管理信息系统-第4、5章信息系统分析及其技术

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1、第4、5章 信息系统分析及其技术,一、信息系统的确认 二、信息系统分析的各个阶段及其任务（分析的内容） 三、信息系统分析的技术（分析的技术和工具）,一、 信息系统的确认,宗旨分析问题、把握机会、明确目标（P73） 方法：PIECES（ Performance Information Economics Control Efficiency Service ）,二、 信息系统分析的各个阶段,准备调查阶段,这个项目是否值得做？,这个问题真的需要解决吗？,用户需要什么样的信息系统？,到底选择哪个解决方案？,1、准备、调查阶段,该阶段任务（P78）创建问题、机会或目标活动的基线 该阶段活动（P78）

2、（1）列出企业存在的所有问题、（2）与客户谈判项目的初始范围、（3）评估项目的价值、（4）制定项目计划、（5）描述项目和计划等活动。 输入项目请求书或项目协议书 输出初始问题描述描述 时间2或3天,2、问题分析阶段,该阶段任务（P81）分析问题、找出原因、评价效果、提出解决措施和新系统的目标 该阶段活动（P78） （1）研究问题领域；（2）分析问题和机会；（3）分析业务流程；（4）创建系统的改进目标；（5）修改项目计划；（6）提交项目建议。 输入上个阶段产生的项目章程 输出系统改进和提高目标 数据流程图P85 系统分析报告P87,组织结构调查 1、组织机构是一个组织内部部门的划分及其相互之间的

3、关系。 2、组织的特点 在交换物资、资金过程中，产生信息流； 组织既是信息的接收者，有时信息的输出者； 组织具有层次性。 3、组织结构调查内容 弄清组织内部的部门划分， 各部门之间的领导与被领导关系 信息资料的传递关系 物资流动关系与资金流动关系 此外，还应详细了解各级组织存在的问题以及新系统的要求等。,4、组织结构调查工具 组织机构图： 组织结构图的画法各不一定，需要针对具体组织进行描述。,二、功能结构调查 1、功能 功能指的是完成某项工作的能力。为了实现系统目标，系统必须具有各种功能。各子系统功能的完成，又依赖于下面更具体的工作的完成。管理功能的调查是要确定系统的这种功能结构。 2、功能结

4、构描述工具 功能结构图 业务功能一览表是一个完全以业务功能为主体的树型表。其目的在于描述组织内部各部分的业务和功能。 绘制举例如下：,三、组织/功能分析 1、分析的目的 通过组织/功能分析，使组织的功能进一步理顺，提高管理效率。 2、分析工具 组织/功能联系表,3、这方面的调整分析的内容有： 现行系统中不合理现象是什么？ 不合理的部分对组织整体目标的影响有哪些？多大？ 产生的历史原因是什么？ 改进措施是什么？对于之相关的部分(包括涉及的部门和人员的利益)的影响有哪些？ 4、功能重组与组织变革的分析 管理信息系统受到组织机构的影响，但同时管理信息系统对组织结构和功能也会产生重大影响。这种影响产生

5、的结果是，组织结构发生重大变革，组织的功能出现重新组合。 组织结构由传统向现代组织转变，如扁平化，学习型组织等。按照业务流程，对功能重组，如业务流程重组理论等。,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,13,业务流程调查分析,一、业务流程调查的任务及方法 1、任务 业务流程调查主要任务是调查系统中各环节的业务活动，掌握业务的内容、作用、及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等。它是掌握现行系统状况，确立系统逻辑模型不可缺少的环节。 2、方法 调查业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（

6、报告、单据、屏幕显示等）。 系统调查过程中，业务流程调查的工作量非常大，需要耐心细致工作，系统开发人员与用户之间联系非常密切，需要彼此间进行良好的沟通，调查中，既要完成好自身工作任务，又要考虑所调查业务与其他业务彼此间的联系。,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,14,二、业务流程的描述工具 1、业务流程图简介 业务流程图（transaction flow diagram，简称TFD)，就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。换句说，就是“文本”用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账”。 2、业务流程图图例及画法 业

