(课件)-办公室工作规范与技巧培训班(ppt80)-管理培训

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1、2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,1,办公室工作规范与技巧培训班,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,2,培训专题内容,第一专题：公文写作基本规则 第二专题：常用公文起草要领 第三专题：办公室建设与管理,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,3,第一专题：公文写作基本规则,一、认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强 受领导之命，代机关立言。“以文辅政” 目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。 内容：真实地反映事实，排斥文学手法。 格式：具有规范体式，符合公文格式标准。 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。 时限：在领导规定的时间内完成任务。

2、,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,4,二、遵循公文格式规范,依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999) 眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密 期限；缓急时限；签发人标识；份号。 主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。 版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日 期；印数。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,5,三、公文写作基本步骤与方法,（一）做好准备工作 思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？公文重点？ 材料准备：围绕主题收集材料。 方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方 式，拟制提纲，确定各部

3、分的基本 框架。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,6,三、公文写作基本步骤与方法,（二）正式起草阶段（操作要领） 拟写规范标题； 设计好开头和结尾； 安排主体结构； 确定表达方式。 注意事项： （1）接受任务后抓紧办理。 （2）根据提纲有条理地写作。 （3）联合发文做好协商工作。 （4）处理好材料和观点的关系。 （5）遵循公文格式规范。 （6）符合文字表达规范。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,7,三、公文写作基本步骤与方法,（三）加工修改阶段 作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。 范围： 审读内容：主题、观点、材料、数据等。 推敲文字：字、词、句、段的讹、

4、夺、衍、倒 方法： 拟稿人读改法； 请人代改法； 集体讨论法； 冷处理法。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,8,四、公文写作的基本要求,（一）目的明确，行文有据，主旨单一。 1、明确“为了”； 2、明确“根据”； 3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？ （二）内容合法、务实、符合领导意图。 1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章， 这是制定决策和发文的根据。 2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。 3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,9,四、公文写作的基本要求,（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体

5、。 准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范） 鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要） 简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明） 得体（文体要求、书面语言、术语规范） （四）合理组织语言。 表意清晰；合乎事理；搭配合理； 成分完整；语序得当。 组织 修改,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,10,五、把握公文写作的基本规律,（一）提高逻辑思维水平。 常用思维方法如下： 模式化思维（从不同文种角度思考） 对象化思维（从收文机关角度思考） 辩证思维（全面、发展、变化地思考） 散点思维（多角度地思考） 求同存异思维（思维与领导趋同）,2019/4/20,来自 中国最

6、大的资料库下载,11,五、把握公文写作的基本规律,（二）找好角色定位与行文角度 总原则：受领导之命，代机关立言。 代拟文稿：要认准领导身份和职位特征； 对外发文：要考虑收发文机关的地位特征； 区别文稿应用范围，内外、上下有别。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,12,五、把握公文写作的基本规律,（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求 题文相符，首尾呼应，前后贯通 横向（并列）结构 没有严格的顺序要求，重要内容前排。 纵向（递进）结构 务虚到务实 或 务实到务虚 提出问题分析问题解决问题 为什么干什么怎样干 纵横结合结构（总结、领导讲话稿） 因果结构（查清问题的调查报告） 总分结构（

7、外在的表达形式）,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,13,五、把握公文写作的基本规律,（四）认真处理好三种关系 作人和作文的关系 先作人，后作文。文如其人，人如其文。 有定法和无定法的关系 文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。 文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运 用和掌握规则。 文中无我和文中有我的关系 代表机关发言，不能有“我”的看法。 反映个人修养，有时要突出体现“我”的看法。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,14,第二专题：常用公文起草规范,请示的起草 报告的起草 通知的起草 怎样编写计划 怎样起草总结 编写会议纪要的要领 领导讲话稿的起草,

8、2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,15,请示的起草,（一）应用范围 1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位 情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、 指示与认可。 2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。 3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预 算以及对人员或事故的处理。 4、请求协调解决本机关无法解决的问题。 5、根据规定必须履行审批手续的事项。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,16,（二）请示的分类,1.请求指示： 解决“我们请求该怎样做”的问题。接 2.请求批准： 解决“请求批准我们这样做”的问题。接 3.请求批转： 解决“我们请

9、求有关单位这样做”的问题。接,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,17,（三）请示正文的写作方法,（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。 （2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。 （3）结尾：恰当使用结语。 “以上请示妥否，请指示。” “以上请示如无不妥，请批准。” “以上请示如无不妥，请批转执行。”,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,18,（四）起草请示的注意事项,1、行文之前要与主管领导充分沟通；

10、 2、请示理由要充分，要求和建议要具体； 3、严格执行一文一事制度； 4、按照隶属关系逐级行文； 5、请示与报告不能混用。 接范文 接病文,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,19,报告的起草,（一）报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 注意：报告与请示的联系与区别。接 （二）报告的分类 按照内容划分： 综合报告；专题报告。 按照目的划分： 工作报告；总结报告；情况报告；调查报告； 建议报告；检讨报告。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,20,（三）工作报告正文的写作方法,开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间

11、、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩； 提炼工作中取得的经验和体会； 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法； 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。 结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。 以上报告如有不当，请指正。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,21,（四）注意事项,采用记叙为主的表达方式。 按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。 重点突出，点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强

12、说服力。 实事求是，如实报告成绩和不足。 节俭篇幅。 报告中不能写请示事项。接,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,22,通知的起草,（一）熟悉用途 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （二）把握特点 1.内容单纯，行文灵活简便。 2.表述具体，可操作性强。 3.时效性强，需要及时周知或执行。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,23,（三）明确分类,1. 指示性通知 2. 规定性通知 3. 知照性通知 4. 事务性通知 5. 批转、转发、公布性通知 6. 任免性通知,2019/

13、4/20,来自 中国最大的资料库下载,24,（四）事务性通知（会议通知）,篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议 要素：时间、地点、参加人、会议名称等。接 分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重 要会议。 导语部分：会议目的、根据、名称等。 主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内 容、注意事项、联系方式等。 结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语 “特此通知”。接,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,25,（五）指示性通知（ 分层表达式）,导语部分 说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。 注意：针对性、表述政策与法规依据。 主体部分

14、 围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。 通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,26,结尾部分 1.意尽言止。 2.请认真贯彻执行。 3.围绕主题发出号召。 4.说明注意事项。,（六）撰写通知的注意事项 1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。 讲究政策法规依据，增强发文的权威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。 3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。 4.注重发文时限，,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,27,怎样编写计划,（一）计划

15、与管理职能密不可分 管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。 计划的种类、称谓很多。 （二）计划的重要功能 1、指明努力方向，协调行动步调。 2、预测未来变化，减少不利因素影响。 3、减少浪费现象，避免利益损失。 4、加强行为控制，避免无序状态。,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,28,（三）计划的编写方法,1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种 例如： 区人事局 2002年军队转业干部培训工作计划,2019/4/20,来自 中国最大的资料库下载,29,2、正文写法（5 W，1 H） 做什么？为何做？何时做？ 何地做？谁去做？如何做？,开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义） 主体：制定计划的“三要素”。 目标（做什么：具体工作内容） 措施（怎么做：工作方式方法） 步骤（何时做：工作时间