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1、- 1 -浅谈文书立卷归档【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的相互联系和规律进行立卷归档。本文将对文书立卷归档做简要的分析。【关键词】：文书；立卷；归档对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。这个过程，就是文书的立卷与归档。文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。1一、 文书立卷的意义文书立卷有很重大的意义， 第一，有利于今后的查考和利用。文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这
2、就为今后的查考和利用提供了方便。 第二，有利于文书的安全完整。立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。 第三，为档案管理奠定基础。立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。因此，文书立卷直接关系到档案的管理。高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。二、文书立卷的对象和范围文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。具体有以下几个方面：第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来
3、说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。第二，不及办理或答复的文书， ，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。- 2 -第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；对于批复或答复单位来说，在批复件或复函发出后，就算办理完毕，可以归卷。第四，涉及面较广的综合性文书，往往又产生许多具体工作的文件。只要其中某一项具体工作结束，相应产生的具体文件就算办理完毕。第五，信访案件、工程建设等专
4、门性文件，一般在所涉及的案件或工作完结后，才算办理完毕。2文书立卷的范围包括：第一，上级来文中针对本机关或本机关应当贯彻执行以及参照处理的文件。第二，本机关活动中产生的反应本机关主要工作职能活动的基本情况，以及今后工作需要查考的文书，包括这些文书的定稿、讨论稿、修订稿。第三，下级机关报送的有关方针政策性、请示性的，或反应下级机关重要活动及重要情况的文书。第四，平行机关与本机关业务有关方针政策性、请示性的，或反应下级机关重要活动及重要情况的文书。文书立卷中，要反对两种倾向：一是该归不归，即文件材料残缺不齐，不能全面系统地反映机关活动的工作面貌；二是“有问必档” ，即把没有保存价值的文书，如一般的
5、参考资料、重复的文件等，也立卷归档，造成无效劳动，浪费人力、物力和财力。三、文书立卷的要求文书立卷，第一，必须要遵循文书形成的规律，保持文书之间的历史联系，反映一定社会组织活动的真实面貌。每个社会组织在其公务活动中产生的文件，不是孤立的，它是这一社会组织本身工作活动历史的记录。文件与文件之间的自然联系，反映了特定的社会组织活动内在的联系，同时也体现了特定的社会组织之间的工作联系。只有把一个社会组织在一定时期内产生的全部文件和收到的全部文件收集起来，在此基础上，根据文件自然形成的规律和文件之间的联系进行立卷，才能真实全面的反映这一社会组织工作活动的历史面貌以及它与其他社会组织的历史联系，才能为今
6、后的查考利用提供完整的、系统的历史凭据和历史资料。第二，正确鉴定文书的价值和保管期限。每一份具体的文书，反映社会组织工作活动面貌的作用是不同的。作用不同，其价值也不同。因此，文书立卷，要在收集齐全的基础上，先鉴定每份文书有无保存价值。对没有保存价值的文书，应予以剔除。然后对具有保存价值的文书，区别其保存价值的大小，同时确定其保存期限。确定文书保存价值和保存期限的原则是（1）凡是反映本组织主要职能和基本历史面貌，并且需要长远利用的文书，应当确定为永久保存。(2)凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌，并且需要在相当长时期内查考利用的文书，应当确定为长期保存（16 年至 50 年） 。 （3）凡
7、是反映本组织一般职能活动和基本历史面貌，需要在短期内查考利用的文书，应当确定为短期保存（不超过 15 年） 。3第三，便于保管和利用。便于保管和利用，既是文书立卷的目的，也是文- 3 -书立卷的要求。为此，应当做到：（1）采用适当的技术，按一定的要求，对立成的案卷进行加固，防止文书散落和直接磨损。 （2）编制详细的目录，以便于查找。 （3）限定卷内文书的数量，不至于太厚或太薄，一本案卷的厚度一般不超过 200 张。卷内文书太少时，可与其他性质相似、性质相同的文书综合立卷。其中，文书立卷最根本的要求是保持文书的历史联系。当其他要求与此发生矛盾时，应当服从于这一根本要求。四、文书立卷的方法文书立卷
