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1、物业档案管理,课程章节 第一节：物业档案的建立 第二节：物业档案的整理和分类 第三节：物业档案的管理 第四节：月检问题反馈（档案管理） 第五节：公司关于档案管理的规定,第一节：物业档案的建立 1、什么是物业档案 指人们在物业开发和管理活动过程中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字，图像，声音以及其他方式和载体的文件。 2、建立动态的物业管理档案资料管理机制 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制。 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性，经常性，完备性的动态记录。 3、物业档案的作用： 凭证作用，参考作用,4、资料的收集 4.1按照时间顺序收集 （1）设计规划阶
2、段信息 （2）施工及验收阶段信息 （3）委托管理阶段信息 （4）招商阶段信息 （5）用户入住信息 （6）日常管理信息 4.2按照物业管理参与者的各个方面来收集 （1）在物业接管移交时与开发商及设计单位，施工单位积极合作，力争全面准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。 （2）在业主入伙进行二次装修阶段收集业主、用户资料。 （3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案，设备运行档案，投诉与回访记录等相关资料，并将档案的收集形成制度化。 （4）通过政府主管部门获取的相关信息。,第二节：物业档案的整理和分类 1、档案整理的要求 收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理，剔除作废和无效的记录
3、，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰，分类合理，便于检索。 2、档案的分类（举例说明） 办公室-上级文件、内部发文、计划总结 工程部-工程图纸、设备档案、承包合同 客服部-顾客投诉、业主档案、检查记录 财务部-各类账册、发票存根、预算报告 保安部-巡查记录、车辆档案、紧急事件 3、建立标准化的图、档、卡、册、表 图-房屋的各类设计及施工图纸 档-在管理活动过程中形成的文字资料 卡-根据管理工作的需要而建立的目录卡，保养卡等 册-指为了提高管理效率而制作的各类管理手册 表-指为了工作需要而制作的各类表格,第三节：物业档案的管理 1、物业档案管理的定义 指物业公司在物业管理的活动中，对物业
4、的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、为物业管理提供客观依据和参考资料。 2、档案管理的注意事项 强调原始资料的重要性；数据准确，资料详实；不错不漏，账实相符；妥善保管，查阅方便；保证档案资料的准确、完整、新鲜、安全。 3、档案管理的五个环节：收集-整理-归档-使用-销毁 3.1收集：是指将分散在各部门中的有保存价值的的文字资料向单位资料 室归档。收集的关键是资料的完整。 3.2整理：重点是去伪存真。 3.3归档：是指按照资料本身的内在规律进行科学的分类与保存；在保存 的形式上采用文字资料管理与计算机资料管理双轨制，以确保存储形式的多样化；为了保证档案的安全，档案室要保持干燥、通风
5、、清洁，注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮。 3.4使用：要完善审批手续。,3.5、档案的销毁 根据档案的保管期限和性质，定期对过期或作废的档案进行剔除和销毁，防止档案的堆积与混淆。经主管领导审批方可销毁，建立已销毁文档清单备查。,第四节：月检问题反馈（档案管理） 一、记录的问题 1、记录不真实 如：值班情况都为“正常”。写你所做的，做你所写的，持续改进。 2、记录不完整 该填写的项目没有填写。 3、书写不规范 书写潦草，乱涂乱画。 4、用笔不规范 规范的记录用笔应该是黑色钢笔或签字笔，然而在实际填写中出现了铅笔、圆珠笔和红色笔迹等不规范现象。,二、分类的问题 1、资料分类不清，摆放杂乱。 2、资料装订次序混乱。 3、资料更新不及时。 三、装裱的问题 1、标签 2、目录 3、封面 四、审核的问题 有些记录需要部门领导检查审核。,问题点,问题点,差！,好！,现场检查,可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,整理的重要性,第五节：学习公司档案管理规定 （内容见word文档）,深圳第一亚太物业管理有限公司 质量记录归档封面 记录名称： 日期间隔： 年 月至 年 月 存档部门： 存档人： 保存期限： 存档日期： 年 月 日,表格填写举例 （见word文档）,