7、务流程图图例没有统一标准，但在同一系统开发过程中所使用处理应是一致的。 画法如下：,上海理工大学计算机学院,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,15,业务处理单位,业务处理功能描述,报表表格制作,数据文件存档,收集/统计数据,信息传递过程,上海理工大学计算机学院,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,16,举例：某领料业务流程图绘制举例如下：,上海理工大学计算机学院,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,17,3、业务流程图的特点 按业务部门划分的横式图 图中描述的主体是票据、帐单 票据、帐单的流程路线与实际业务处理过程一一对应 4、业务流程图的作用 业务流程图是系统分析员作进一步系统

8、分析的依据 业务流程是系统分析员，管理人员相互交流的思想工具 系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算要处理部分 利用业务流程图分析业务流程是否合理,上海理工大学计算机学院,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,18,三、业务流程分析 1、分析的目的 分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进。系统中存在的问题可能是管理思想和方法落后，业务流程不尽合理，也可能是因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供的新的可能性，这时，就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。 2、分析的内容 业务流程分析过程包括以下内容: 原有流程的分析。分析

9、原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并，原有业务流程中哪些过程不尽合理，可以进行改进或优化。,上海理工大学计算机学院,5 系统分析_5.3 业务流程调查分析,19,业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化，流程的优化可以带来什么好处。 确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图 新系统的人机界面。 四、业务流程的重组 调查和分析的重点是： 不合理的业务流程有哪些？ 不合理的业务流程产生的历史原因是什么？ 改进措施有哪些？以及改进会涉及到哪些方面（包括涉及面以及技术支持）？ 改进前后对组织的目标的影响有多大？,上海

10、理工大学计算机学院,3、需求分析阶段,该阶段的目的（P88）确定新系统应为用户提供哪些功能、必须采集、使用、存储哪些数据等。（是什么 ？） 输入系统改进目标 输出业务需求描述 该阶段活动（P88）1）定义需求；2）分析功能需求；3）跟踪、完成需求；4）划分需求优先级；5）修改项目计划。,4、决策分析阶段,该阶段任务（P93）提出若干新系统解决方案，分析评价他们后决定最终采用的方案。 该阶段活动（P9499） 1、确认后选解决方案后选方案矩阵 2、分析解决方案 从技术、运行、进度和经济的角度分析可行性 3、比较解决方案可行性矩阵 4、修改项目计划重新评估项目的范围和修改项目计划 5、建议的系统解

11、决方案形成符合规格的信息系统建议报告 结果可以满足已经确认的业务需求的系统建议，即信息系统建议报告（P99）,三、信息系统分析技术,概述 因果分析技术 事实发现技术 数据建模和分析技术 流程建模和分析技术,1、概述,在信息系统分析的各个阶段都要使用需求发现方法和技术。需求发现包含一系列活动： 问题发现和分析活动确认问题、理解问题的原因和后果以及了解任何约束的活动。 需求发现活动通过研究、谈话、问卷、取样等技术来收集有关问题、需求等信息的过程。 归档需求和分析需求包括制作初始需求的文档、分析这些文档将用于指导系统建模。 需求管理,(1) 问题发现技术,因果分析图（鱼骨图、5M因素法)：找寻引起问

12、题的原因 对问题的原因进行分析。一个问题常常由多个原因造成，尽管其中的一个原因可能比其他原因更重要，这时用鱼骨图来分析哪种因素是问题产生的主要原因，并针对它来解决问题。,运用鱼骨图(5M因素法)分析及解决问题的实际操作案例：,背景：某民营房地产集团公司下属商贸分公司，在自有房产基础上经营有超市5家，经营业种以生鲜食品、传统食品、日用日化为主，总营业面积10000平方米；百货一家，主要经营业种为服装针织、皮具、皮鞋、化妆品，小吃，营业面积4500平方米；正在筹备中的购物中心18000平方米。 问题：经过统计商贸公司2001年9月2002年3月的销售，总体毛利率为不到8%，注意：相对于市场状况以及

