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1、档案管理学简明教程,作者：王立维,责任编辑：钟仲南 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-063 课件章数：11,第四章 档案保管工作,第一节 档案保管工作概述 第二节 与保管工作密切的群体 第三节保管工作的技术与方法 第四节 保管工作技能训练 第五节 全宗卷,第一节 档案保管工作概述,所谓档案保管工作，简言之，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动，它是档案管理的独立工作环节，又是档案工作各项业务环节的共同任务。其具体内容包括两个方面： 凭藉柜具或库房对档案实施的日常管理。 对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案
2、的安全。,一、档案保管工作的意义,（一） 档案保管工作是开展档案工作的重要基础 （二） 档案保管工作是开展档案工作的必要条件 （三）档案保管工作是延长档案寿命的必要手段,二、档案保管工作的任务,（一）防治档案的损坏 （二）延长档案的寿命 （三）维护档案的安全,三、档案保管工作的原则和基本要求,（一） 以防为主，防治结合 （二） 加强重点，兼顾一般 （三） 相互协调，密切配合 （四） 立足长远，保证当前,第二节 与保管工作密切相关的群体,一、档案形成者与档案保管工作 机关、组织和个人在履行职责、沟通情况时，都会形成大量的文件材料，这些文件材料处理完毕后具有查考价值，经过文书、业务部门立卷归档，就
3、转化为档案。 文件自形成之日起，直到移交档案室集中管理之前，由文书、业务部门承担管理的责任。,二、档案利用者与档案保管工作,档案利用者是与档案广泛接触的庞大的群体，由于人数众多、文化层次不等、档案意识参差不齐等原因，所以利用过程中，对档案造成损坏的情况也是不容忽视的。 只有通过多种途径和方法，切实加强对档案利用者的工作，才能把保管工作做得更好。,三、档案管理者与档案保管工作,为了使档案管理者更好地发挥在档案保管工作中的作用，应该做好以下的工作 ： 第一，档案管理者应进一步提高对档案保管工作的认识。 第二，应该进一步提高业务水平。 第三，运用法律手段，切实负责地做好保管工作。 第四，积极宣传、传
4、播档案保护的知识和利用档案的有关规定、要求。,第三节 保管工作的技术与方法,一、档案库房 （一）档案库房的建设 档案馆在建设时，应注意： 远离存放易燃、易爆物的场所，不靠近有污染、腐蚀性气体的企业单位，并避免架空高压输电线穿过，尽可能避开临街和临近公共场所的位置。 楼层安排方面，应尽量避免“顶天立地”，即尽量不用底层和最高层。 建筑所在地要交通方便，且城市公用设施完备，便于为利用者服务。 档案库房必须与档案人员的办公室和生活间分设，并对门窗予以加固，增强密闭性能；电源要能单独控制，使其尽量达到防盗、防火、防水、防光、防尘、防有害气体的要求。,（二） 档案室库房的设置,档案室库房一般附设在机关办
5、公楼内，因为机关单独兴建档案库房的可能性不大，而且条件也不具备，但档案室库房的设置也应区别于其他办公用房。,（三） 档案库房的类型,综合档案库房 专门档案库房 图书资料库房,（四）档案库房的编号,为了便于库房的管理，应将每个库房进行统一编号。库房的编号有两种方法： 一是把所有的库房统一编顺序号； 二是根据库房方位和特征进行编号。,二、档案装具,（一）档案装具的种类 （二）档案装具的排放与编号 档案装具的排放，应遵循以下要求： 在同一库房内，橱具应整齐划一。 有窗库房橱具的排列，应与窗户垂直排放，以免阳光直射，便于通风。 档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。 档案橱具的排列距离要适宜，要便于档案的
6、搬运和存取。,三、档案包装材料,（一）卷皮 （二）卷盒 （三）包装纸,第四节 保管工作技能训练,一、温湿度控制与调节 不适宜的温湿度一方面会直接对档案产生破坏作用，影响档案制作材料的耐久性，另一方面又会加大其他不利因素对档案的危害程度。因此，防潮、防高温，控制和调节温湿度，对档案的保护具有重要作用。,二、防光、防尘、防微生物等技能,（一）防光 （二）防尘 （三）防微生物和害虫、防鼠 （四）防火,三、档案库房的日常管理,档案柜架排定之后，要编制顺序号，还要绘制档案存放平面图，以便查找档案。 档案出借或其他原因的临时流动，要设置“代卷卡”，注明流动方向。 接收的档案，要在入库前进行检查，发现虫情要
7、先消毒后入库。 在档案交接或档案保管人员更换时，都要将档案点交清楚，分清责任。 卫生方面，档案库房内要保持室内清洁，经常除尘，定时通风、去湿，杜绝食物和其他杂物进入档案库房。 控制水电，当人离开库房时，应切断库房的电源。,四、建立健全安全检查和保密制度,（一）安全检查制度 检查主要内容为： 档案有无短少和霉变虫蛀等情况； 有无失密、泄密的漏洞和水火灾害的潜在因素； 有无超期不归还的出借档案。,（二）保密制度,区别密与非密的界限。属于保密范围的档案，在提供利用时要规定相应的审批手续；要向用户讲清保密的要求；要规定用户之间不得横向转借。,五、存放秩序的确定和保持,（一）档案的存放与全宗排列 （二）
8、档案存放位置索引 （）标明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点，见表。 （）标明档案库房保存档案的情况，即以档案库房和档案橱、架为单位，指出其保存档案情况，见表。,（三）档案的检查,档案检查的内容，主要有： 实有档案数量与登记数量是否相符。 遗失、损坏文件的数量。 档案防护措施和库房设备的安全情况。 案卷归入的全宗、类别及排放顺序是否正确。 案卷的收进、移出是否登记和有无影响档案安全的因素。,第五节 全宗卷,一、全宗卷的作用 （一）有助于全宗的连续管理 （二）有助于档案管理人员熟悉档案情况，进一步提高工作效率 （三）有助于综合利用档案材料 （四）便于澄清事实，明确责任,二、全宗卷的内容,在收集工作中产生的文件材料。 在整理工作中形成的文件材料。 在价值鉴定工作中形成的文件材料。在档案保管工作中形成的文件材料。 在统计工作中形成的文件材料。 在检索工作中形成的文件材料。 在编研工作中形成的文件材料。 在利用工作中形成的文件材料。,三、如何建立全宗卷,要注意全宗卷文件材料的形成和积累，为建立全宗卷打好基础。 全宗卷具有不定型性。 全宗卷内的文件材料应科学排列。 全宗卷应随全宗的转移而转移。 全宗卷可按全宗号排列，专柜保管。,
