档案管理课件----九章--编研(第3节)概要

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1、第三节 档案编研工作,档案编研是将档案信息加工成各种形式的档案信息产品，有效地向社会提供优化、系统的档案信息的档案信息开发利用工作。 档案编研工作是以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述的一项业务环节。,一、档案编研工作的内容,（一）编写档案参考资料 档案参考资料是档案部门依据一定的题目，根据档案内容综合编写的、供人们参考的档案加工品。它介绍和报道档案情况，直接为利用者提供有实际内容的档案材料，给利用者提供系统的素材，满足他们的一定需要，或帮助他们找到所需要的档案线索，具有问题集中、内容准确、概括

2、性强的特点。,一、档案编研工作的内容,（二）汇编档案文集和编纂档案史料 按照档案材料的某种特征，把档案材料选编或汇编成册，在一定范围内使用或公开出版，如重要文件汇编、政策法令汇编、各种专题档案史料汇编等。 （三）编史修志和撰写论著 以馆藏档案为基础，深入研究库藏档案内容，进行历史研究和编史修志，开展与馆藏档案有关的学术研究，撰写学术论文与专著。,二、档案编研工作的意义,（一）编研工作是积极提供档案利用服务的有效方式 （二）编研工作是提高档案工作水平的重要途径 （三）编研工作有利于档案的保护与交流,三、档案编研工作的程序,（一）选题 ：即编研题目的选定。人们对档案信息的需求是多层次、多角度的，应

3、根据利用的要求，有针对性的确定编研主题，使编研成果的利用能够带来社会效益和经济效益。 （二）选材 ：是编研素材的查选。拥有丰富的相关档案材料是编研工作的基础与条件。要从储存的大量档案中鉴别和选择符合编研主题和要求的素材，使编研工作具有良好的物质保障。 （三）核实 ：对档案材料的考证。为了保证编研成果的真实、可靠，要对入选的档案材料进行核实验证，确保入选档案信息的客观性、相关性和完整性，使之反映现实性需求。对于核实中发现的失真现象，要进行订正。,三、档案编研工作的程序,（四）加工与编排 ： 加工是指对入选的档案材料按照一定的要求进行综合、归纳、提炼，对信息进行文字、数据、图形、图像的加工，反映档

4、案信息之间的关系，使档案信息更加准确、简要，提高入选信息的整体价值，充分方便利用者，为档案价值的实现创造条件。 编排是根据一定的结构和体例形式，将加工的档案信息有机地结合组织起来，形成系统揭示相关档案信息的档案成品。,三、档案编研工作的程序,（五）编研成果中辅助部分的编写 编研成果的辅助部分是编研成品利用与交流的必要组成部分，包括封面、序言、编辑说明、索引。通过辅助部分的编写，重点介绍编研成果的主要内容、编辑目的和意义，客观评价其价值，说明编研工作方法、特定信息查找途径，进一步完善编研成果的结构与功能。,三、档案编研工作的程序,（六）档案编研成果的校核：对编研成果的各个组成部分进行整体检查与修

5、正，使编研成果从内容到形式、从局部到整体达到预期的质量要求。 （七）档案编研成果的传播交流 通过各种信息交流渠道，对编研成果进行广泛传播，使其及时、有效地传输给利用者，为管理活动、社会需要提供高效的档案信息服务，实现档案的价值和编研工作的目的。,四、档案参考资料的特点和编写步骤,（一）档案参考资料的特点 1.档案参考资料不是提供档案原件，或直接根据档案原件复制副本、摘录，而是根据一定的专题，对有关的档案材料的内容加工编写的系统资料，其改变了档案的原貌。 2.档案参考资料强调综合记述档案内容，使人们能够全面、系统地了解相关问题的档案内容。 3.档案参考资料种类很多，注重实际应用效果，不仅起到查找

