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1、岗位说明书撰写培训,人力资源部 位向松,2,CONTENTS,目录,3,岗位与岗位分析,Position and position analysis,4,什么是岗位,岗位（Position）：又称职位，是指承担一系列工作职责的任职者所对应的组织位置，它是组织的基本构成单位，是连接组织与人的基本单元。 它和任职者之间的关系就是“胡萝卜坑”和“胡萝卜”的关系。,示例：公司人力资源部的组织结构图,5,“萝卜”：人 “萝卜”的大小,“坑”：岗位 “坑”的大小,6,岗位的特征,7,岗位分析是对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息
2、的过程。 也就是：,一个了解任职者应该做什么工作，和怎么才能做的过程。 一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程。,岗位分析,8,应该,不应该,针对人,着重目前正在做的职责,考虑岗位的明细,针对岗位,着重应该做的职责,考虑岗位的职责,9,针对岗位，而非针对人,澄清部门经理/主管/专员三个岗位间的角色,示 例,全面负责驾校日常管理工作的开展。建立健全公司各项规章制度。审定教学计划，监督教学计划的实施。加强对教练员、学员的教育管理，改进教育方法，提高教学质量，培育驾驶技术过硬人才。,在校长的领导下，负责教学计划的实施，努力采取措施确保教学时间和教学质量。组织教练员业务学习，不断提高教练员的教学水
3、平。,在队长的领导下，负责本车学员的驾驶训练；遵守驾校各项规章制度，严格按照教学计划实施科目训练；保持车辆状况 良好；努力学习教学技能，不断提高教学质量；遵守交通法规，做到安全行车，安全教练。,10,着重那些应该做的职责，而非目前正在做的,前台主管,示 例,11,工作项目（职务明细） 更新人员信息 办理员工入职离职手续 审核员工考勤 签订劳动合同 职责 协助上级掌握人力资源状况，推行公司各类规章制度的实施； 组织策划员工的各类活动，帮助建立积极的员工关系； 管理劳动合同，办理入职、离职手续及员工考勤核算。,考虑岗位的职责 ，而非职务的明细,人力资源专员,示 例,12,为什么要进行岗位分析,Wh
4、y conduct position analysis,13,14,为什么有些工作问题出现了，大家互相扯皮，谁都不愿意去干？ 为什么有些人工作量很大，干也干不完，而有些人却整天喝茶看报，无所事事？ 为什么许多新员工一直进入不了岗位角色，不知道这个岗位具体干什么？ 为什么有些人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？,为什么我们的主管很难评价下级工作业绩的好与坏？ 为什么公司组织了一系列培训，而培训效果一直不佳？ 为什么我们招聘的员工常常不符合岗位的要求？ 为什么在岗人员十分迷茫，通常被许多莫名奇妙的临时工作任务搞得团团转？,管理者经常遇到的困惑,15,为什么会产生这些问题呢？,我们并不了解每
5、个人的工作量是多少？ 我们并不了解到底需要多少工作人员？ 我们并不了解如何有效地考核员工的工作？ 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？ 我们并不了解员工的职业生涯？ 我们并不了解到底需要什么样的员工？,我们到底该怎么办？！,16,阐明在公司内谁应该负责什么工作,有助于在职者了解该岗位的责任,帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构,作为岗位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础,岗位分析是企业人力资源管理的基础,原因在于企业人力资源管理中岗位分析不到位,关于工作职责、任务内容的详细描述,工作须具备的知识、技能、能力,17,是员工培训和职业发展的主要依据,是企业设计绩效管理体系的主要信息来源,是岗
6、位招聘选拔的前提条件,是企业进行岗位价值评估、设计薪酬激励体系的基础,岗位说明书,是人力资源管理中最为重要的文件之一。是在工作分析基础上，对岗位信息、任职资格、职责、权限等进行描述的成果文件。,18,如何撰写岗位说明书,How to write a position description,19,岗位名称 所属部门 岗位等级 工作关系,资历要求 经验要求 能力要求 知识要求 其他要求,岗位描述 工作任务 职责权限,工作场所 环境状况 危险性,岗位说明书内容,20,岗位说明书的范例（人力资源专员）,21,职位说明书的范例（人力资源专员）,22,职位说明书的范例（人力资源专员）,23,职位说明书的
7、范例（人力资源专员）,24,职位说明书的范例（人力资源专员）,25,职位说明书的范例（人力资源专员）,26,如何填写“岗位名称”,岗位名称是对工作名称的进一步明确，填写要具体、规范 岗位名称应言简意赅的反应岗位的主要工作内容，并与其他岗位清晰界定,避免使用“协调”、“督导”等模糊词汇 岗位名称长度控制在8个汉字以内为宜,27,如何填写“所属部门”,所属部门是指该岗位所属的部门； 原则是应该写到该岗位所属的最小组织细胞； 一般会有以下几种情况： 各部门的部门级岗位只需填写“所属部门”； 如果部门内还有科室（二级部），则一般员工还应该写到属于哪个科室（二级部）,28,如何填写“岗位等级”,职等是针