13、竞争对手来讲，此毛利率偏低，从中反映了占销售比重近80%的超市经营毛利不正常。,将市调数据经过进一步分析，发现价格问题-我司进价比竞争对手售价高的情况如下：,感觉到问题的严重性，公司紧急召开了采购人员的专项会议，要求在规定时间内（一周）针对以上问题各采购主任做出解释并及时与供应商进行谈判，希望能得到实质性的解决。,一周过去了，供价问题依然没有得到明显的改善，高出比例依然居高不下。总结各采购主任的解释，主要如下： 1、甲、乙对手拥有诸多敏感商品的控制权，近水楼台先得月，人家有权利及有实力去进行降价； 2、公司政策对于供应商的通道利润要求过高，厂商在无奈情况下，只有提高供价，保持其基本利润，如果要

14、求供应商降价，只有舍弃部分通道利润才可行； 3、公司要求的经营方式过于呆板，竞争对手部分商品是从批发市场上进行铲货来冲击市场，而公司没有此先例，都是以正常方式进行经营； 4、公司的付款方式问题：由于现金进货与押款进货的供价有区别，但是公司最低的付款要求为7天付款，因此在价格上没有办法降低； 5、竞争对手的恶意竞争行为：牺牲利润，亏本赚吆喝； 6、人手不够，杂事多，没有办法集中时间与精力与供应商谈判。 针对以上解释，公司明确回复：如果在有把握的情况下，以上由于公司自身原因造成的供价高的问题，可以放宽尺度与供应商进行交涉。 但是，一周时间过去了，问题仍然没有得到改善。,真的就是以上问题造成的吗？是

15、主要的原因呢还是有其他的原因？ 在随后的中层干部例会上，我将此问题谈了出来，采用鱼骨图分析法（5M因素分析法）来讨论问题产生的根源所在，主要问题主要出现在哪些环节，哪些是需要重点解决的问题，哪些是虽然是先天的因素，可以通过努力去改进的环节，哪些是虽然由于条件的限制暂时不能改进但是可以通过改进其他问题予以弥补的问题。,5M因素包括人、机、料、法、环5个方面： “人”指的是造成问题产生人为的因素有哪些； “机”通俗一点就象战斗的武器，通指软、硬件条件对于事件的影响； “料”就如武器所用的子弹，指基础的准备以及物料； “法”与事件相关的方式与方法问题是否正确有效；“环”指的是内外部环境因素的影响。

16、5个方面就象鱼的“主刺”一样，每个主刺上还有很多的小刺，这些小刺就是与主刺相关的问题，来构成了一条难以下咽的鱼骨头，如果不拔掉，一不小心就会卡住喉咙，让人痛苦不堪。,有了鱼骨图，大家各抒己见，按照5个因素，总结出影响供价高的因素，并认同表后带星项为影响事件的重要项，见表：,经过以上因素的归纳，发现： 自身因素是问题产生的最大根源。主要体现在： 1、员工素质 ； 2、闭门造车，信息反馈不力，没有变化 ； 3、公司政策灵活度欠少，但是没有人因此提出有建设性的建议 ； 4、经营方式与方法有待进一步提高，公司需要发展 ；,通过以上分析与总结，让大家明白了问题产生的根源，接下来应该找出解决问题的办法。 具体措施与目标： 1、在解决主要问题的基础上，逐步改进存在的问题，加强内部管理。公司正面临ISO9000的改版，可以通过此次改版的规范努力改善相应管理秩序的问题；时间：3个月 。 2、加强专题培训，提高全员素质。主要为以下几方面的专题：A、采购原