6、档案信息的作用，更主要的是能为利用者提供加工的、内容完整的、符合需求的档案信息。,四、档案参考资料的特点和编写步骤,（二）编写档案参考资料的步骤 1.制定编写计划。编写计划的内容包括：参考资料的编写目的、名称、结构、形式；参考资料所包括的内容、时间、地点的范围；编写的组织工作和时间安排。 2.收集档案。收集的档案必须准确、全面、典型，力求不遗漏重要材料，注意所选材料的保密范围，防止失密、泄密。,四、档案参考资料的特点和编写步骤,3.综合编写。编写中应根据档案参考资料的种类及其用途决定内容叙述和结构的安排。一般的档案参考资料，宜采用专题，结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次的叙述档案内容；基

7、础数字汇编的编写要编制各种统计报表，把统计报表按一定的专题，结合时间、地区来编排。 为了便于利用，档案参考资料包括序言、注释和材料出处，有索引和名词简称表等辅助材料。,四、档案参考资料的特点和编写步骤,3.综合编写 序言，说明编写档案参考资料的目的与用途、来源和可靠程度，介绍选择材料的原则、编写结构，对有必要说明的问题加以解释，以便利用者正确使用档案参考资料。 注释对档案参考资料中的专用名词、人物或史实作必要的解释和补充，使人们进一步了解档案参考资料的内容。 材料出处是根据档案参考资料的利用目的和实际需要，注明记录事实的材料来源（所属全宗、案卷目录号、案卷号及卷内文件号），便于需要深入研究重大

8、事实的详细情况时，查找原始档案。,五、主要档案参考资料的编写,（一）大事记 1.大事记的作用。 大事记是按照一定的时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的档案参考资料。 大事记具有简史的作用，可以反映记载主体的历史发展过程和重要活动的情况，提供轮廓性的历史材料，帮助人们回顾过去，了解本地区、本单位工作活动和发展的历史情况，为科研提供真实的第一手材料。,五、主要档案参考资料的编写,2.大事记的种类和记录范围 按照记载对象和内容划分，大事记分为以下几种： （1）机关工作大事记：一个机关在一定时期内的重要活动的记载； （2）国家或地区大事记：全国或一个地区一定时期内重大事件的记载； （3）专

9、题大事记：国家、某一地区或单位一定时期内某一方面的重大事件的记载； （4）个人生平大事记：著名人物的生平与重要活动的记载。,五、主要档案参考资料的编写,3.大事记的体例 （1）编年体编排方式：完全按照时间顺序记述大事。有的大事采用先分历史时期，再在每个时期中按年、月、日的顺序排列大事的方法；有的大事记则采用直接按照大事发生的年、月、日进行排列的方法。 （2）分类编年体编排方式：先按照事件的性质分类，再按时间顺序记述大事。,五、主要档案参考资料的编写,4.大事记的内容及写法 大事记由前言、大事时间、大事记述、材料出处、注释等内容组成。其中大事时间和大事记述为主体部分。 （1）标题。大事记的标题一

10、般由大事记的对象、内容、时间、名称组成。可以根据需要选择要素组成标题，如“大学2010年大事记”。 （2）前言。前言是对大事记编写情况的总的说明。主要内容有：编写大事记的目的和阅读对象；编写的指导思想和原则；选材标准、材料来源及编写情况等。,五、主要档案参考资料的编写,4.大事记的内容及写法 （3）序言。序言用来介绍大事记记述对象的概况；介绍有关人物的主要生平事迹和社会影响。 （4）目录。目录是帮助读者查找大事条目的线索，应根据编排体例编写。,五、主要档案参考资料的编写,（5）正文：是大事记的主体部分，其内容由大事时间和大事记述两部分构成。 大事时间：为了反映事件发生、发展的过程，大事时间要求

11、记载准确的日期，并且按照大事发生的时间先后顺序排列，必要时应该写明确切的时、分、秒。 大事记述：是大事记的主要组成部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。凡是在一定区域、一定时期内涉及全面性的事件、重要活动、典型事件、对工作和历史发展有重要影响的事件都应列为大事。,五、主要档案参考资料的编写,（6）注释：对一些重要的名词术语、典故、人物、地名以及有必要说明的问题所作的文字解释，帮助人们对文字含义的理解。 （7）附录：指明重要的索引和参考文献。,五、主要档案参考资料的编写,5.大事记的编写要求 （1）真实准确。大事记要尊重历史，客观反映事物的本来面目。大事记的编写要本着实事求是的

