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1、五、营销流程规范和建议本营销流程是在湖南省烟草公司现有流程基础之上，结合IT技术的最新发展，提出的建议。出发点是依托信息技术，最大程度实现信息的共享。51卷烟采购流程511基本流程1、 供应商管理收集整理有关当前市场信息，了解市场上供应商的信息，如规模、实力、市场分额、产品品种、价格（进价和销售价）、付款条件、供货能力等等，从中筛选出候选的供应商以便进一步联系。如果该供应商已经实现网上信息发布或电子商务，则业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。2、 询价和交易有了候选的供应商后，业务员输入必要的信息如采购数量、品种、批次等，由系统自动生成询价单。业务员将询价单以传
2、真或电子邮件形式发往供应商处以了解其供货意向，进行业务交易。3、 采购计划管理将询价结果处理后可以由系统自动生成或手工录入生成采购计划。采购计划通过工作流方式传递到本级公司主管做初步审核，并汇总采购计划报上级公司平衡。然后根据上级公司确定的总量指标调整、确定采购计划。4、签定合同业务员根据批准的采购计划在每年两次的全国定货会或省内衔接会上和供应商签署合同或计划衔接书（为简便起见，本文以后把合同和计划衔接书统称为合同）。对省外购进业务来讲，由于运输中存在专卖检查问题，一般需要根据每批次的运输能力，签多张明确到品牌、数量、运输方式等信息的合同；对省内购进业务来讲，合同只规定了总量，需要供应商进一步
3、分解。但省内外购进数量之和不能超过采购计划指标。这步工作在系统外执行。4、 合同管理对省外购进业务，签完合同后，业务员将一张或多张合同直接输入到系统中；对省内购进业务，需要按供应商分解的计划安排表作为合同输入到系统中。然后由系统自动汇总所有合同的合计数，判断是否超过采购计划指标。如果超过系统给予提示或禁止进一步处理。在合同管理中，可以对合同进行更新、暂挂和终止等处理，如货物入库后系统自动根据验收入库单上的实收数（应收数-差异数）核减合同数量和金额。5、 生成采购订单供应商发货前通知业务员发货计划，业务员如果同意执行，则在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始
4、采购流程处理。6、 订单审核确认采购订单审核确认后，自动生成入库通知单和电子发票。其中，入库通知单和电子发票存储在中央数据库中，以便仓库调用入库通知单和财务部门调用电子发票。7、 匹配发票业务员收到供应商转来的实物发票后，将该发票的票号补入到系统生成的电子发票有关字段中。8、 仓库验收入库库管员根据供应商转来的随货同行联的合同号（或订单号）从系统中调入对应的入库通知单，审核无误后由系统根据入库通知单自动生成（也可以手工录入）验收入库单。如入库数量和随货同行联上的数量有差异，可由库管部门会同业务部门判明原因，如果是供应商的责任，则可以由验收入库单上“差异”字段反映出来，同时按实收数核减合同数量和
5、金额，由供应商下次补发或做其它处理。如果是承运方的责任，则按零售价销售方式销售给对方，由对方承担损失，同时按应收数核减合同数量和金额。如果没有对应的入库通知单，库管员应向业务部门联系，明确这批货物处理意见。9、财务做相应处理财务部门可以在系统内根据合同号调出相应的验收入库单、电子发票，结合供应商的实物发票 进行财务处理。如根据电子发票票号字段判断是做正常财务处理（有票号信息）还是做暂估处理（无票号信息）。然后经过主管审批后向供应商付款。 以下是重新设计的卷烟采购基本流程。512卷烟采购基本流程说明u 实体描述1 上级公司指X公司的上一级公司，对县公司来说，省公司或分公司就是它的上级公司，对分公
6、司来说，省公司就是它的上级公司。2 业务部门 一般各公司的采购工作都由业务部门来完成，如；在省公司，业务部门是指销售处，其采购工作由业务员负责。在分公司，业务部门是指销售经理部，采购工作由销售经理部的业务员负责。在县公司，业务部门是指县公司的业务股，采购工作由业务股的业务员负责。3 供应商这里的供应商是指某公司采购卷烟的对象，这里是指省外烟厂调拨站、省内烟厂调拨站或烟草公司。4 仓库 是指X公司的仓库。5 财务 是指X公司的财务部门。u 处理描述1 供应商管理 是营销系统的一个模块，管理着供应商的各种信息，如供应商的名称、地址或主页地址、联系方式、信誉和交易记录等信息，以便选择供应商进行交易。
7、2 询价业务部门根据供应商管理模块提供的供应商信息进行询价。业务部门每年5、10月份走访省内外烟厂调拨站，进行业务洽谈，形成采购计划。3 平衡公司将采购计划汇总后报上级公司，上级公司综合平衡后下达计划指标（总量）给X公司。4 调整采购计划业务部门根据下半年、上半年的销售情况和上级公司批准的购进指标，调整生成新的采购计划，作为业务人员签定合同的依据。5 签定合同 X公司根据调整后的采购计划到全国定货会或省内衔接会上与省内外供应商签定合同。6 生成采购订单X公司业务部门根据确认执行的合同在营销系统内生成采购订单。因为在与省外烟厂调拨站签合同时，已经细化到一车货一张合同，所以可以凭合同直接生成采购订
