一）档案管理
4、办法 （二）文件立卷归档制度 （三）档案借阅制度 （四）档案保管制度 （五）档案鉴定工作制度 （六）档案保密制度 （七）档案人员岗位责任制度 （八）档案库房管理制度,第一节 制定档案管理制度,一 、 档案工作的组织领导 由于设有专门的档案事业管理机构 ， 因此 ， 档案工作是在党和国家的领导下 ，通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。 二 、 档案管理工作人员的素质要求 第一 ， 要有高度的政治责任心和思想觉悟 ， 忠于职守 ， 廉洁正派。 第二 ， 要有现代科学文化知识和基本业务技能 ， 知识丰富 ， 技能熟练。 第三 ， 要有严谨细致的良好作风 ， 埋头苦干 ， 任劳任怨 ， 甘当无名
5、英雄。 第四 ， 要有守口如瓶、严守机密的保密观念 ， 不传密、不泄密 ， 保证党和国家以及本机关单位机密的安全。,第一节 制定档案管理制度,注意事项 一、档案管理制度的制定符合国家有关档案法律法规和企业法律法规的要求 ，不能相互冲突 ， 同时具有一定的灵活性。 二、档案管理制度的制定 ， 要符合本单位的生产经营活动及形成文件的实际。,第二节 档案机构设置,案例导入 1996年杭海公司成立 ， 当时公司有 50个人 ， 档案工作由负责行政事务的刘林兼管 ， 档案工作也只仅限于档案收集、整理。 经过5年的发展 ， 公司越做越大 ， 员工发展到1000人 ， 档案工作依然是刘林负责 ， 他建议领导
6、建立一个专门的档案机构 ，设置几名档案专员负责档案工作。 领导考虑到实际情况 ， 听取了他的建议。 因此 ，档案管理工作没有被忽视 ， 并从此走上了正轨。,第二节 档案机构设置,案例分析 由此可见 ， 档案机构的合理设置 ， 是档案工作的组织基础 ， 机构设置的合理与否 ， 直接关系到档案工作的质量。,第二节 档案机构设置,一 、 档案机构类型 （一）分立型档案工作机构 所谓分立型档案工作机构 ， 是指仅仅负责管理组织某一类的档案机构。 （二）综合型档案工作机构 所谓综合型档案工作机构 ， 是指统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。,第二节 档案机构设置,综合型的档案工作机构与分
7、立型机构相比 ， 它具有以下明显的优点 ： （）有利于档案工作机构的稳定。 （）有利于档案工作职能的发挥。 （）有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障。 （）有利于档案工作业务的开展。,第二节 档案机构设置,一 、 常见的档案工作机构 （一）档案室 档案室是各组织（包括团体、学校 、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本组织档案的内部机构 ， 是整个组织的组成部分。 、 普通档案室 、 科技档案室 、 音像档案室 、 人事档案室 、 综合档案室 、 档案信息中心,第二节 档案机构设置,（二）企业档案馆 企业档案馆是收藏和管理本企业的档案 ， 并主要为本企业服务的档案馆。 二 、 建立企业档
8、案馆的基本条件 建立企业档案馆 ， 有利于企业档案工作的健康发展 ， 但并不是每个企业都具备建立企业档案馆的条件。,第二节 档案机构设置,三 、 档案工作的管理体制 档案工作的管理体制 ， 是指广义上的档案工作的机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。 四 、 档案机构的职责与设置原则 （一）档案机构的职责,第二节 档案机构设置,、 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策、建立健全本单位档案工作的各项规章制度 ； 、 负责统一管理本单位的档案和档案工作 ； 、 对本单位下属二级单位的档案工作进行监督和指导 ； 、 对本单位各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进
9、行指导。,第二节 档案机构设置,（二）档案机构的设置原则 档案工作机构的设置要以科学的论证为基础 ， 其设置原则应该包括 ： 、 组织自身依法设立、自主决定的原则 ； 、 与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则 ； 、 保证组织档案完整、完全和有效利用的原则 ； 、 节约档案管理成本的原则。,第三节 特殊载体档案管理,案例导入 玉源食品公司将要举办成立25周年庆祝活动 ， 公司发展史展览是其中一项重要的内容。 为此 ， 庆祝会筹备组到公司的档案室查找公司成立以来重要活动的有关音像材料 ， 但是却遇到了一些麻烦。 其一是档案室的音像材料不全。 原因在于 ， 有的活动的音像材料由公司办公室的