12、原则，确保记述的时间、事件准确无误。 时间应当按照事件顺序写清年月日；如果是每月大事记，要写清月日；如果是每日大事记，要写清上午或下午几时几分。 事件要写明人物、时间、地点、事情、组织者，以及活动的名称、主要内容和效果。,五、主要档案参考资料的编写,5.大事记的编写要求 （2）简明扼要。大事记的语言要精练概括、提纲挈领，用简练的文字表述每件大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系。做到摘录大事、疏而不漏、要而不繁、详略得当。 （3）全面系统。记录要不间断地连续进行，完整记述大事的事项与内容，全面反映某一阶段单位的重要活动与事件，保持事实间的固有联系。,五、主要档案参考资料的编写,5

13、.大事记的编写要求 （4）慎重选材。材料要有所选择，即不能漏掉大事、要事，又不能将日常事务性质的工作活动记入大事记。 （5）适当整理。平时注意单位发生的大事的记载，做到随时记录，每月整理。通过整理，删减一般日常事务活动的内容，增补大事或时间要素。年终要统筹整理，请领导审定、签字，装订成册存档。,山东理工大学大事记（2012年）,2012年1月5日 我校与山东唐骏欧铃汽车制造有限公司联合成立电动汽车研究所揭牌仪式在山东唐骏欧铃汽车制造有限公司举行。淄博市市委常委、常务副市长王顶岐，副市长刘晓，淄川区委书记杨洪涛，区委副书记、区长李新胜，我校领导张新义、吕传毅，山东唐骏欧铃汽车制造有限公司董事长薛

14、兴震等出席揭牌仪式。 2012年1月15日 2011年度国家公益性行业（农业）科研专项经费项目“玉米机械化生产工艺与装备系统优化研究与示范”项目工作会议在我校鸿远楼九楼会议室召开。农业部科教处处长王国占、项目首席专家张东兴、山东省农机推广站站长董佑福、我校副校长杜瑞成、吕传毅出席会议，该项目执行专家组成员、课题承担单位的课题组成员以及协作企业代表参加了会议。,五、主要档案参考资料的编写,（二）组织沿革：系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制变化情况的一种档案参考资料。 1.组织沿革的内容。根据记述对象的不同，组织沿革分为单位组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。组织沿革

15、的内容包括概况、机构名称及改变、地址迁移、成立撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导任免、编制扩大与缩小，以及内部机构设置变化情况等。,五、主要档案参考资料的编写,2.组织沿革的作用。组织沿革为人们查考、研究某一组织机构沿革情况提供客观的基础性信息，便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况，为研究历史提供参考材料，为档案馆编写立档单位历史及考证提供系统材料，对整理档案、鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史情况有一定的参考作用。,五、主要档案参考资料的编写,3.组织沿革的选材 组织沿革使用的材料应主要从档案中收集，而其它来源的材料应慎重选用。有关单位、地区

16、或专业系统组织建设方面的档案通常形成在单位的综合部门，如办公厅等，这些部门可作为收集的重点对象。 某些通过调整而成立的新单位，其形成之初的有关文件往往保存在其前身单位中。有些情况本单位没有形成正式记载，则可以从其他材料中寻找求证，如借助工资单存根查单位及各机构人数等。对于记载不准确、证据不足的材料，应认真考证后再收录；经考证无法证实的材料，应加以说明。,五、主要档案参考资料的编写,4.组织沿革的编写要求 （1）材料翔实、内容全面。 （2）结构合理、脉络清楚。 （3）表现形式多样。组织沿革在表现形式上有文字叙述式、图表式、文字与图表结合式。通常对单位、地区、专业系统的历史渊源、主要职能、性质、人物等用文字叙述，对机构、人员变化情况可以采用图表示意，印信可以附上其式样。,五、主要档案参考资料的编写,5.组织沿革的写法。组织沿革有文字叙述、图标解析、文图结合等形式，可以采用三种方法编写： （1）编年法，以时间为主线，按年度先后顺序记述机构设置、职能、任务及人员组成变化情况。采用编年法编写时，先将材料按年度分开，然后每个年度中再分别记述各方面的情况。 优点：每个年度的材料集中