8、的方法就是把需要立卷的文书，按照他们相互间的某些共同特征组合成案卷，这些特征通常称为“立卷特征” 。大致有以下几种：第一，按作者特征立卷，即将由同一作者（法定组织或代表）制发的文书组成案卷。按作者特征立卷，便于反映同一作者的活动和文件的来源、行文关系、文件的重要程度。一般用于对上级来问和本机关制发的文书进行立卷。 第二，按问题特征立卷，即将反映同一问题的文书组合成案卷。按问题特征立卷，能反映对某一方面或某一具体问题的处理情况。立卷时，应尽可能将问题确定得具体些，以便于今后的查找。但如果某一方面问题的文件不多时，可以与同类性质的问题合并立卷。会议文件不能按问题分开立卷。属于同一问题的文书，如果保
9、存价值相差悬殊的话，应分开立卷。 第三，按名称特征立卷，即将同一文件名称的文书组成案卷。由于不同文件具有不同的适用范围和功能，因此，按名称特征立卷，能反映机关活动的不同方式，也便于区分文书的不同保存价值，有些文书名称虽相同，但反映问题的性质和功能不同，或保存价值不同，不宜按此法立卷。第四，按时间特征立卷，即将内容针对同一时间或同一时间内形成的文书组成案卷。按时间特征立卷可以反映一个机关或单位在不同时期的工作特点。 第五，按地区特征立卷，即将来自同一地区或内容针对同一地区的文书组成案卷。按地区特征立卷便于反映一个地区的工作情况，或对一个地区问题的处理情况，一般适用于对下级报送的文书的立卷，采用地
10、区特征立卷，不应与作者特征相混淆。 第六，按通讯者特征立卷，即将本单位与外单位就某一个或某几个问题的相互往来文书组成案卷。 第七，按人物特征立卷，即将围绕同一人物产生的文书组成案卷，通常适用于人事档案。 第八，按会议名称或类型立卷，即将围绕同一会议上产生的文书组成一个案卷，适用于会议文书的立卷。五、立卷归档的步骤- 4 -第一，编制案卷类目。案卷类目是在年初根据本单位文书形成的规律，对一年内可能产生和收到的文书，按立卷的要求和方法，预先编制的立卷方案。编制案卷类目是做好平时文书归卷工作的前提，也是文书立卷的重要基础。案卷类目由类和条款组成。第二，平时归卷。平时归卷是指平时将已经处理完毕的文书，
11、有计划地收集，并依据案卷类目准确归卷。这样做，既有利于平时查阅文书，又可以及时发现文书收集中的问题，采取措施，加以解决。对具备立卷条件的文书，还可以提前立卷，以尽量减轻集中立卷时的工作压力。 平时归卷的具体要求有以下几点：（1）准备好文书归卷的容具，如卷夹、卷盒、文件柜等，将拟好的条款名称和编号填入标签，粘贴于卷夹、卷盒和文件柜的正面，竖放的卷夹、卷盒还要在卷脊处贴上标签，以便文书“对号入座” 。 （2）根据文书立卷归档的范围，做好平时的收集工作，做到收集一份，归卷一份。 （3）对已归卷的文书，要定期进行检查。发现归卷不正确的，要及时纠正；年初确定的案卷类和条款如与当年实际产生和收到的文书不相
12、符合的，要及时调整、修改、补充。 （4）对相关的工作已经全部结束并已收集齐全的文书，可以提前立卷。第三，组合案卷。 （1）调整案卷。经过平时归卷和整理的文书，在正式立卷之前，还要进行案卷调整。调整的任务是检查同一条款内的文书是否已经收集齐全，是否有多余或重复的文书，文书之间是否保持了内在的联系，文书组合是否体现了立卷的特征，保存价值是否一致，数量是否适当。 （2）排列次序。案卷调整后，要根据文书之间的联系，确定卷内每份文书的先后次序。其方法有：时间排列法，重要程度排列法，问题时间排列法，地区作者排列法，作者时间排列法，通讯者时间排列法，问题作者时间或作者问题时间排列法，姓氏笔画排列法等方法来排
13、列案卷次序。 （3）拟写案卷标题。案卷标题是对卷内文书特征的概括，其作用是帮助档案利用者查找具体的文件，并为档案的整理编目、登记及编制档案检索工作提供依据，要求内容概括、确切，文字精练、准确，结构同一、完整。结构一般应当由作者+问题+名称三部分构成，还有其他的写法。案卷标题拟好以后，另纸书写，同案卷别在一起，待案卷装订后正式填写在案卷封面上。第四，编目定卷。 （1）编页号。 （2）填写卷内目录。其项目包括：顺序号，问文号，责任者，题名，日期，页号，备注。 （3）填写备考表。备考表用来注明卷内文书的缺损、修改、补充、移出、销毁等有关情况，并有立卷人填写，注明填写日期并签字。如无情况可填，则可放一
14、张空白备考表，以供档案部门日后记述案卷情况。 （4）案卷装订。永久和长期保存的案卷，一般需要装订。有些经常需要复制或实行计算机检索的案卷，可以不装订。装订前，应先清除文书上的金属物；对未留装订线或装订线以外有图文的，以及纸张过小的文书，要用白纸加边缘托裱；对尺寸过大的纸张，要折叠整齐；对破损的纸张要修裱。装订前，要在左侧装订线上打三个孔眼，孔间距离为 7 厘米，用线绳装订，结头打在背面。 （5）填写案卷封面的卷脊。封面项目包括全宗名称，类目名称，案卷题名，时间，保管期限，件、页数，归档号，档号。卷脊项目包括全宗名称，目录号，年度，起止卷号。4第五，案卷归档。凡属立卷范围的文书，立卷后一律移交档
15、案部门保管。归档时间一般在次年的上半年。移交时应编制案卷目录，其项目包括：顺序号，- 5 -案卷标题，起止日期，页数，保管期限，备注。案卷目录最后应附有案卷移交备考表，写明移交案卷总数和移交时间，在交接时又移交人和接收人双方签字。案卷目录要一式三份，一份经双方签字后留立卷部门存查，另两份由档案部门保存。参考文献：1向国敏.现代秘书实务G北京：首都经济贸易大学出版社，2008 年：94 页。2向国敏.现代秘书实务G北京：首都经济贸易大学出版社，2008 年：95 页。3向国敏.现代秘书实务G北京：首都经济贸易大学出版社，2008 年：96 页。4周耀林，张煜明，任汉中.文书学教程G武汉：武汉大学出版社，2009 年：189 页。