10、专门摄影和摄像人员拍摄 ， 有的则由各部门的人员拍摄 ， 许多材料在拍摄完毕后没有归档。 音像材料的分散保存 ， 造成收集公司发展史音像材料的困难。,第三节 特殊载体档案管理,其二是许多音像材料在形成后没有编写相应的文字说明 ， 致使一些材料因所记载的活动的确切日期、参加者、内容等无法辨别而不能采用。 其三是一些音像材料在形成后未加整理和专门的保管 ， 造成音像材料之间的联系不好确认 ， 照片的底片丢失、划伤 、变质以及磁带的消磁等情况 ， 使得该材料无法复制和使用。 鉴于上述教训 ， 音像档案的管理制度和规范 ， 统一公司音像档案的管理 ， 并由办公室主任协调与相关部门的关系。,第三节 特殊
11、载体档案管理,案例分析 现在 ， 绝大多数的单位在工作中都会形成照片、录音、录像、电子档案。 这些特殊载体形态档案的产生途径、归档时间、整理和保管要求往往与纸质档案不同 ， 如果不加以充分的关注和及时的处理 ， 就会造成档案的散乱或丢失 。 所以 ， 我们应根据这些特殊载体档案的特点 ， 建立相应的管理制度 ， 并按照国家的规范 ， 采取有效的方法对其实施管理。,第三节 特殊载体档案管理,特殊载体的档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、影片、电子档案等 ， 它们与纸质档案相辅相成 ， 共同记载了一个单位工作活动的面貌 ， 具有独特的价值。 由于它们的制成材料、记录方式和形成规律与纸质档案
12、有很大差别 ， 因此在管理上也有其特殊的要求与方法。,第三节 特殊载体档案管理,一 、 照片档案的构成,第三节 特殊载体档案管理,二 、 照片档案的管理 （一）照片档案的收集 、 收集范围 （）反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案 ； （）领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案 ； （）本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案 ； （）记录本单位、某地区重大事件、重大事故 ，自然灾害及异常现象的照片档案 ； （）与其他载体档案有密切联系的照片档案。,第三节 特殊载体档案管理,、 归档要求 （）及时归档。 （）严格按照归档范围归档。 （）归档照片应底片、照片和文字
13、说明三部分齐全。 （）底片与照片影像相吻合。 （）照片档案的影像清晰 ， 无损伤。,第三节 特殊载体档案管理,（二）照片档案的鉴定 、 鉴定照片档案是否完整齐全。 、 鉴定有关照片是否属于照片档案的范畴。 、鉴定照片的质量。 （三）照片档案的整理 、 照片档案的分类 、 照片文字说明的编写 （四）照片档案的保护,第三节 特殊载体档案管理,（五）照片档案的利用 、 借阅服务、 复制服务 、 编辑出版照片画册、 照片档案展览 二 、 数码照片档案的管理 （一）数码照片档案的收集 （二）数码照片档案的分类 （三）数码照片档案的存放,第三节 特殊载体档案管理,三 、 录音 、 录像档案的管理 （一）录
14、音、录像档案的收集 （二）录音、录像档案的鉴定 、 是否属于保管范围 、是否是音像制品的母带 、 是否符合保存要求 、 相关的文字说明是否齐全完整 （三）录音、录像档案的分类,第三节 特殊载体档案管理,（四）录音、录像档案的保护 、 专用的库房或装具、 库房温湿度控制、 存放方式正确、 定期重绕与复制 （五）录音、录像档案的利用 、 视听服务、 复制服务、 编辑出版,第三节 特殊载体档案管理,四 、 电子档案的管理 （一）电子档案的管理模式 、 单位内部的文档一体化管理模式 、 档案馆电子档案的管理模式 、 数字档案馆的管理模式,第三节 特殊载体档案管理,（二）电子档案的保管 、 电子档案载体
15、的保护 （）存放方式。 （）温湿度控制。 （）有害因素的预防。 、 电子档案信息的安全保护,第三节 特殊载体档案管理,（三）电子档案的利用 、 文件下载的提供利用方式 （）阅览室阅览。 （）出借。 （）复制。 、 档案在线提供利用方式,第三节 特殊载体档案管理,一 、 音像档案作用与特点 （一）音像档案的作用 、 历史凭证 、 科学研究 、 广泛交流 、 宣传教育,第三节 特殊载体档案管理,（二）音像档案的特点 、 信息存储密度大 、 信息处理和加工方便、灵活 、 信息的复制容易、传播快捷 、 标准化和规范化程度较高 、 信息处理的设备和费用高昂 、 载体的保存寿命较短,本章小结,【关键概念】 档案管理制度 档案机构 照片档案 音像档案 电子档案,