8、单；对省内购进而言，按供应商提供的计划安排表手工录入采购订单。7 采购订单审核和确认业务人员对采购订单审核和确认后，由营销系统自动生成入库通知单和电子发票。8 审核确认电子发票业务部门收到供应商转来的实物发票后，根据合同号在系统内调出电子发票进行审核，同时将实物发票的票号等其他信息补入到电子发票上。9 发货确定执行合同后，供应商向X公司发货。10. 开发票供应商向X公司发货的同时开出发票。11. 验收入库X公司的仓库保管员根据入库通知单、随货同行联和实际到货情况进行验收入库。同时生成或手工录入验收入库单。12. 更新库存台帐系统跟据验收入库单自动更新库存台帐。13财务处理X公司的财务部门根据实
9、物发票的合同号在系统内调出验收入库单、电子发票进行财务处理。14签送货回单X公司的仓库保管员在送货回单上签字，确认收到货。15主管审批财务主管根据财务处理情况对采购的应付款进行审批。16付款财务主管审批后，进行付款。17合同管理对合同进行管理，如对验收入库单对应的合同进行核减，或确定不执行合同等。u 判断描述1 执行合同吗？ 这个判断指X公司与供应商之间进行合同是否执行的确认。u 单据描述1 采购计划 业务部门经过询价后形成的明确到供应商、品牌、型号等信息的采购计划。 表头数据项1. 采购计划编号2. 供货单位编号3. 供货单位名称4. 计划编制日期 表体数据项5. 序号6. 牌号7. 产地8
10、. 等级9. 类型10. 烟支规格11. 包装规格12. 数量（箱）13. 单价（元）此处为不含税价14. 金额（元）此处为不含税价，以便于计算成交服务费。 表尾数据项15. 运输方式16. 交货时间17. 结算方式18. 到货地址19. 制单人20. 审核人2 合同 指X公司在全国定货会上与省外烟厂调拨站签定的购进合同。 表头数据项1. 合同名称2. 供货单位编号3. 供货单位名称4. 合同日期 表体数据项5. 序号6. 牌号7. 产地8. 等级9. 类型10. 烟支规格11. 包装规格12. 数量（箱）13. 单价（元）此处为不含税价14. 金额（元）此处为不含税价，以便于计算成交服务费。
11、 表尾数据项15. 运输方式16. 交货时间17. 结算方式18. 到货地址3. 采购订单对省外卷烟的采购可按合同生成或手工录入系统采购订单，对省内卷烟的采购可以按省内烟厂调拨站按计划衔接书分解的计划安排表生成或手工录入系统采购订单。 表头数据项1. 订单号2. 订单日期3. 合同号4. 供货单位编号5. 采购部门6. 采购员7. 运输方式8. 到货地址 表体数据项9. 序号10. 商品编号11. 该存货的各种属性12. 规格型号13. 包装规格14. 数量针对主计量单位而言15. 件数针对辅计量单位而言16. 单价此处为不含税价17. 金额此处为不含税价18. 税率19. 税额20. 价税合
12、计21. 折扣率22. 折扣额 表尾数据项23 制单人24 审核人4 入库通知单在确认执行采购订单后，系统自动生成入库通知单，作为仓库保管员验收入库的一项依据。 表头数据项1. 单据号2. 仓库编号3. 填制日期 表体数据项4 采购订单号5 采购订单日期6 合同号7. 供货单位编号8. 供货单位名称9. 商品编号10. 品名11. 该存货的各种属性12. 规格型号13. 包装规格14. 数量针对主计量单位而言15. 件数针对辅计量单位而言16. 备注 表尾数据项17. 采购部门18. 采购员19. 运输方式20. 到货地址21. 制单人22. 审核人5 电子发票业务部门对采购订单审核后生成电子
13、发票，这张发票包含着相应的合同号，以便和实物发票关联处理。 表头数据项1. 发票号2. 开票日期3. 供货单位名称4. 地址、电话5. 税务登记号6. 开户银行及账号7. 销货单位名称8. 地址、电话9. 税务登记号10. 开户银行及账号 表体数据项11. 对应采购订单号12. 对应的合同号13. 对应的实物发票号14. 货物或应税劳务名称15. 规格型号16. 计量单位17. 数量18. 单价此处为不含税单价19. 金额此处为不含税金额20. 税率21. 税额22. 价税合计23. 备注: 表尾数据项24. 开票人25. 审核人:26. 收款人6 验收入库单仓库保管员凭随货同行联验收入库后系
14、统生成的单据，其中一联交到财务部门计帐，一联交到业务部门。 表头数据项1. 单据号2. 仓库编号3. 供货单位编号4. 供货单位名称5. 填制日期6. 发货日期7. 发票号码8. 对应采购订单号9. 对应的合同号10. 收货日期11. 入库通知单编号 表体数据项12. 品名13. 规格14. 计量单位15. 原发件数16. 原发数量17. 原发单价18. 原发金额19. 实收件数20. 实收数量21. 实收单价22. 实收金额23. 差异数应收数和实收数的差异24. 长、短及残损情况目前无此短缺情况25. 备注 表尾数据项26. 制单27. 保管28. 记账29. 仓库主任513有预付款的采购流程:5131基本流程 有预付款的采购流程基本上与对省内外卷烟的采购流程相似，这里只对不同之处作阐述。1发货的条件供应商提出要有预付款才能发货，所以，在确定执行合的同时，业务部门向财务部门提交预付款申请单，此单对应着采购订单。财务审批预付款申请单，办理预付款。2发货和开票省内外烟厂调拨站接收到预付款后，根据合同向X公司送货，同时该烟厂调