8、对岗位的等级划分，各个序列下的岗位，可依据职等进行横向比较。 例如：各部门经理如财务经理、销售经理、人力资源经理属于同一职等。,职级是同一序列岗位在级别上的区分，例如销售代表岗位，可分为普通销售代表，中级销售代表，高级销售代表三个职级。,29,如何填写“工作关系”,直接上级一般会有以下几种情况： 部门副职的直接上级是正职 各部门正职的直接上级是对应的分管领导 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职；但如果部门内还有科室，则科室负责人的直接上级是部门正职，各科室内的员工直接上级是该科室负责人 直接下级一般会有以下几种情况： 各部门正职的直接下级是部门副职和各科室负责人 室负责人的直接下级
9、是室内各岗位,30,如何填写“任职资格”,任职资格是决定岗位价值、招募、培训等的重要依据； 任职资格的规定要严格界定为工作所要求的，必须从理论或者实证地证明与工作绩效有因果关系； 任职资格是对应职者的要求，不是针对现有人员的要求； 任职资格包括以下这些项目： 资历要求 经验要求 知识要求 技能要求 其他要求,31,如何填写“任职资格”,32,如何填写“任职资格”,33,工作概述是说明该岗位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，用一两句话概括性的表述该职位的工作职责，通常用以下方式撰写：,如何填写“工作概述”,34,也可以撰写为：,如何填写“工作概述”,35,例一：人力资源总
10、监 目的： 为了公司经营目标实现和长远发展， 范围： 根据公司发展战略规划和人力资源政策， 包含动词的主要工作活动： 制定公司人力资源战略规划，并监督执行，负责建立畅通的沟通渠道和有效的激励机制，全面负责人力资源部门的工作。 例二：驾校校长 约束条件： 根据公司的经营战略目标， 包含动词的主要工作活动： 全面负责驾校日常管理工作的开展， 目的或结果： 以促进驾校建设不断发展壮大。,示 例,如何填写“工作概述”,36,如何填写“岗位职责”,岗位职责是编写说明书最为繁杂的部分。为了了解和描述岗位的情况，至关重要的是要明确提供该岗位的职责范围和权限,37,如何填写“岗位职责”,示 例,38,如何填写
11、“岗位职责”,示 例,39,如何填写“岗位职责”,示 例,40,如何填写“岗位职责”,如何提取主要职责,41,使用的词语必须非常清晰，以保证使用该岗位说明的人能正确理解所说明的工作内容。 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。 例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的”、“典型的”、“复杂的”、“困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如 ： 抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力；反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益；做好安全保卫工作；尽可能多地收集市场信息。,如何填写“岗位职责”,注意事项,42
12、,尽量以动词开头,如何填写“岗位职责”,注意事项,43,用语要简洁,如何填写“岗位职责”,注意事项,44,其他说明：,每个岗位只需撰写一份岗位说明书 ，如果工作职责 70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种岗位； 从事同一种岗位的多个人可共用同一份岗位说明书，而不用一人一份。 工作职责最好8-15条，阶段性、不再重复的工作职责可不必填写；,如何填写“岗位职责”,45,其他说明：,在岗位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词； 最终的岗位说明书所描述的内容是该岗位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容； 在岗位说明书中不应包括任职
13、者个人的优点或缺点等诸如此类的信息； 在临时性项目小组中工作的人不需撰写岗位说明书。,如何填写“岗位职责”,46,如何填写“岗位职责”,示 例,47,如何填写“岗位职责”,示 例,48,如何填写“岗位职责”,示 例,49,什么是岗位权限？ 岗位权限，是指根据该岗位的工作目标与岗位职责，组织赋予该岗位的决策范围、层级与控制力度。,如何填写“岗位权限”,50,（1）完成关键职责的权力（2项左右）； （2）横向权力，即与相关部门业务关系而具有的权力，比如建议权、审核等； （3）纵向权力，即对人财物的管理权限，如对下级人员管理权，额度内的资金支配权，对相应物质调配权。,1、主要包括三方面的权力：,如何
14、填写“岗位权限”,51,主要工作任务上的权力； 计划类资料的审核权或批准权； 本部门的人事权、奖金分配权； 本部门发生费用的审核权或批准权； 接受直接上级的特别授权； 重大或相类事情知情权； 其他权力。,2、各方面的职权按以下顺序来写：,如何填写“岗位权限”,52,主要业务及管理职权,53,主要业务及管理职权,54,主要说明本岗位工作地点、使用工具或设备、危险性等。其中危险性中必须注明有无危险、环境污染和职业病危险等。,如何填写“工作条件”,55,如何填写“工作条件”,56,推进计划,The promotion plan,57,驾校各部门完成岗位说明书初稿，上交人力资源部,人力资源部完成对初稿的审核整理,将初稿返回驾校各主管领导，进行完善,完成对岗位说明书的修改工作，并上交人力资源部,人力资源部审核定稿，并批准颁布,1月30日,2月10日,2月11日,3月1日,3月10日,58,THANK YOU .,
